Asialand
Avec Sage ERP X3, Asialand transforme les exigences de son marché en opportunités
Créée en 1991, la société Asialand est l'un des grossistes informatiques les
plus anciens en activité sur le marché français. Asialand importe et revend
auprès de boutiques spécialisées des composants destinés à l’assemblage de
matériels dédiés à l’informatique de loisir et professionnelle. Installée sur un site
unique en région parisienne, l’entreprise emploie 40 personnes, travaille avec
plus de 1 500 revendeurs et réalise un chiffre d’affaires annuel de 80 millions
d’euros.
En 2009, pour optimiser la traçabilité de ses lots, mieux gérer son SAV, gagner
en productivité et traiter plus rapidement d’importants volumes de commandes,
Asialand a évolué vers Sage ERP X3 Premium Edition.
Entretien avec Olivier Colaisseau, Directeur des Opérations et Chef de Projet
de ce déploiement.
Évoluer pour gagner en productivité
« Jusqu’en 2008, nous travaillions avec Sage Intégrale pour toute notre gestion
commerciale et comptable. Absys Cyborg était et est resté notre prestataire
unique pour la maintenance des serveurs et réseaux, la gestion des bases de
données et des applicatifs. Nous leur faisons totalement confiance. Ils
connaissent parfaitement l’entreprise, ses contraintes, son organisation et ses
procédures. Le plan d’édition de l’offre Sage Intégrale étant limité à la stricte
publication réglementaire depuis plusieurs mois, nous avons pris la décision
d’évoluer vers une solution plus intégrée et plus performante. Nous sommes sur
un marché de renouvellement, plutôt stable en volume global, sur lequel les
produits demandés changent constamment. Il nous faut donc fournir un effort
constant de veille technologique et de prospection commerciale. Nous devons
être extrêmement réactifs et, pour garder sans cesse un temps d’avance, notre
objectif est une constante augmentation de notre productivité. » Fort d’une
bonne connaissance des process et des équipes d’Asialand, Absys Cyborg a
mené un travail d’analyse en profondeur pour déterminer la solution répondant
aux besoins d’évolution de ce pionnier de la distribution intelligente à savoir
Sage ERP X3 Premium Edition. « Nous n’avons pas hésité une seconde. Nous
savions que cette solution conviendrait et qu’Absys Cyborg, partenaire Sage,
saurait mettre sur pied des groupes de travail efficaces pour mener à bien le
transfert des données, le paramétrage et la mise en oeuvre du nouveau
système. »
Gérer les numéros de série pour garantir la traçabilité et assurer le SAV
La décision est prise en août 2008 et le déploiement commence le mois
suivant. « Par rapport à notre ancien système, Sage ERP X3 Premium Edition
est beaucoup plus ouvert et offre de nombreuses possibilités de
personnalisation. A chaque fois que c’était possible et simple, nous avons
reproduit les fonctions de Sage Intégrale dans Sage ERP X3 Premium Edition.
Notre objectif n’était pas de reproduire notre solution d’origine mais bien de
nous appuyer sur ce référentiel et l’enrichir. Lorsque certains points le
nécessitaient, nous avons adapté notre façon de travailler pour exploiter à
pleine mesure le périmètre standard de la solution ; enfin, nous avons fait
quelques développements spécifiques à notre activité pour bénéficier d’une
intégration sur mesure.»
L’essentiel de la valeur ajoutée du projet réside dans l’intégration complète des
fonctions de traçabilité. « Par exemple, nous pouvons maintenant gérer
directement dans l’ERP les numéros de série, ce qui est indispensable pour
garantir la traçabilité de nos marchandises et assurer le SAV à la pièce. »
Autre nouveauté : « nous pouvons maintenant éditer les bons de livraison avec
les numéros de série des produits. En scannant ces numéros de série, nous
pouvons contrôler le travail des magasiniers au moment de la préparation des
commandes. En cas d’erreur, un message d’alerte est aussitôt émis : le taux de
satisfaction des clients augmente et nous gagnons énormément de temps.
L’essentiel de la valeur ajoutée du projet réside dans l’intégration Afin d’aller
encore plus loin dans la gestion du service après vente, nous avons choisi
d’interconnecter la solution Sage SalesLogix, qui fonctionne en
synchronisation avec Sage ERP X3 Premium Edition. Toutes ces nouvelles
fonctionnalités sont réellement très performantes et nous dédouanent des
nombreuses interfaces classiques du système précédent. »
Un ERP plus rapide, plus fiable et plus efficace
Trente personnes utilisent chaque jour le couple Sage X3 / Sage SalesLogix –
soit la quasi totalité des collaborateurs de l’entreprise. « Le changement d’outil
a été très bien accepté, mieux que prévu même ! Il faut dire que nous avons
beaucoup travaillé avec Absys Cyborg pour offrir à chacun un produit
personnalisé. Les premiers mois, nous avons peaufiné les interfaces et les
paramétrages pour optimiser toutes les fonctions. Au bout de trois mois, la
nouvelle solution était complètement stabilisée. Après un an, nous pouvons
dire que Sage ERP X3 Premium Edition sait faire en mieux – plus vite, plus
fiable, plus efficace – ce que nous faisions avec notre ancien système. C’était
notre premier objectif. »
L’amélioration est évidente, particulièrement concernant les accès simultanés
à toutes les informations et commandes du logiciel. « Dans notre métier, nous
traitons de fortes volumétries : nous émettons 200 factures par jour environ, et
autant de bons de commande et de bons de livraison. Il nous arrive
fréquemment d’avoir un arrivage de produits que tout le monde attend. Nos
commerciaux veulent alors tous les proposer en même temps à leurs clients.
Avec Sage Intégrale, c’était chacun son tour : dès qu’un commercial faisait une
opération avec un produit, celui-ci était inaccessible tant que l’opération n’était
pas terminée. Au contraire, Sage ERP X3 Premium Edition, est tout à fait
conçu pour une exploitation intensive. Tous nos commerciaux peuvent
travailler simultanément sur un même produit, le système ne bloque pas. Il ne
faut pas oublier que nous évoluons dans un monde où les nouveautés sont
obsolètes en quelques mois et si nous avons du stock, il se dévalue quasiment
instantanément. Pour réussir, il faut travailler en flux tendus et nous pouvons
maintenant le faire avec Sage ERP X3 Premium Edition. Le progrès est
spectaculaire ! »
Ouvrir Sage ERP X3 aux services Web
Avec Sage ERP X3 Premium Edition, Asialand dispose aujourd’hui d’une
solution riche, étendue et flexible dotée d’une très large ouverture
technologique et de puissants outils de personnalisation. En 2010-2011,
l’entreprise envisage de nouvelles pistes pour améliorer encore sa productivité
en exploitant le fort potentiel de l’ERP. « Sage ERP X3 Premium Edition est un
outil puissant qui nous ouvre beaucoup de portes. Nous réfléchissons
actuellement aux possibilités du web. Nous voulons mettre en place une
interface sur internet pour que nos clients puissent eux-mêmes accéder au
SAV, passer des commandes, connaître la disponibilité des articles, etc. Ce
sera encore du temps de gagné pour tout le monde ! »
Grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, Sage SalesLogix et à
l’accompagnement d’Absys Cyborg, Asialand dispose d’un système
d’information performant lui permettant de répondre aux évolutions d’un
marché de plus en plus exigeant et de fidéliser ses clients grâce à une
réactivité optimum.