Comepa Industries
Comepa Industries passe en deux mois
seulement à un ERP moderne, ergonomique
et d’une grande richesse fonctionnelle
PME familiale industrielle créée en 1965, Comepa Industries est présente sur deux
secteurs d’activité : la santé et l’espace. D’une part, elle fabrique et commercialise
auprès des cliniques et des hôpitaux des dispositifs médicaux à usage unique utilisés
en bloc opératoire pour la cardiologie, la chirurgie et l’anesthésie. D’autre part, elle
conçoit et réalise des thermostats, destinés à l’industrie spatiale, permettant
d’assurer la régulation et la sécurité thermique des satellites.
Déployant sur ces marchés de niche un savoir-faire unique, Comepa Industries
travaille avec plus de 2000 clients majoritairement en France pour ses activités
médicales et principalement à l’international, tant en Europe qu’en Asie pour ses
activités spatiales. Aujourd’hui avec un effectif de 40 personnes et un chiffre
d’affaires de 9,5 millions d’euros, la société est particulièrement dynamique sur le
plan commercial, et voit ses résultats et son volume d’activité progresser de 5 à 10%
par an.
En 2009, pour renouveler un système d’information totalement obsolète et se donner
les moyens d’une croissance soutenue, Comepa Industries a choisi Sage ERP X3
Standard Edition. Rencontre avec Gilles de Beauvais, Directeur Général.
Passer d’un outil propriétaire à un ERP standard en deux mois !
« A l’origine, nous avions développé en interne, avec un prestataire indépendant,
une solution sur-mesure qui prenait en charge la gestion commerciale, la gestion de
production et la gestion financière de l’entreprise, explique Gilles de Beauvais. Ce
système s’appuyait sur des technologies anciennes et il fallait songer à le
moderniser. En outre, sa maintenance étant assurée par une personne unique qui
souhaitait partir en retraite, cette dépendance représentait un véritable risque pour
nous. Tout s’est fortement accéléré en novembre 2009, le jour où notre prestataire a
brutalement cessé sa collaboration. C’était le pire des cas de figure : nous n’avions
pas eu le temps de préparer la suite, nous ne savions même pas si quelqu’un dans
l’entreprise saurait archiver les données 2009 et ouvrir l’exercice 2010. Notre
interlocuteur était le seul à détenir des clés de son système ! Comme nous avions
déjà commencé à prendre contact avec différents prestataires informatiques dans le
but de mettre en place une solution intégrée standard et pérenne, nous avons
rappelé tout le monde en ajoutant une contrainte impérative : il fallait que le nouveau
système démarre le 1er janvier, soit moins de deux mois plus tard ! Absys Cyborg, le
partenaire Sage avec lequel nous étions en relation, a pris le risque et relevé le défi.
Nous avons réfléchi très vite à la façon la plus raisonnable de mettre en oeuvre le
projet. Absys Cyborg a raisonné par grandes fonctions et un calendrier a été validé :
déploiement de la gestion commerciale pour début janvier, de la gestion financière
fin janvier et de la gestion de production fin février. »
Financer facilement le projet avec Arius
Pour financer son projet ERP, Comepa Industries se tourne vers la société Arius.
