L’ADEFIM-RP professionnalise sa gestion documentaire
Donnant accès en tout lieu à une information fiable, classée et qualifiée, à des annonces et à des forums de discussion, l’offre Portail de Microsoft professionnalise la gestion des informations, procédures et outils nécessaires au traitement des dossiers de formation des entreprises adhérentes de l’ADEFIM-RP et dynamise sa communication interne.
Collecteur exclusif des fonds de la formation professionnelle des industries de la métallurgie, l’OPCAIM a confié, par voie de délégation, la mise en oeuvre des missions nécessitant une relation directe avec les entreprises à un réseau national de 57 ADEFIM (Association de développement des formations des industries de la métallurgie). Cumulant à ce titre des prestations de conseil, de gestion du financement des formations et de suivi administratif des dossiers, l’ADEFIM-RP a pour vocation d’aider les 6 815 entreprises de la métallurgie de la région parisienne à atteindre leurs objectifs de formation et de recrutement en personnels qualifiés. L’organisme est passé de 11 à 50 collaborateurs depuis sa création en 1995 et a récemment implanté une nouvelle agence.
Pour accompagner sa croissance rapide, l’ADEFIM-RP a modernisé son système d’information en 2008. Le partenariat engagé de longue durée avec Microsoft s’est poursuivi à l’issue d’une étude comparative avec les outils du monde libre. Constituée d’Exchange 2007, de l’offre Portail Office SharePoint Server 2007 et de l’outil de gestion de la relation client Microsoft Dynamics CRM, la nouvelle architecture proposée par les sociétés ABC Systèmes et Formation et Absys Cyborg se démarquait par la parfaite intégration des outils, leur homogénéité fonctionnelle et leur simplicité d’utilisation. “La facilité d’intégration de cette architecture dans notre environnement Windows était primordiale, souligne Xavier Mirroir, directeur du système d’information et des services généraux de l’ADEFIM-RP. Elle nous affranchissait notamment de contraintes d’appropriation et d’administration de technologies non maîtrisées en interne.
Une gestion documentaire high-tech
Premier axe d’optimisation : la gestion documentaire. Une composante clé de l’activité de l’ADEFIM-RP qui traite simultanément plusieurs milliers de dossiers de formation à travers la production et l’échange d’une multitude de documents de tous types. “L’augmentation conjuguée des traitements, des volumes d’information et du nombre de collaborateurs a montré les limites du système documentaire développé de façon anarchique par l’ajout successif d’arborescences de répertoires et sous répertoires.“ Depuis février 2008, quelques clics de souris suffisent pour rechercher une information, un document, le classer, revenir à une version précédente ou encore démarrer un forum de discussion via les portails documentaires Web des différentes communautés de travail de l’ADEFIM–RP. “Office SharePoint Server 2007 substitue le schéma complexe d’archivage de notre ancienne bibliothèque documentaire par des portails Web attrayants, rapides à déployer, et donnant accès en tout lieu à une information fiable, classée et qualifiée.“ Quatre sites dédiés aux documents métier, aux indicateurs de l’activité, au comité de direction et au service informatique sont d’ores et déjà opérationnels.
Un environnement de travail multifonctionnel intégré et homogène
Ces portails optimisent l’ensemble des aspects de la gestion documentaire tout en facilitant la communication interne et la synergie des 50 collaborateurs repartis sur deux sites distants. D’une part via le moteur de recherche, l’outil de restauration qui permet de regénérer les différentes versions d’un document, et les fonctions évoluées de classement de workflow. D’autre part via le service d’annonce ou les forums de discussion qui ont connu un succès immédiat. L’intégration du portail avec les autres composantes de l’architecture Microsoft permet enfin d’évoluer vers un environnement de travail multifonctionnel homogène couvrant tout le cycle de vie des dossiers. “Le couplage avec l’annuaire Active Directory permet de mettre en oeuvre une stratégie centralisée des droits d’accès aux documents, des habilitations et des rôles dans les processus de workflow.“ Les documents produits sous Word ou Excel sont, en outre, publiés facilement sur les portails documentaires et la fonction “Excel Services“ d’Office SharePoint Server 2007 permet, à l’inverse, de restituer des documents personnalisés et standards. Le lien précieux avec la messagerie Exchange valorise, par ailleurs, le nouveau service d’annonces. “Jusqu’à présent, les informations relatives à la vie de l’entreprise étaient diffusées par mail.“ Elles sont désormais consultables via un portail Web et chaque collaborateur programme des alertes portant sur le changement du contenu ou le retrait d’une annonce. “Et un mail est automatiquement transmis vers son client Outlook pour l’informer.“ En cours de réflexion : le couplage des portails avec l’outil de gestion de la relation client Microsoft Dynamics CRM mis en oeuvre par Absys Cyborg. “Avec là encore des gains d’efficacité et qualitatifs importants sur la gestion et le suivi de nos d’entreprises adhérentes.“
Qualité accrue des missions de l’ADEFIM-RP
Cette architecture Microsoft a démontré sa fiabilité et le succès du projet repose en grande partie sur la qualité des partenaires. “La société ABC Systèmes et Formation a parfaitement expertisé et retranscrit nos besoins dans la réponse technique et maîtrise totalement les technologies Microsoft. Quant à Absys Cyborg, c'est un spécialiste dans l'intégration des solutions Microsoft Dynamics, notamment du CRM.“ L’appropriation de ce nouvel environnement de travail a, par ailleurs, été immédiate grâce à la simplicité d’utilisation des outils Microsoft. Si l’absence de recul ne permet pas encore de quantifier les bénéfices, les gains de temps et d’efficacité sont considérables et s’impactent d’ores et déjà de façon décisive sur la qualité des missions de l’ADEFIM-RP. “Cette architecture technique de dernière génération accroît nos performances et la qualité des prestations en accélérant et fiabilisant l’ensemble de nos processus métier, en dynamisant notre communication interne et en facilitant le travail collaboratif des nos 50 collaborateurs répartis sur deux sites distants.“