Nortia
Nortia calcule ses commissions en toute sérénité
À problématique spécifique, Nortia répond solution standard... mais adaptable. Pour
gérer des volumes importants autour
de fonctions de calcul de commissions de courtiers,
la PME a choisi Microsoft Dynamics NAV. À la clé : gain de temps, de visibilité
et de fiabilité.
Créateur de contrats d’assurance vie et de contrats de capitalisation, Nortia commercialise
son offre auprès des particuliers et des entreprises via quelque 200 cabinets de
gestion de patrimoine partout en France.
Un réseau que la PME commissionne sur les
frais d’entrée, ou encore les frais de gestion des contrats. «
Jusqu’en 2004, je calculais les commissions grâce à un développement que j’avais
moi-même réalisé dans Microsoft Office Access (les informations
étaient directement importées dans Office Access depuis une solution métier propre
à l’assurance, ndlr), puis j’effectuais un publipostage dans Microsoft Office Word
», explique Antoine Limare, directeur financier de Nortia. Une solution « maison
» qui avait atteint ses limites. « Compte tenu de notre croissance, les volumes n’étaient plus gérables. Je souhaitais de surcroît obtenir plus de détails,
et ma solution n’était pas évolutive. »
Étant donnée la spécificité de l’activité, deux alternatives se présentent : développer
une solution spécifique, ou s’équiper d’une solution bénéficiant d’une forte adaptabilité.
La première option est tout de suite écartée, tant pour des raisons de coût que
de maintenance. « Je connaissais Microsoft Dynamics NAV et savais
que cette solution était très évolutive. »
Début 2004, le directeur financier
se tourne donc vers son prestataire informatique Absys Cyborg et lui expose sa problématique.
« Les équipes d’Absys Cyborg ont réalisé une étude de faisabilité au
regard de nos spécificités, et ont confirmé que Microsoft Dynamics NAV était adapté à nos besoins. » Des besoins aussi conséquents que spécifiques. «
Nous gérons 500 articles et 300 000 lignes de commandes par mois, et pour chaque ligne, une commission doit être calculée .»
Des processus sécurisés :
Le projet démarre donc début 2004. « Compte tenu du caractère
très stratégique des données, nous n’avons pas souhaité réaliser de migration massive.
J’ai préféré réimporter les fichiers au fil de l’eau depuis notre application métier.
» Ainsi, pendant six mois, Microsoft Dynamics NAV est utilisé en parallèle
de la précédente solution. L’occasion pour les équipes d’Absys Cyborg d’affiner les paramétrages
et de sécuriser les procédures. « Nous avons effectué beaucoup
de réunions tout au long du projet et avons pris le temps de détecter tous les cas
particuliers qui devaient être pris en compte dans la solution. Notre prestataire
connaît très bien notre métier et a effectué tous les paramétrages nécessaires,
notamment au niveau des menus, pour adapter la solution. » Antoine Limare
est bien sûr formé par les équipes d’Absys Cyborg. « L’interface étant
très intuitive, la formation a davantage porté sur des astuces d’utilisation ou
des raccourcis... », indique ce dernier.
Quand fiabilité rime avec sérénité :
Aujourd’hui, les données relatives aux contrats sont donc directement importées
dans Microsoft Dynamics NAV, et une fois par mois, les relevés relatifs aux commissions
ainsi que des états statistiques par cabinet sont générés en quelques clics. « Le gain de temps pour moi
est énorme. Mais ce n’est pas tout, je
suis désormais sûr de la fiabilité des données, et des procédures de contrôle de
conformité des données ont été mises en place. » La visibilité est également
au rendez-vous. Si, avant, le directeur était contraint de faire des regroupements,
il obtient désormais tout le détail des commissions, à la ligne près.
CRM et travail collaboratif
Forte de la réussite de ce premier projet, Nortia entreprend dès la fin 2004 de
mettre en place une solution de gestion de la relation client (CRM
– Customer Relationship Management). Objectif ? Optimiser les échanges avec le réseau
de conseillers en gestion de patrimoine : processus de souscription demandant un
grand nombre de pièces justificatives, relances ou encore suivi des comptes... «
Il y avait de plus en plus de demandes à prendre en compte.
Le déploiement d’une solution de gestion de la relation client (CRM) devenait indispensable
pour ne plus rien oublier et améliorer la qualité de notre service. Nous voulions quelque chose de très simple, économique et totalement intégré dans Microsoft Office
Outlook. »
Et c’est Microsoft Dynamics CRM qui sera retenu, mis en place en seulement deux
jours. Microsoft Dynamics CRM permet à Nortia
de consolider et de partager plusieurs
types d’informations : des éléments liés à la résolution de problèmes (dossiers
incomplets, contestations sur une transaction ou sur une procédure d’arbitrage sur
un fonds, ndlr) aux questions fiscales et juridiques
susceptibles d’être posées
par les
clients, en passant par les informations et activités relatives au suivi
des demandes. « Pour les collaborateurs, il y a certes un effort
de formalisation à fournir, mais au final, la solution CRM fait gagner du temps
et participe à la réduction du stress de l’équipe », estime Antoine Limare.
En effet, Microsoft Dynamics CRM permet à chacun de connaître l’état d’avancement
de ses dossiers. Mais pas seulement. Tous les membres de l’entreprise ont accès aux activités liées à un client ainsi qu’à l’historique de ses courriers électroniques.
Ils sont ainsi capables de traiter les demandes émanant de chacun des clients. Avec
comme conséquence immédiate une meilleure performance collective.
Soucieuse de centraliser des données à l’échelle de la société, Nortia a opté en
2006 pour la base de données Microsoft SQL Server. « Les requêtes
externes sont ainsi facilitées et je peux facilement faire des tableaux croisés
dynamiques dans Microsoft Office Excel à partir des données des différentes applications.
» Et Nortia a encore d’autres projets. « Nous envisageons d’ici
la fin de l’année de proposer aux clients la consultation de leur compte en ligne,
à partir de Microsoft Dynamics NAV qui contient toutes les situations des clients.
Encore une fois, c’est l’évolutivité de notre solution qui va permettre de proposer
toujours plus de services à nos clients. »