Arko Pharma
Avec Dynamics NAV, Arkopharma Belgique a trouvé le traitement idéal
En s’équipant de la version 3.7 de Microsoft Dynamics NAV, Arkopharma Belgique est parvenue à automatiser sa chaîne logistique, gagnant un temps précieux dans l’organisation de son activité. La filiale du laboratoire français vient de programmer, toujours avec le concours d’Absys Cyborg, acteur de référence dans le déploiement de solutions Microsoft Dynamics NAV, sa migration vers la version 5.0 du progiciel de gestion intégré. Plus ergonomiques, les dernières versions de l’ERP présentent une intégration plus forte avec Office, facilitant leur appropriation par les utilisateurs.
“Le fait que Microsoft ait choisi de racheter Navision (l’ancienne appellation de Dynamics NAV) démontre qu’il s’agissait d’un bon produit”, remarque, amusé, Michel Masquelier, responsable financier et informatique d’Arkopharma Belgique. En place au sein de l’entreprise, l’ERP de la société danoise Navision, alors premier fournisseur mondial de solutions logicielles intégrées pour les PME, est évidemment conservé par Arkopharma Belgique après sa reprise par Microsoft en mai 2002. Les enrichissements qui seront régulièrement apportés par ce dernier seront progressivement intégrés par la filiale belge du groupe pharmaceutique.
Implémentation de la version 3.7 : Absys Cyborg entre en jeu
Le passage de la version 2.0 de Microsoft Dynamics NAV à la version 3.7 est décidé en septembre 2004. “La version 2.0 en place était limitée fonctionnellement et n’était plus soutenue par l’éditeur qui avait développé une nouvelle version avec des outils Microsoft.” La migration est réalisée sur une période de neuf mois par Absys Cyborg. L’intégrateur prend à ce moment la succession d’Alliance Consulting, ce dernier ayant cessé ses activités. “Nous étions partenaires de Microsoft sur la Belgique et la France, et nous nous sommes intéressés à Dynamics NAV dès son rachat par Microsoft”, justifie Benoît Trelcat, chef de projet chez Absys Cyborg.
La touche Microsoft
La nouvelle version de l’ERP présente les avantages “Microsoft” en termes de confort d’utilisation, avec une ergonomie de type “Outlook”. Dans un premier temps Absys Cyborg remet à plat tout le système et réinstalle l’ERP. “La version 3.7 assure une meilleure prise en compte de la chaîne logistique, qui est automatisée, et optimise la traçabilité. La filiale belge d’Arkopharma effectue en effet entre 50 et 100 commandes par jour et doit gérer les bons d’expédition et de préparation correspondants”, explique Benoît Trelcat. Le gain de temps et la fiabilité du suivi permis par les nouvelles fonctions couvertes sont ainsi considérables.
“Cette version permet aussi d’intégrer les contraintes légales de plus en plus nombreuses dans le domaine alimentaire”, poursuit le chef de projet, évoquant un autre volet lié à l’activité de l’entreprise, la gestion financière, pour laquelle la version 3.7 de Dynamics NAV est très performante : “Cette nouvelle version permet alors une gestion analytique plus poussée des éléments de coût de l’entreprise. Elle intègre notamment la gestion des codes à barres et des taxes parafiscales.”
À noter que la configuration retenue par le laboratoire pharmaceutique comporte les modules Comptabilité, Vente, CRM-Marketing, Achat, Distribution – stock, Distribution – magasins, RH et Stat explorer (addon).
Passage programmé à SQL Server
Le passage à la version 5.0 de Dynamics NAV, décidé en 2008, se déroule en deux étapes, programmées respectivement sur 2008 et 2009. Le changement du coeur de l’ERP pour une mise à niveau logicielle, avec la prise en compte des données spécifiques à l’entreprise, a ainsi été suivi du changement de base de données avec le passage à Microsoft SQL Server. L’installation du nouveau système est une opération qui s'est s’étendue sur un mois et s'est déroulée selon la séquence suivante, décrite par Michel Masquelier.
“Absys Cyborg a copié notre base de données pour l’analyser puis opérer les interventions nécessaires à sa transformation, avant de nous la renvoyer, explique Michel Masquelier. Nous avons alors réalisé, durant une semaine environ, une série de tests, afin de valider le fonctionnement des différents process. Nous avons ensuite corrigé les bugs éventuellement détectés. Lorsque tout a été au point, l’installation à proprement parler de la version 5.0 a été effectuée pour une mise en production auprès de tous les utilisateurs. Leur formation aux nouveautés introduites a alors été assurée.” À noter que cette étape a été réalisée à partir de la base de données native C/Side, sans passer par SQL. “Nous ne bénéficierons pas de la partie reporting SQL”, indique toutefois le responsable financier et informatique. Pour des raisons budgétaires, la seconde étape de l’implémentation de la version 5.0 de Dynamics NAV, qui consiste justement dans la mise en place d’une base de données SQL, est programmée pour l’exercice suivant. “L’opération est rapide et peut être réalisée en une journée, explique en effet Michel Masquelier, mais il faut acquérir serveur et licences !