Cartadis
D’Adonix Entreprise V3 à Sage ERP X3 : une évolution naturelle pour Cartadis
Depuis 40 ans, la société Cartadis fabrique des systèmes monétiques privatifs
qui sont utilisés dans trois grands domaines : la bureautique (photocopieuses à
pièces, etc.), le lavage des voitures et la distribution automatique. Avec un
effectif de 30 collaborateurs, Cartadis réalise un chiffre d’affaires annuel de 7
millions d’euros.
Afin d’intégrer tous ses process de gestion dans une solution pérenne et
évolutive, la société opte en 2009 pour Sage ERP X3 Standard Edition. Retour
sur ce projet ERP avec Catherine Chaillat, Directrice Générale de l’entreprise.
Une solution obsolète et un arrêt de maintenance imminent
Jusqu’en 2009, Cartadis utilisait le progiciel Adonix Entreprise V3 – une
solution Sage. « Nous l’avons gardé pendant dix ans. Il fonctionnait bien mais il
arrivait à la limite de ses capacités et Sage allait bientôt cesser de le maintenir.
De plus, des besoins nouveaux étaient apparus dans l’entreprise : nous
voulions intégrer la gestion de production au système d’information de
l’entreprise tout en satisfaisant nos collaborateurs qui réclamaient un outil plus
ergonomique et plus convivial.
Par ailleurs, notre logiciel de paie ainsi que notre serveur arrivaient aussi en
bout de course : c’était donc le bon moment pour tout changer ! La solution a
généré un retour sur investissement : par exemple, la mise en place du
Rapprochement Bancaire dans Sage ERP X3 a permis un gain de
productivité. »
« L’informatique ne doit pas être un risque »
Cartadis capitalise sur son expérience de mise en place de solution ERP : un
comité de pilotage rassemblant trois personnes de la Direction Générale dont
Catherine Chaillat est constitué. « Après ADX et Adonix Entreprise, deux
solutions qui nous ont donné toute satisfaction, nous nous sommes
naturellement tournés vers Sage. L’intégrateur Absys Cyborg a immédiatement
identifié nos attentes et nous a orientés vers Sage ERP X3 Standard Edition.
Pour être certains de faire le bon choix, nous souhaitions évaluer au minimum
deux solutions : nous avons également consulté la solution Business One de
SAP. Comme vous le constatez, nous avons privilégié des éditeurs pérennes.
Notre métier reste notre principale préoccupation et l’informatique ne doit pas
être un risque supplémentaire. Après ateliers de travail et démonstrations,
nous avons opté pour Sage ERP X3 Standard Edition avec Absys Cyborg, dont
la combinaison offrait le meilleur taux de couverture à nos besoins fonctionnels
et s’inscrivait clairement dans la continuité de notre système précédent. La
reprise des données s’est trouvée facilitée par ce choix qui nous a permis de
reprendre tout l’exercice antérieur simplement. »
Avec Sage et Absys Cyborg, le choix de la confiance
Le choix Sage ERP X3 Standard Edition avec Absys Cyborg est celui de la
confiance. « Nous avons été convaincu par Sage ERP X3 Standard Edition, qui
est une solution avec un large périmètre fonctionnel, tout en étant adaptée à la
taille et aux ressources de notre entreprise.
L’équipe d’Absys Cyborg nous a d’emblée fait une bonne impression. Nous
avons immédiatement été compris et l’accompagnement méthodologique
proposé correspondait à notre manière de travailler ». Le contrat est signé en
juin 2009 pour un démarrage impératif en janvier 2010. « Nous voulions
absolument démarrer en début d’exercice. Le calendrier a été parfaitement
respecté ».
Un déploiement progressif
La reprise de l’historique s’est déroulée sans problème et les modules ventes,
achats et finances sont déployés par simple paramétrage du standard,
moyennant quelques petites adaptations de confort. Le point le plus sensible fut
la gestion des stocks et la gestion de la production gérée auparavant de manière
artisanale. « Avec la mise en oeuvre du nouvel ERP, nous avons changé notre
mode de gestion des stocks. Nous gérons plus de 2.700 références, c’est un
aspect essentiel de notre activité. Il a fallu nous habituer en même temps à un
nouvel outil et à l’aménagement de nos procédures. La gestion de production a
été installée dans un second temps. Nous préférions procéder par étapes, pour
ne pas trop bousculer les utilisateurs. Les différentes fonctionnalités ont été
déployées au fur et à mesure, sans que nous n’ayons encore exploré toutes les
possibilités de Sage ERP X3 Standard Edition. Il fallait de toute façon consolider
notre nouvelle logique de fonctionnement ! Il ne faut pas confondre vitesse et
précipitation : l’outil entraîne l’outil, il ne faut pas brûler les étapes sinon les
utilisateurs perdent pied ».
Le déploiement de Sage ERP X3 : un projet d’entreprise
Le choix Sage ERP X3 Standard Edition avec Absys Cyborg est celui de la
confiance. « C’est un véritable projet d’entreprise et il est important de prendre le
temps de le réussir. Si la plupart de nos équipes, qui travaillent dans l’entreprise
depuis longtemps, étaient contentes de changer d’outil, ils avaient quelques
appréhensions. La formation s’est très bien passée. Les consultants d’Absys
Cyborg ont été très pédagogues. Ils nous ont accompagné en étant très présents
pour répondre aux questions et ont su rassurer nos collaborateurs ». Le bilan au
bout d’un an est très positif. « Nous avons fait un exercice complet, il n’y a pas eu
d’anicroche. Nous avons obtenu des données fiables et pu générer des
indicateurs pertinents grâce à la bibliothèque de tableaux d’analyses et de
statistiques. Sage ERP X3 nous a permis d’avoir les indicateurs clefs au pilotage
de l’entreprise ».
En plus de l’ERP, Cartadis a dû aussi changer son logiciel de paie.
« Absys
Cyborg nous a conseillé Sage Paie. Cette solution, interfacée naturellement à
Sage ERP X3, est bien adaptée à nos besoins. Elle est simple et facile à utiliser.
Dans une PME comme la nôtre, il n’y a pas de service dédié à la paie et nous
avons peu de temps pour réaliser toutes les opérations de paie. Notre solution
Sage Paie répond parfaitement à cet impératif ! ».
Ce déploiement achevé a donné des idées aux dirigeants de Cartadis, à l’affut de
toute piste d’optimisation susceptible de participer au développement de
l’entreprise : Nous savons qu’avec Sage, il y aura toujours des pistes de
développements intéressantes. Le SAV, la gestion des contrats… Pourquoi pas ?
Nous y réfléchissons ».