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L’ASDEC mise sur la puissance analytique de Sage 1000

Prestataire de services juridiques et comptables pour les associations de l’enseignement catholique du diocèse de Lille, l’ASDEC s’est appuyée sur Sage 1000 et l’intégrateur Absys Cyborg pour améliorer son efficacité grâce à une mise à disposition plus fine de l’information.
Objectif atteint à 100 % ! Retour d’expérience avec Olivier Pouille, responsable de la comptabilité au sein de l’association.

Créé dans les années 40, l’Association des services de l’enseignement catholique est prestataire de services pour les associations de l’enseignement catholique du diocèse de Lille. Membre d’un réseau de onze associations, chacune spécialisée dans une activité (union de parents d’élèves, gestion des élèves, consultation psychopédagogique, relation avec le rectorat…), l’ASDEC s’occupe des prestations informatiques, de la comptabilité, de la paie, de la location de locaux et du service juridique, pour le compte de dix autres associations.

Simplicité, richesse fonctionnelle et puissance du reporting

Afin de disposer de données différenciées par lycée et par ligne d’activité, l’ASDEC travaille beaucoup sur les données analytiques. C’est dans ce contexte que l’association, qui s'appuyait sur Sage 500 depuis 1998, a décidé de migrer sur Sage 1000. “Nous avons étudié plusieurs solutions comme Cegid avec plusieurs partenaires. Sage 1000 a fait la différence en raison de sa puissance analytique et de sa capacité à restituer des états personnalisés. D’autres paramètres sont également entrés en ligne de compte comme la simplicité d’utilisation de Sage 1000, sa richesse fonctionnelle tant en comptabilité générale qu’analytique, ainsi que la possibilité de régler les fournisseurs par virements et d’effectuer des prélèvements chez les clients. La démonstration de l’intégrateur Absys Cyborg a également été déterminante.Nous nous sommes compris tout de suite. Les consultants ont d’emblée évalué nos besoins et proposé une maquette appropriée.”

Un paramétrage sur mesure

La décision est donc prise en février 2007. L’ASDEC adopte la gamme Sage 1000 pour la comptabilité, les immobilisations et la paie. L’architecture repose sur Microsoft SQL Server et Windows Server2003.

La migration est prévue pour juin et le travail ne manque pas. “Il fallait refondre complètement le plan comptable avec des affectations différentes, ce qui a constitué une tâche importante pour le prestataire. Nous avions en effet pallié le manque analytique de la solution précédente par la création de comptes supplémentaires désormais superflus, explique le responsable financier. Nous avons également ajusté et optimisé notre organisation au fur et à mesure en jouant sur les affectations pour gagner en précision, visibilité et sortir les états qui nous sont utiles plus rapidement. Notre interlocuteur chez Absys Cyborg a vraiment été à l’écoute durant toute cette période.” La formation des quatre utilisateurs s’effectue par étapes, entre avril et juin.

Gain de temps et amélioration des performances

Après une telle préparation, la migration s’effectue comme prévu en juin. Tout a été testé par avance et les utilisateurs, qui ont participé au paramétrage, ont déjà été familiarisés à l’outil. À l’usage, les bénéfices du nouveau dispositif sont immédiats. “Nous avons d’abord gagné du temps. Par exemple, les charges constatées d’avance passent tout au long de l’année, ce qui simplifie les opérations lors de la clôture. Lorsque nous établissons le bilan, nous pouvons également créer tous les états et les sortir - sans passer par Excel !”

L’automatisation des procédures permet également de prendre de nouvelles initiatives. “Avant, nous n’avions pas de relances clients. Aujourd’hui, cela est géré automatiquement grâce à Sage 1000. Nous pouvons également répondre plus vite aux demandes d’informations croisées et complexes des administrateurs. Ainsi, nous venons de leur fournir un tableau avec quinze jours d’avance, alors que d’habitude nous n’arrivions pas à tenir les délais ! Autre point fort : la fiabilité de Sage 1000. L’automatisation supprime des saisies inutiles et des sources d’erreur et la solution dispose de systèmes de contrôle plus nombreux pour procéder aux vérifications, notamment via la sortie d’états personnalisés. Enfin, les utilisateurs plébiscitent la convivialité de la solution. Même le masque de saisie est plus agréable, commente Olivier Pouille. Et surtout, il y en a moins. Le travail est moins répétitif. Nous pouvons aller plus loin grâce à des états plus précis obtenus sans calculs fastidieux dans Excel et développer ainsi de nouveaux projets.”

Les projets ne manquent pas en effet pour l’association. La migration de la trésorerie sur Sage 1000 est prévue pour l’année prochaine. En outre, l’ASDEC planche sur un projet de réseau privé virtuel pour mieux partager l’information avec ses partenaires : associations ou établissements scolaires. “Dans un futur proche, chaque directeur d’association pourra aller voir sur cette plate-forme si les écoles l’ont bien payé !”

A propos de l'ASDEC :

• Activité : Association prestataire de services juridiques et comptables auprès de l’enseignement catholique du diocèse de Lille
• Budget de fonctionnement : 7 millions d’euros de cotisations payées
• Effectif : 40 personnes
• Localisation : Lille (59)

Solution retenue :

• Sage 1000

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