20 Minutes
20 Minutes bascule d’ETEBAC à EBICS avec Sage 1000 FRP
20 Minutes est l’un des éditeurs majeurs d’information en France.
Réalisant un chiffre d’affaires annuel de 50 millions d’euros,
employant 200 collaborateurs, 20 Minutes est une entreprise en
pleine croissance. Pour accompagner son développement,
répondre à une problématique forte de relance clients et mettre en
place le nouveau protocole EBICS, elle vient de migrer de Sage
100 vers Sage 1000 FRP, sous l’impulsion de Jean-Robert Orlandi,
Crédit Manager en charge de la cellule recouvrement. Entretien.
Jusqu’en juin 2010, la comptabilité de 20 Minutes était gérée sous
Sage 100. « Mais, explique Jean-Robert Orlandi, nous n’avions aucun
moyen de faire de la relance alors que c’est une préoccupation forte
dans un secteur d’activité comme le nôtre ! Nous avons envisagé, dans
un premier temps, d’installer une solution verticale dédiée mais, en
analysant sereinement la situation, nous nous sommes rendu compte
qu’une refonte complète de notre système comptable ne serait pas
inutile et nous apporterait une réelle plus-value. J’ai eu l’occasion de
rencontrer le Directeur Commercial de Sage - division MGE, qui m’a
conseillé de prendre contact avec Absys Cyborg, intégrateur
bénéficiant d’une expertise reconnue dans le domaine de la finance. »
Un projet d’entreprise global autour de Sage 1000 FRP, dans des délais très serrés
Une première rencontre avec Absys Cyborg est organisée au cours de
laquelle la solution Sage 1000 FRP est pressentie. « Les consultants
d’Absys Cyborg nous ont convaincus qu’il était préférable de faire table
rase pour repartir sur de nouvelles bases plutôt que de rajouter des
briques à un logiciel qui, de toutes façons, était devenu sousdimensionné
pour nous. C’est ainsi que, partant d’un besoin
fonctionnel très précis et limité, nous avons abouti à un projet
d’entreprise global. »
Le calendrier a contribué à accélérer le processus. « Nous avions deux
possibilités. Ou bien nous nous lancions dans un processus classique
de recherche de progiciel, avec cahier des charges, audition des
prestataires sélectionnés, analyse des résultats et nous devions
attendre 2011 car l’activité comptable de l’entreprise est très chargée
en fin d’année. L’alternative était d’opter d’emblée pour Sage 1000
FRP avec Absys Cyborg. Pourquoi hésiter et attendre ? La solution
Sage 1000 FRP était parfaitement adaptée aux besoins de l’entreprise.
En outre, le transfert de données depuis Sage 100 se trouverait facilité
du fait que nous ne changions pas fondamentalement
d’environnement. Absys Cyborg possède des équipes dédiées pour
Sage 100 et Sage 1000 FRP. Ils maîtrisent donc parfaitement les deux
produits et se sont engagés à réaliser la migration dans un délai de
quatre mois à compter du lancement du projet. »
La première démonstration a eu lieu en mars 2010 et la nouvelle
solution est opérationnelle depuis le 7 juillet 2010. La reprise des
données, le paramétrage et la formation des utilisateurs ont pu se faire
entre avril et juin. Les délais ont donc été parfaitement tenus.
Activation des fonctions de relance et mise en oeuvre du protocole EBICS
« Sage 1000 FRP présente de gros avantages par rapport à notre
système précédent. Sur la question des relances – qui était notre
problématique initiale – Sage 1000 FRP peut rapatrier toute l’antériorité
sur les dates de factures et fournit une balance âgée indispensable
pour le travail de relance. Nous avons tiré bien d’autres bénéfices du
nouveau produit. Ayant opté pour les modules Sage 1000 Comptabilité
et Sage 1000 Banque Paiement, nous en avons profité pour mettre en
oeuvre le nouveau protocole de communication bancaire EBICS - nous
étions d’ailleurs un des premiers clients Sage à le faire mais là aussi,
pourquoi attendre ? Nous étions un peu inquiets car c’est un sujet tout
neuf, mais les choses se sont remarquablement bien déroulées. Nous
signons des contrats avec chacune de nos banques, puis Absys
Cyborg se met en relation avec leurs services techniques pour la mise
en place opérationnelle du protocole. La méthodologie a été bien
pensée et bien structurée, de nombreux tests ont été réalisés en amont
par Sage, qui maîtrise totalement la question.
Le basculement d’ETEBAC vers EBICS a été très facile. Sage 1000
FRP étant déjà adapté aux nouvelles normes SEPA, nous avons pu
lancer le projet en amont de phase et nous ne perdrons pas de temps
sur ce point-là une fois venue la date de fermeture des échanges
ETEBAC. »
Améliorer l’analytique avec Sage 1000 FRP et l’édition pilotée
L’amélioration de toute la partie analytique était un objectif clé de la
direction qui a pu être atteint grâce à Sage 1000 FRP. « Nous avons
mis en place la technologie Business Object interfacée directement à
Sage 1000 FRP dans la version édition pilotée, ce qui nous permet de
lire en temps réel des données analytiques indispensables au pilotage
de l’entreprise. Sage 1000 FRP nous fournit une bibliothèque de
templates qui une fois adaptée, permet de disposer en particulier d’un
compte d’exploitation détaillé pour chacune des villes où nous sommes
présents. »
Détail amusant : 20 Minutes pensait au départ mettre en place Sage
Collect – le module vertical de credit management complémentaire à
Sage 1000 FRP – avant de finalement décider de refondre tout son
système comptable en évoluant vers Sage 1000 FRP. Ultime étape du
processus : l’entreprise a fait le choix de poursuivre l’implantation de
Sage Collect pour gérer les comptes non soldés. « C’est un produit
dédié à la relance clients très bien conçu, avec des alertes, des
possibilités de relance en masse et de suivi de contentieux, qui
s’intègre parfaitement à Sage 1000 FRP. C’est parce que nous avons
su restructurer notre approche des relances que ce projet devient
possible. Ainsi la boucle est bouclée! Nous sommes partis d’un besoin
ponctuel, nous avons su remettre en question notre approche et nous
constatons aujourd’hui le retour sur investissement ! Quand on sait ce
qu’on veut et qu’on a des gens compétents en face de soi, on peut aller
très vite. Absys Cyborg est un excellent interlocuteur, très réactif et qui
maîtrise parfaitement ses produits et son métier de déploiement. A
présent, lorsque nous avons des demandes complémentaires ou
besoin d’affiner un point, ils prennent la main à distance et travaillent
directement sur notre système. La maintenance est devenue un jeu
d’enfant ! ».