Abrapa

Piloter une activité en forte croissance avec le FRP Sage 1000

L’Abrapa, association d’aide et de services à la personne à but non lucratif, est principalement financée par des fonds publics. Employant plus de 2500 personnes dans le département du Bas-Rhin, elle propose un ensemble complet de prestations (aide à domicile, soins infirmiers à domicile, portage de repas, téléassistance…) et dirige des établissements destinés aux personnes âgées (hôpital de jour, maisons de retraite, résidences, accueil de jour…). Pour gérer de manière simple et efficace les quelque vingt sociétés qui lui sont rattachées, elle avait besoin d’une solution comptable ouverte et performante. Elle a choisi le FRP (Financial Resource Planning) Sage 1000, comme l’explique Olivier Steiner, Responsable des Services Comptables de l’Abrapa.

Bâtir un socle comptable commun avec Sage

Afin de mutualiser leurs ressources et leurs savoir-faire en matière de gestion, l’Abrapa et ses homologues de Mulhouse, Nîmes et Montpellier ont créé en 2003 un groupement informatique, le G.I.E.S basé à Colmar et présidé par Monsieur PIMMEL, également Président de l’Abrapa. « Nous avons développé un logiciel spécifique pour la facturation des prestations aux personnes âgées, dit Olivier Steiner. Comme d’un département à l’autre, les problématiques dans ce domaine sont à peu près les mêmes, nous avons tout à gagner à travailler ensemble. » Ce qui a été fait avec succès pour la facturation peut l’être aussi pour la comptabilité. « Notre objectif : bâtir un socle comptable commun à tous les membres du groupement. Nous avions une solution comptable très lourde techniquement, dont la maintenance coûtait cher et qu’il fallait faire évoluer. Comme nos homologues de Nîmes, Mulhouse et Montpellier travaillent déjà avec des solutions Sage dont ils sont très satisfaits, nous avons décidé de suivre le même chemin qu’eux. » Un cahier des charges est élaboré et soumis à quelques partenaires revendeurs Sage. « La société Absys Cyborg, qui nous a présenté le FRP Sage 1000, a fait la meilleure offre. D’une part, c’est un intégrateur qui connaît son métier, avec une forte compétence dans le domaine comptable. La taille relativement importante de la société nous a rassurés quant à sa pérennité. Et nous avons eu affaire à un Directeur de Projets en qui nous avons toute confiance. D’autre part, la solution Sage 1000 répond tout à fait à nos exigences sur le plan fonctionnel. Ses modules standards couvrent tous nos besoins. En particulier, elle est multi-établissements, ce qui était pour nous un critère fondamental. Avec notre ancienne solution, nous avions dû créer plusieurs sociétés et faire ensuite les consolidations. Grâce à Sage 1000, nous ne gérons plus qu’une seule société, avec une base de données unique pour la comptabilité, la trésorerie et les immobilisations. »

Un déploiement rapide avec de nombreuses interfaces

Le projet a démarré en mai 2008. « Toutes les données des exercices 2007 et 2008 ont pu être reprises pour être injectées dans le nouveau système. Nous avons déployé les modules Sage 1000 Comptabilité, Sage 1000 Trésorerie et Sage 1000 Immobilisations. Nous utilisons le standard de Sage 1000 Comptabilité, l’étendue et la richesse de ses fonctionnalités permettant de couvrir largement tous nos besoins. Nous avons pu gérer les spécificités de notre secteur d’activité en créant notre propre plan comptable et mettre en place des interfaces avec la facturation, la paie et l’ensemble des établissements gérés par l’Abrapa. Grace à une méthodologie de migration éprouvée et aux ajustements réalisés pendant la période probatoire, nous avons pu arrêter l’ancien système le 11 septembre et basculer sur Sage 1000 après quelques journées de formation. Les équipes d’Absys Cyborg nous ont accompagnés de bout en bout, en intervenant rapidement et efficacement chaque fois que nous en avions besoin. »

Une excellente réponse à nos besoins de pilotage

Une quinzaine de personnes utilisent ou consultent au quotidien Sage 1000. « Elles ont été formées par Absys Cyborg et n’ont pas tardé à apprécier les réels avantages du nouveau produit, convivial et facile à prendre en main. » La nouvelle solution répond aux attentes de l’association et lui permet de produire les documents financiers exigés par ses autorités de tutelle. « Avec Sage 1000, nous nous sentons en sécurité, tout est parfaitement tracé. Et nous disposons de toutes les données, reporting et situations mensuelles dont nous avons besoin. L’accès à l’information et l’échange de données sont simplifiés. C’est un gain de temps et de papier considérable. Grâce à la base de données unique, nous obtenons instantanément une vision détaillée de l’ensemble de nos activités. Le contrôle en est largement facilité. Sage 1000 est l’élément central de notre système de gestion, tout repose sur lui. Par ailleurs, nous avons réduit nos coûts de maintenance de façon significative et nous gérons notre système d’information de manière beaucoup plus autonome qu’auparavant, car nous faisions souvent appel à un intervenant externe pour gérer, notamment, les interfaces. Aujourd’hui, en cas de souci, nous faisons appel à la hotline d’Absys Cyborg mais je dois dire que cela arrive de moins en moins ! »

Produire des documents conformes aux exigences réglementaires

« Comme nous avons des financements publics et travaillons avec le Conseil Général et l’Assurance Maladie, nous sommes soumis à des contraintes réglementaires très strictes. Pour 90% de nos activités, qui relèvent d’une gestion contrôlée (aide à domicile, soins infirmiers, maisons de retraite, hôpital de jour, etc.), nous devons impérativement fournir un budget prévisionnel au 30 octobre, puis un bilan administratif au 30 avril. C’est très encadré. Grâce à la puissance de la technologie SAFE 1000 (Web sevices, Worflows, DSM), Sage 1000 communique parfaitement avec un logiciel spécialisé pour établir tous ces documents. Ces transferts d’informations se font en quelques clics, très facilement. Auparavant, nous devions faire faire par un spécialiste des requêtes sous Excel, c’était très lourd. Pour les activités qui relèvent d’une gestion non assistée et pour lesquelles nous fixons nous-mêmes les tarifs et réinvestissons les éventuels excédents, Sage 1000 est un précieux outil de pilotage, qui nous fournit rapidement des tableaux de bord complets, des balances comparatives d’une année sur l’autre… »

Accompagner une activité en forte expansion

Avec le FRP Sage 1000, l’Abrapa a fait le choix d’une solution pérenne. « Nos activités sont en forte expansion. Nous allons ouvrir deux nouvelles maisons de retraite en 2010 et nous avons des projets d’ouverture de nouveaux sites dans tout le département. Parallèlement, grâce à la Loi Borloo, nous développons les services à la personne, qui répondent à une véritable demande de la population. Nous savons que Sage 1000 pourra accompagner ces projets et prendre en charge l’augmentation de notre volume d’activité. C’est un investissement à long terme. »