Port Autonome de Djibouti :

un système de gestion intégré et fiabilisé

Avec une forte croissance de son activité et un accord de concession du management signé en 2000, le Port Autonome International de Djibouti a entamé une grande phase de modernisation.

Et le système d’information, évidemment au coeur du processus, a fait l'objet d'une refonte globale. En matière de gestion, c’est l’Intégrale de Sage qui a été retenue, mise en place en quelques mois par l’intégrateur Absys Cyborg.

Situé au carrefour des routes maritimes d'Europe, d’Extrême Orient, du Golfe Arabo-Persique et de l’Afrique, le Port Autonome International de Djibouti a pour activité principale la manutention de marchandises en provenance du monde entier et destinées à l’importation. Un accord de concession du management signé en juin 2000 entre le Port Autonome International de Djibouti et Dubaï Ports International a permis, grâce à des investissements substantiels, d’engager la modernisation du Port avec notamment l’acquisition d'équipements de manutention pour le terminal à conteneurs (portiques supplémentaires...), la création d'un port sec (gestion du transit et stockage des conteneurs afin de décongestionner le port), l’informatisation du terminal à conteneurs ou encore la création d’un nouveau port pétrolier (opérationnel depuis fin 2005).

De plus, le système de gestion était devenu obsolète et nécessitait une refonte complète. Avec un effectif de 1 200 personnes et un bilan s’élevant à 185 millions USD, les besoins du Port en termes de gestion de la paie, de gestion de la facturation et bien sûr de gestion comptable sont en effet conséquents. « Nous avions besoin de rationaliser et de sécuriser le système », explique Isabelle Liaquat-De Cang, responsable administratif et financier jusqu’en 2004 et actuellement auditeur interne du Port. « Avec deux principales exigences : d’une part l’intégration complète des applications de gestion, et d’autre part la possibilité de traiter les données comptables de manière analytique et budgétaire ». Il s’agissait en outre d’automatiser et de fiabiliser la gestion de la paie qui se faisait à la main jusqu’alors.

Un suivi rapproché malgré la distance

Début 2001, la responsable se met en quête de la solution adaptée. Et se trouve confrontée à une problématique bien particulière. « Djibouti est un pays francophone situé en zone anglophone. Ainsi, les éditeurs que j’ai contactés me renvoyaient vers des prestataires situés au Moyen-Orient qui proposaient de mettre en place des versions en anglais et non adaptées à la loi comptable française », indique Isabelle Liaquat-De Cang. « Je connaissais la ligne 30 de Sage et ai donc contacté le service export de l’éditeur, qui m’a recommandé vers le revendeur Absys Cyborg ».

Dès le mois de mai, une présentation est organisée à Paris par les équipes d’Absys Cyborg. L’occasion d’affiner le projet. « Au départ, je souhaitais opter pour la ligne 500 modulaire. Mais compte tenu de mon cahier des charges, le chef de projet chez Absys Cyborg a recommandé l’Intégrale 500, que nous avons finalement choisie », ajoute Isabelle Liaquat-De Cang. La solution sera assortie du module Paie et GRH, ainsi que du module Immobilisations 500.

Le contrat est signé en septembre 2001 et le projet démarre dès le mois de décembre. « Pendant un an, nous avions sur place au moins un consultant Absys Cyborg tous les mois par période de 15 jours », explique Isabelle Liaquat-De Cang. « Pendant toute la durée du projet les consultants d’Absys Cyborg ont été à notre écoute et ont répondu à nos besoins tout en s’adaptant à notre environnement technique et à nos équipes ».

Grâce aux développements spécifiques réalisés par Absys Cyborg, le système de gestion est totalement interfacé avec les applications métier du port, notamment pour la facturation clients et fournisseurs ou la gestion des imputations comptables et analytiques. L’ensemble du système est opérationnel dès janvier 2003, après deux mois d’utilisation parallèle de l’ancien et du nouveau système qui ont permis de sécuriser le projet. Et la prise en main par les utilisateurs finaux fut des plus rapides. « Outre la fiabilité des données et leur traçabilité, nous apprécions particulièrement la facilité et la convivialité des applications mises en place », ajoute Isabelle Liaquat-De Cang.

La prise en compte des spécificités du Port

Aujourd’hui, les spécificités comptables du Port sont bien prises en compte et la visibilité accrue. « Avant l’accord de concession du management, le Port était un établissement public qui obéissait en matière de comptabilité à des contraintes budgétaires. Désormais semi-public, l’établissement a en outre une obligation de résultats et doit émettre un bilan détaillé. Notre nouveau système nous permet – et c’est très important – d’effectuer une comptabilité budgétaire et analytique pour fournir les états adéquats, tant à l’Etat de Djibouti qu’à Dubaï Ports International », explique Isabelle Liaquat-De Cang. Absys Cyborg a en outre mis en place la solution Business Objects afin de permettre des états de reporting « maison » destinés à la direction financière.

Par ailleurs, le module "Gestion Commerciale" centralise toutes les données de facturation émanant des différentes applications métier pour une gestion du circuit achat complet (gestion des stocks des fournitures administratives et d'entretien, et facturation des ventes). Au niveau des ressources humaines, on peut presque parler de révolution puisque la paie était jusqu’en 2002 gérée à la main. « Outre la gain de temps évident, notre application de gestion de la paie garantit la sécurisation des données », indique Isabelle Liaquat-De Cang.

Mais ce n’est pas tout. « Le module de GRH nous a permis de mettre en place une véritable politique des ressources humaines grâce à un suivi plus précis des indicateurs », ajoute la responsable. Enfin, le module Immobilisations assure une gestion efficace des 5 000 biens du port. « Et dès janvier 2006, nous allons bénéficier de la nouvelle version du module, avec la possibilité d’effectuer les inventaires grâce à un système de codes à barre », précise Isabelle Liaquat-De Cang.

La maintenance et les mises à jour du système sont effectuées par les équipes d’Absys Cyborg. Les 8 000 kilomètres qui séparent Djibouti de la France ne constituent pas un obstacle au véritable partenariat qui s’est noué entre Absys Cyborg et le Port. « Compte tenu du décalage horaire de trois heures avec la France, et surtout de nos horaires de travail (de 5h30 à 12h00 heure française), nous n’avons finalement que trois heures "communes" », explique Isabelle Liaquat-De Cang. « Mais nous communiquons beaucoup par e-mail et la télémaintenance est possible le cas échéant. La distance n'est donc vraiment pas un problème ».