ALPHA Santé
Alpha Santé est une association sans but lucratif qui participe au Service Public
Hospitalier.
Elle adhère à la FEHAP (Fédération des Etablissements Hospitaliers
et d'Assistance Privée à but non lucratif). Elle regroupe 3 hôpitaux et 4 résidences
de retraite. Equipée d’un logiciel "maison", ALPHA Santé a pris la décision en septembre
2002 d’évoluer vers la Gestion Comptable et Financière 1 000, la
Gestion financière des infrastructures 1 000 et la paie 1 000
de Sage : le choix d’un logiciel ouvert, accessible garantissant une gestion efficace.
Un choix stratégique : la Ligne 1 000 de Sage
La problématique de ALPHA Santé en termes de gestion financière et comptable est
complexe de par son métier, son secteur d’activité et son environnement économique.
En effet, ALPHA Santé doit gérer des sites multi sociétés, une fiscalisation pour
les filiales, faire le suivi analytique des centres de
charge et assurer un véritable
contrôle de gestion à la hauteur de la croissance de la société.
« Nous étions équipés auparavant d’un logiciel "maison". Bien
que satisfaisant, ce logiciel n’était plus en adéquation avec l’accroissement de
notre activité et ne correspondait plus à la réalité comptable de notre société.
Nous avions besoin de le faire évoluer afin de mieux répondre à nos besoins.
» explique Olivier Baille, Directeur Financier.
ALPHA Santé a un besoin analytique répondant à des besoins légaux par centre de
responsabilité. Elle souhaitait ainsi revenir vers des logiciels standards pour
retrouver de bonnes bases comptables. De plus, la Direction Générale avait des attentes
comme la mise à jour régulière des programmes mais aussi la
sécurisation et la mise à disposition des informations précises en
temps réel sur les différentes activités de la société.
En septembre 2002, le module Gestion Comptable et Financière 1 000 et celui de la
Gestion Financière des Infrastructures 1 000 de Sage a été choisi par le Directeur
Financier, ses fonctionnalités collant parfaitement aux exigences de ALPHA Santé.
La société rédige un cahier des charges très précis comprenant des requêtes comme
:
- une forte comptabilité analytique par centre de responsabilité
pour répondre à un document légal obligatoire,
- une saisie décentralisée avec sites distants afin de tracer le
travail et les mouvements de saisie effectués par chaque personne sans échange papier,
- un concepteur de requêtes pour créer librement les requêtes et
un transfert de compétences vers le service informatique pour une plus forte autonomie
en interne,
- un besoin de sécuriser la comptabilité,
- un développement de plusieurs auxiliaires,
- une connexion possible avec d’autres programmes.
Par ailleurs, ALPHA Santé a sélectionné Absys Cyborg, intégrateur de logiciels
de gestion. La compétence d’Absys Cyborg conjuguée à une expérience dans la mise en oeuvre
des solutions Sage, son implication dans le projet, et le niveau de formation proposé
ont assuré ALPHA Santé de faire le bon choix. Une équipe projet de 4 personnes est
mise en place : la chef comptable Géraldine Adler, le Directeur Financier Olivier
Baille de Alpha Santé et le directeur des services Absys Cyborg région parisienne assisté
par un consultant pour la période de déploiement.
Absys Cyborg et Alpha Santé : Un projet abouti rapidement et avec succès
L’implémentation de la Ligne 1 000 a duré 3 mois, de septembre à décembre 2002 avec
mise en place de la comptabilité Sage 1 000 au 01/01/2003. Les échéances de déploiement
ont été respectées.
« Nous avons vraiment apprécié
chez Absys Cyborg le respect de la commande
initiale avec un phasage bien conçu et la compétence du consultant qui a mis en
place le programme. » déclare M. Baille.
Le logiciel est intégré à une base de données SQL et fonctionne
sur serveur Windows 2000 avec Terminal Serveur Edition. Cette configuration
permet une centralisation du système avec des PC légers reliés à un gros serveur
qui gère l’ensemble des opérations. ALPHA Santé gagne ainsi du temps et de l’argent
car elle n’est pas obligée de faire évoluer tout son parc informatique. De plus,
cela présente également comme avantage pour Absys Cyborg de travailler directement sur
le serveur d’exploitation qui centralise les paramétrages. L’équipe de ALPHA Santé
a été formée pendant 20 jours. Absys Cyborg a organisé des sessions de formations spécifiques
pour la comptabilité et la gestion financière des infrastructures.
ALPHA Santé dresse un état des lieux satisfaisant après un an d’utilisation de la
Ligne 1 000, le service administratif et
financier peut maintenant :
- avoir un traitement multi sociétés grâce au paramétrage d’un dossier
standard et commun à l’ensemble du groupe.
- avoir un traitement multi établissements permettant d’analyser
rapidement l’activité des succursales, retrouvez tous les traitements, saisies et
éditions pour un ou une sélection d’établissements.
- avoir une vision analytique complète de sa comptabilité dans différents
domaines d’activités et identifier les centres de coûts.
- créer des états de reporting sur-mesure afin de répondre à des
demandes de la Direction Générale.
- avoir une gestion sécurisée des accès utilisateurs.
- répondre à des besoins spécifiques comme le traitement de bordereaux
de paiement non identifiés reçus par la SECU.
« La solution Sage nous a apporté une manière de travailler plus
intéressante et plus
précise grâce à la possibilité de séparer la comptabilité analytique
par centres de responsabilité, ainsi qu’en allégeant un certain nombre de tâches
fastidieuses avec la création d’un concepteur de requêtes. De plus, la gestion multi
établissements a permis d’améliorer sensiblement notre gestion. Véritable outil
de pilotage, la Ligne 1 000 nous permet d’élargir notre champ d’action.
» conclut M. Baille.