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SoDExi :

Sage prend racine dans une filiale d’Air France

Certifié ISO9001 v2000, SoDExI (abréviation de Société de Développement du Fret Express International), est le premier centre mondial de tri automatisé dédié au fret express aérien.

Créée en 1988, la société est une filiale détenue à 60% par Air France, à 20% par Geopost et à 20% par TAT S.A. SoDExI propose à ses clients de prendre un pli ou un colis, de l’acheminer sans délai vers son lieu de livraison (plus de 400 vols par jour décollent de Roissy), de le dédouaner dans le pays d’arrivée, et de le livrer à son destinataire final. Le client peut suivre à tout moment le déroulement des opérations via Internet. La société compte 400 salariés et son siège social est à Roissy.

En dix ans, l’activité de SoDExI s’est développée très rapidement. Pour soutenir sa croissance la société a choisi, en 2002, de faire évoluer son système de gestion sur la Ligne 1000 de Sage.

Un coup de coeur : la Ligne 1000 de Sage

La problématique de SoDExI en terme de gestion financière et comptable est complexe de par son métier, son secteur d’activité et son environnement économique. En effet, SoDExI doit gérer des TVA de différents pays (plus des 2/3 des TVA traitées sont étrangères), faire le suivi analytique des centres de charge et assurer un véritable contrôle de gestion à la hauteur de la croissance de la société. « Nous étions équipés auparavant de la Ligne 500 modulaire de Sage. Bien que satisfaisant, ce logiciel n’était plus en adéquation avec l’accroissement de notre activité et ne correspondait plus à la réalité comptable de notre société. Nous avions besoin de le faire évoluer afin de mieux répondre à nos besoins. » explique Arnaud Bailly, Responsable du Contrôle de Gestion.

De plus, la Direction Générale avait des attentes particulières comme la possibilité pour le Directeur Administratif et Financier de gérer les profils des droits utilisateurs mais aussi d’avoir des informations précises et en temps réel sur les différentes activités de la société.

En décembre 2002, le module de Gestion Comptable et Financière de la Ligne 1000 de Sage a été choisi à l’unanimité par l’équipe du service administratif et financier, ses fonctionnalités collant parfaitement aux exigences de SoDExI contrairement à d’autres éditeurs comme CCMX et SAP. SoDExI rédige un cahier des charges très précis comprenant des requêtes comme :

• faire des virements commerciaux depuis SoDExI vers la banque.
• gérer différentes filiales et sociétés comme par exemple Intex (Intégration Express) qui est en charge des transactions entre l'Afrique et la France.
• la possibilité d'intégrer le journal des ventes et des payes à la Ligne 1000, ces deux applications étant développées en interne.

Par ailleurs, SoDExI a sélectionné un partenaire agréé par Sage, Absys Cyborg, pour déployer le logiciel. La compétence d'Absys Cyborg conjuguée à une expérience dans la mise en oeuvre des solutions Sage, son implication dans le projet, et le niveau de formation proposé ont assuré SoDExI de faire le bon choix. Une équipe projet de trois personnes est mise en place, le chef comptable et le responsable du contrôle de gestion viennent de chez SoDExI et un chef de projet provenant de chez Absys Cyborg. Cette équipe a été renforcée en période de déploiement par deux techniciens et trois consultants formateurs.

Un déploiement mené tambour battant

L’implémentation de la Ligne 1000 a duré 3 mois, de janvier à mars 2003, le module de Gestion Financière étant totalement opérationnel dès le 1er avril 2004. Les échéances en matière de déploiement ont été respectées. Le logiciel peu consommateur de ressources est intégré à une base de données SQL et fonctionne sur un serveur Windows 2000 SQL 7.

L’équipe administrative et financière, environ une dizaine de personnes a été formée pendant 4 jours sur des fonctionnalités communes puis chacun des postes a fait l’objet d’une formation ciblée. Ainsi, Absys Cyborg a organisé des sessions de formations spécifiques pour la trésorerie, pour la comptabilité fournisseur, etc… En terme de jours, le projet comptabilise environ 60 jours hommes en 2003.

Sage et SoDExI, l'histoire d'une réussite qui dure...

« Le bilan de l'année 2003 est plus que positif, nous avons choisi un logiciel qui élargit notre champ d'action, nous permet de faire beaucoup d'actions propres à notre métier comme par exemple la gestion de différentes monnaies », commente Arnaud Bailly, Responsable du Contrôle de Gestion. SoDExI dresse un état des lieux satisfaisant après presque un an d'utilisation de la Ligne 1000, le service administratif et financier peut maintenant :

• établir rapidement des déclarations de TVA plus simples, grâce à une meilleure gestion des profils.
• avoir une vision analytique complète de sa comptabilité dans différents domaines d'activités.
• créer des états de reporting sur-mesure afin de répondre à des demandes de la Direction Générale, par exemple.
• avoir une gestion sécurisée des accès utilisateurs.
• répondre à des besoins spécifiques comme le marquage des bons à payer, par exemple grâce à la convivialité et la souplesse du logiciel.

Ces nouvelles fonctionnalités vont permettre aux utilisateurs de faire évoluer leurs missions au sein de leur poste tout en étant plus productifs. Ainsi, un utilisateur fera moins de saisie pure et pourra consacrer plus de temps à des tâches responsabilisantes comme du contrôle interne.

Ces conclusions positives ouvrent des perspectives d’évolution de la Ligne 1000. SoDExI a prévu de pouvoir faire de la gestion par centre de coûts en isolant tous les services de la société qui auront leur propre budget ; de créer une nouvelle filiale dédiée au e-commerce; et finalement de conclure le passage aux normes IAS/IFRS prévu en avril 2004.

A propos de SoDExi :

• Activité : Développement de fret express
  
• Effectif : 400
• CA : 125 millions d’euros en 2003

Solution retenue :

• Ligne 1000 : Gestion Comptable, Gestion Financière

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