« L’investissement total était assez lourd pour une société comme la nôtre et nous
n’aurions pas pu le financer sur nos fonds propres. J’ai prospecté quelque temps du
côté des banquiers classiques, mais ils sont toujours très réticents dès lors qu’il s’agit
de prêter de l’argent pour des dépenses immatérielles. Absys Cyborg nous a alors
orientés vers Arius, partenaire de Sage. Avec Arius, nous avons pu trouver une
solution financière évolutive nous permettant d’amortir sur cinq ans la totalité des
charges liées à l’opération : hardware, software, prestations. Nos interlocuteurs ont
parfaitement compris notre problématique. Ils proposent des solutions tout à fait
adaptées aux besoins réels des entreprises. L’affaire s’est conclue rapidement et
nous avons pu démarrer le projet aussitôt. Sans l’aide d’Arius, nous aurions
certainement perdu beaucoup de temps ! »
Un ERP d’une impressionnante richesse fonctionnelle
La contrainte de délai était forte, mais il était tout aussi important que le produit choisi
réponde aux exigences fonctionnelles de l’entreprise. « Sage ERP X3 Standard
Edition sait faire tout ce dont nous avons besoin. Sa richesse fonctionnelle est
réellement très impressionnante. Après vingt ans de solution propriétaire, nous
voulions avant tout un produit standard, ouvert, pérenne et intégré, mais ne surtout
pas régresser en termes de fonctionnalités propres à nos métiers. Sage ERP X3
Standard Edition gère toutes nos contraintes en matière de traçabilité, de gestion de
lot et de volumétrie, ce qui rend ce logiciel précieux pour optimiser l’allocation des
commandes et éviter les ruptures de stock, sachant que nous traitons énormément
de commandes et éditons plus de 150 factures de regroupement par jour. Autre
atout : la gestion des tarifs est chez nous un véritable casse-tête que Sage ERP X3
Standard Edition maîtrise sans problème. Nous travaillons en effet avec de
nombreux clients ; parmi les cliniques privées, certaines passent par des centrales
d’achat avec une tarification spéciale ; dans le secteur public, il est fréquent que des
hôpitaux se regroupent pour lancer des appels d’offre… Nos tarifs sont donc à
géométrie très variable. A la limite, chaque client a sa propre tarification, qui est
fonction de son appartenance à tel ou tel groupement. »
La gestion de production démarre avec deux mois d’avance
Après quelques réglages, la mise en oeuvre proprement dite démarre le 23
novembre 2009. « Tout le monde s’est pris au jeu, tant en interne que du côté
d’Absys Cyborg. Nous avons constitué une équipe de référence, avec quatre ou cinq
personnes par service qui, pendant un mois, ont travaillé à mi-temps avec les
consultants d’Absys Cyborg. Nous avons pu récupérer les données de l’ancien
système pour les rebasculer dans le nouveau après nettoyage. Il y avait une telle
urgence que nous n’avons déploré aucune déperdition de temps et l’implication de
chacun a été continue. Les consultants d’Absys Cyborg, mobilisés à 100 % sur le
projet, étaient là tous les jours. Les délais ont été respectés. La gestion commerciale
a démarré le 6 janvier, comme prévu. Et nous avons tellement bien travaillé que
nous avons démarré la gestion de production et des stocks à la même date, soit
avec presque deux mois d’avance. La comptable a suivi, sans problème particulier. »
Une gestion optimisée des sous-traitants et des gains à tous les niveaux
Seize personnes utilisent Sage ERP X3 Standard Edition au quotidien, soit près de la
moitié du personnel. Les responsables de services ont été formés par Absys Cyborg
et ont à leur tour formé leurs équipes. « Le nouveau produit, Sage ERP X3 Standard
Edition, est incontestablement plus moderne, plus ergonomique et plus facile à
prendre en main que l’ancien. »
Après quelques semaines de rodage et d’ajustements, le bilan est extrêmement
positif et l’entreprise mesure combien elle a gagné au change avec son nouveau
système d’information. « Nous apprécions beaucoup toutes les fonctionnalités de la
gestion commerciale. L’ergonomie est parfaite, l’information est claire, riche,
facilement accessible, la navigation d’une rubrique à l’autre se fait très facilement.
Notre précédent système était très orienté production et savait mal gérer la partie
négoce. Avec Sage ERP X3 Standard Edition, la dimension commerciale a pris le
pas sur la production, ce qui correspond tout à fait à la réalité de notre activité. La
gestion de production de Sage ERP X3 Standard Edition est également très
performante, même si nous n’avons pas besoin d’utiliser les fonctionnalités
avancées. Le produit nous permet en particulier de connaître l’état des stocks et
l’avancée des ordres de fabrication de nos sous-traitants. Sage ERP X3 Standard
Edition gère nos sous-traitants comme des ateliers délocalisés : cela nous donne
une visibilité que nous n’avions pas du tout auparavant. Nous avons aussi pu mettre
en place un suivi général de la qualité, indispensable de nos jours. La gestion
comptable, enfin, est nettement facilitée. La consultation des données à l’écran est
rapide, la comptabilité analytique est plus performante. D’une manière générale,
Sage ERP X3 Standard Edition répond en tout point à nos attentes : unicité de la
base de données, nombreux automatismes, cohérence et fiabilité des données,
fluidité de la circulation de l’information, gain de temps… » conclut Gilles de
Beauvais.
Comepa Industries dispose aujourd’hui d’une solution moderne, puissante, adaptée
à ses spécificités métiers, et déployée en deux mois, seulement !