Drink-IT
Drink-IT, la solution de gestion dédiée aux métiers de la distribution de boissons
ou de la brasserie.
Drink-IT® est une suite logicielle riche et modulaire destinée aux producteurs et
distributeurs du secteur de la boisson, comme par exemple les brasseries. Un seul
programme (ERP : Entreprise Ressource Planning, en français Progiciel de Gestion
Intégré) couvre tous les aspects de la gestion de ces entreprises. La solution est
modulable et chaque client peut utiliser les modules dont il a besoin, tels que
la gestion des droits d'accises ou les consignes, les réductions et promotions,
la télévente, les matrices d'expédition, les points de vente, les locations &
emprunts, la fabrication ou la gestion de la qualité. Drink-IT® repose sur la plate-forme
Microsoft Dynamics NAV®. Avec son module élaboré de calcul des droits d'accises,
Drink-IT® est idéal pour la gestion des boissons alcoolisées mais il convient à
tous les autres produits soumis à taxes comme les produits pétroliers ou les tabacs.
Drink-IT® repose sur la plate-forme Microsoft Dynamics NAV®, la solution de gestion
de Microsoft. Cela signifie que ce logiciel est parfaitement compatible avec toutes
les autres applications Microsoft, tel qu'Outlook, Excel ou Access, et peut donc
être intégré sans difficulté à la plupart des environnements de travail existants.
Drink-IT® est officiellement certifié comme application métier par Microsoft
(ISV) et est aujourd'hui utilisé par des clients tels que Duvel-Moortgat (Belgique),
Hardys & Hansons (Royaume Uni) et Ommegang (États-Unis).
L'OFFRE LOGICIELS
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Module 1 : Gestion des droits
d'accises
Ce module dédié à la gestion des droits d'accises est le point de départ du développement
de Drink-IT®. La plupart des sociétés qui produisent ou distribuent des produits
soumis à des droits d'accises rencontrent de grandes difficultés pour traiter de
manière efficace toutes les contraintes des accises, rendues encore plus complexes
dans un contexte international, avec de simples solutions comptables, ou gestion
des stocks ou des ventes. Ce module leur permet de tenir les stocks de produits
soumis aux droits d'accises – tels que les boissons, les tabacs ou le café, conformément
à toutes les obligations légales en vigueur, quelque soit leur complexité. Les paramètres
sont bien sûr adaptables, compte tenu du fait que les législations évoluent rapidement
dans le temps et dépendent de l’implantation géographique du client. Ainsi, dans
la version de Drink-IT® destinée à la Belgique, les coûts d'emballage et les écotaxes
devront être pris en compte et le module permettra aussi bien le calcul hebdomadaire
des droits « ACC4 » pour la Belgique que la compilation mensuelle « EX46 » pour
le Royaume-Uni.
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Module 2 : Gestion des consignes
Le module dédié à la tenue des stocks et à la comptabilisation des bouteilles vides,
caisses, tonneaux et tonnelets, est extrêmement important pour le secteur de la
boisson. Il est en effet indispensable de suivre et garder sous contrôle les variations
d'entrées et de sorties, aussi bien en terme financier qu'en terme physique, et
pour cela être capable à tout moment d'établir un état précis des stocks. La solution
Drink-IT® tient précisément à jour toutes les données relatives aux consignes, aussi
bien côté achat que côté vente. C'est une nécessité absolue pour parvenir à estimer
correctement en valeur et en volume le stock de consignes, qu'elles soient dans
l'entreprise ou à l'extérieur. Ce module gère également les contreparties comptables
correspondant aux mouvements des consignes ou des emballages vides.
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Module 3 : Réductions et
Promotions
Il est très fréquent dans le secteur de la boisson d'offrir des réductions ou promotions
ponctuelles, temporaires ou permanentes aux acheteurs et consommateurs finaux. Elles
peuvent prendre la forme de réductions de prix, en valeur ou en pourcentage, mais
aussi de produits offerts, de gadgets ou de primes. Les débitants peuvent, par exemple,
recevoir un baril de bière gratuit et des T-shirts de la part d'un brasseur s'ils
vendent au moins 50 barils de bière dans le mois. Bien entendu, tous ces paramètres
doivent être enregistrés et suivis avec soin, car ils sont corrélés à un nombre
important de données : stocks, droits d'accises, emballage vides, facturation, comptabilisation,
etc… Ce module de Drink-IT® permet d'adapter et de calculer automatiquement l'ensemble
des variables relatives à une réduction ou une promotion. Pour les promotions, il
est par exemple capable de prendre en compte les « 2 pour 1 », les produits gratuits
accompagnant les assortiments, etc…
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Module 4 : Télévente
C'est un module puissant de Drink-IT® qui vous permettra de contacter vos clients
à intervalles fixés à l'avance pour prendre les commandes. L'opérateur du centre
d'appel dispose d'un écran tactile sur lequel apparaissent très clairement tous
les produits et toutes les quantités. Le principal bénéfice de ce module est de
réduire au maximum le temps de réponse aux clients et la marge d'erreur lors des
saisies de commandes. L’ergonomie est poussée si loin que les opérateurs téléphoniques
gauchers et droitiers bénéficient chacun d’un écran différent !
