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TNS Sofres

TNS Sofres se dote d’un ERP financier “groupe”

Il aura fallu moins de neuf mois à TNS Sofres pour disposer d’un Progiciel de Gestion Intégrée (PGI ou ERP) à la hauteur de ses exigences en matière de gestion financière… et adapté pour un déploiement international. Aujourd’hui l’entreprise bénéficie d’états de reporting précis et fiables avec un impact direct sur la rentabilité et les performances.

« Notre système de gestion financière était constitué d’outils hétérogènes, et nous étions confrontés à une impasse technique en termes d’évolutivité », explique Benoît Péron, directeur financier de TNS Sofres. Compte tenu des spécificités liées à l’activité de l’institut de sondage, les applications avaient été développées en interne il y a une dizaine d’années, avec in fine des problèmes d’interface et de performance. « Notre chiffre d’affaires est constitué d’une multitude de projets nécessitant notamment une refacturation analytique. Au fil du temps, nos besoins en termes de suivi et de pilotage ont augmenté, et nous avons perdu en efficacité. Des fonctionnalités de suivi des temps et de « Project Management » étaient devenues indispensables. » L’enjeu est notamment de disposer au premier jour ouvré de chaque mois de toutes les informations financières du mois précédent et de mettre en place un outil de reporting adapté. Et cela est passé par la mise en place d’un ERP : Microsoft Dynamics NAV complété par la solution verticale NaviOne.

Projet pilote pour déploiement international

Le projet d’ERP a été déployé dans de nombreuses filiales du Groupe TNS. « La France recouvre l’ensemble de ces problématiques et c’est à ce titre que nous avons été désignés pour être pilotes et concepteurs de l’outil. » Avec un double objectif : d’une part, il s’agissait de créer un Système Central intégrant le « Project Management » et prenant en compte l’ensemble des polices du groupe. Ce noyau métier a été ensuite dupliqué dans les autres pays. L’autre pan du projet consistait à adapter ce nouveau système aux spécificités strictement françaises. Un coordinateur et superviseur du projet chez TNS Sofres a recueilli dès l’été 2005 les besoins de plus d’une vingtaine de pays pour la rédaction du cahier des charges.

Une méthodologie fondée sur l’interactivité

Et c’est l’intégrateur Absys Cyborg qui a été choisi pour mettre en oeuvre ce projet d’envergure. « Absys Cyborg avait déjà beaucoup oeuvré sur des solutions verticales pour Microsoft Dynamics NAV et entendait poursuivre cette stratégie. Nous avons donc tout de suite travaillé en mode gagnant / gagnant. Le cahier des charges a été rédigé de manière très interactive. Nous sommes partis d’un add-on déjà constitué et avons organisé des Ateliers sur des sujets particuliers, avec les équipes TNS Sofres concernées, à savoir la comptabilité, le Project Management et l’informatique. » Une interactivité profitable puisqu’une première maquette du Système Central a vu le jour deux mois après le début du projet. « Nous avons très tôt pu montrer au groupe et aux autres sociétés ce que nous pouvions et ce que nous allions faire. »

Dès cette phase, des tests fonctionnels ont été réalisés avec un noyau d’utilisateurs clés. Le développement du Système Central est achevé en deux mois, et mis à la disposition du groupe pour un déploiement dans les autres pays via l’organisation Partner Power dont Absys Cyborg est le représentant français. « Cet ensemble de pratiques communes (gestion comptable des études, Project Management) a constitué le noyau métier, autour duquel chaque pays procédera à des développements spécifiques. »

Deux mois supplémentaires ont été consacrés aux développements français, et la migration a eu lieu en avril 2006. « Absys Cyborg nous avait incités dès le début du projet - au mois de septembre - à prendre la question de la reprise des données à bras le corps, et nous avions donc préparé cette étape depuis des mois. Nous avons de surcroît simulé les clôtures de janvier et février pour tester les temps de reprise, et lancé les traitements de fin de mois, afin de sécuriser la migration. » La reprise de données s’est effectuée sur dix jours pleins, pendant lesquels le système a été arrêté. Pour autant, cette migration a été totalement transparente pour les utilisateurs. « Microsoft Dynamics NAV ne couvrant chez nous que la finance, il est le réceptacle de données émanant d’autres applications, avec lesquelles tous les collaborateurs de l’entreprise ont continué à travailler normalement. »

Absys Cyborg a dès le départ mis en place un système miroir, qui permet aux équipes une maintenance optimisée. « Nous avons un point de contact unique chez Absys Cyborg pour la documentation des interventions de maintenance, afin d’être toujours assurés que les deux systèmes sont identiques. Globalement, la réussite de ce projet est pour beaucoup liée à la qualité remarquable des équipes d’Absys Cyborg, et notamment du chef de projet qui a été mis à notre disposition. Nous avons grandement apprécié leur réactivité et leur implication tout au long du projet et encore aujourd’hui alors que le système est en production. »

Un impact direct sur les performances de l’entreprise

Pour les 20 utilisateurs de Microsoft Dynamics NAV (comptabilité, contrôle de gestion, administration des ventes), la prise en main s’est faite en moins de deux mois, les utilisateurs faisant partie de l’équipe projet depuis le départ ayant en charge de passer le relais. Et les bénéfices ne se sont pas fait attendre. « L’arrivée de l’ERP a eu un impact sur l’organisation même des services financiers, car il nous a permis de supprimer des tâches à faible valeur ajoutée, et de dégager du temps pour des activités plus stratégiques. »

Ce n’est pas tout. La finesse de gestion des projets permise par Microsoft Dynamics NAV procure une bien meilleure visibilité sur la rentabilité. « Avant, nous avions de la visibilité sur chacun des 15 départements de TNS Sofres, soit par blocs de 7 à 8 millions d’euros de chiffre d’affaires. Aujourd’hui nous sommes à même d’avoir des données très précises par étude en intégrant les factures de nos prestataires et les feuilles de temps de nos consultants internes. Outre une vision précise du profit, cela nous a permis d’augmenter l’efficacité de l’utilisation de nos ressources. »

Enfin, en matière de reporting, c’est une révolution qu’a connue TNS Sofres. Jusqu’alors les traitements étaient effectués grâce à des développements spécifiques dans Microsoft Office Excel, avec pour conséquences des délais trop importants et une lourdeur handicapante en matière d’évolution. « L’arrivée de Microsoft Dynamics NAV nous a permis de mettre en place un datawarehouse avec à la clé une très importante amélioration de la qualité et de la fiabilité de nos états, tout en gagnant deux à trois jours par mois sur la génération des rapports. De plus, nous sommes désormais 100 % compatibles avec les normes comptables du groupe, ce qui n’était pas le cas auparavant. » Et l’adaptabilité de la solution est d’autant plus appréciée que les modifications demandées par le groupe ou inhérentes à la réglementation sont régulières. « J’en suis aujourd’hui tout à fait convaincu : l’amélioration sensible des performances de l’entreprise entre 2005 et 2006 est en partie due à l’arrivée de Microsoft Dynamics NAV et notamment à la gestion des temps que cet ERP nous a permis de mettre en place. »

A propos de TNS Sofres:

• Activité : Etude marketing et d’opinion.
• Effectif : 600
• CA : 216 M€
  

Solution retenue :

• Microsoft Dynamics NAV
• Microsoft SQL Server
• Solution Métier : NaviOne

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