Bien entendu, ce module commercial est relié à l'ensemble des autres processus de
l'entreprise : production, consignes, dépôts, réductions et promotions, transport,
comptabilité, etc… Toutes les autres variables sont donc immédiatement ajustées
lors de chaque nouvelle commande.
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Module 5 : Matrice d'expédition
Ce module Drink-IT® vous permet de coordonner très facilement vos plannings de livraisons
en optimisant la gestion de votre flotte. Le programme connaît les capacités maximales
de chaque véhicule et calcule, conformément au calendrier des livraisons, quels
produits devront être placés dans quel véhicule et cela dans quel ordre. Il prend
aussi en compte la charge maximale autorisée de manière à échelonner les commandes
en cas d'excès de charge. Pour la planification logistique, la décision finale est
prise par le coordinateur qui peut facilement modifier le programme des expéditions,
par exemple si l'une d'entre elles nécessite une livraison en express.
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Module 6 : Point de vente
L'écran de ce module IPos ressemble à l'écran tactile de la télévente, avec une
vue d'ensemble détaillée de tous les produits disponibles, des quantités, des promotions,
etc… Cet écran a été conçu pour les points de vente. Le système est relié
à la base de données et donc à tous les autres paramètres tels que les réductions
& promotions, les emballages vides, la facturation, la gestion des stocks, etc…
qui sont automatiquement calculés. Parallèlement au mode de saisie sur l'écran,
il est aussi possible d'adjoindre un système de lecture de code barre. Ce module
est idéal pour contrôler l'activité de la journée et ajuster le soir même les plans
d'approvisionnement pour les jours à venir.
Plusieurs moyens de paiement - Proton, Bancontact, Visa, ticket-restaurants, espèces
ou coupons - peuvent être reliés à ce module.
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Module 7 : Gestion foncière
Ce module est composé d’une gestion de bâtiments, d’une gestion de caves et d’une
gestion des locations et des emprunts.
La gestion de bâtiments prend en charge la maintenance à court et long terme de
l'ensemble des infrastructures et des installations. La gestion de cave désigne
tous les services associés à la distribution au client final, y compris toutes les
contraintes techniques associées à la restauration : le nettoyage des conduits ;
les retours qui doivent être envoyés au laboratoire ; les permis qui doivent être
renouvelés pour les bâtiments… La gestion de la location et les emprunts est utilisée
par de nombreuses brasseries qui louent des locaux aux exploitants de pubs, de bars
ou de restaurants. Cette fonction intègre de nombreux paramètres tels que le contrat
de location, les indexations des loyers, les garanties, les obligations d'achat,
la location de meubles, la gestion des emprunts, etc… Une fois encore, les
autres modules – facturation, comptabilisation… - pourront lui être reliés.
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Module 8 : Fabrication
Ce module de production du programme Drink-IT® permet d’optimiser l'ensemble des
processus, depuis l'achat des matières premières jusqu'à l'emballage du produit
final. D'abord destiné à la planification des stocks, à la gestion technique et
à celle des capacités des différents réservoirs utilisés dans les installations
de brasserie, le système gère également la traçabilité des lots de matières premières,
des produits intermédiaires et, si nécessaire, des produits finis. Pour la saisie
en atelier, sont prévus un écran tactile et un menu de saisie unique, facilitant
l'enregistrement des éléments de stock et de production. Des contrôles sont disponibles
en cours de fabrication et pour le traitement de chacune des opérations. Les pertes
sont enregistrées comme partie intégrante du traitement de chaque commande, et imputables
de manière unique pour une seule cuvée comme éclatées sur de multiples commandes
pour valoriser la distribution d'un moût sur plusieurs produits finis.
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Module 9 : Gestion qualité
La gestion de la qualité enregistre des indicateurs paramétrables pris en cours
de fabrication pour le contrôle qualité des produits intermédiaires et produits
finis ou dès le processus d'achat pour la mesure de la qualité initiale des ingrédients.
Cette fonction permet l'enregistrement en temps réel des mesures relatives à la
qualité de la production quotidienne et s'attache particulièrement à la traçabilité
des produits. Ce module est, bien entendu, relié aux autres paramètres tels que
les droits d'accises, la gestion des stocks, etc... Il est relié au module fabrication
mais peut être utilisé séparément.
« J'ai choisi Microsoft Navision comme solution ERP après avoir rencontré Helios-IT,
qui avait déjà, avec Drink-IT®, une solution opérationnelle intégrant les spécificités
de notre brasserie. Dans Drink-IT®, Helios-IT a rassemblé tous les composants
d'une solution « clé en main », pour une mise en oeuvre rapide et facile de
Navision dans une brasserie. »
David Cook,
Directeur Informatique / Hardys & Hansons p.l.c