TNS Sofres
TNS Sofres se dote d’un ERP financier “groupe”
Il aura fallu moins de neuf mois à TNS Sofres pour disposer d’un Progiciel de Gestion
Intégrée (PGI ou ERP) à la hauteur de ses exigences en matière de gestion financière…
et adapté pour un déploiement international. Aujourd’hui l’entreprise bénéficie
d’états de reporting précis et fiables avec un impact direct sur la rentabilité
et les performances.
« Notre système de gestion financière était constitué d’outils hétérogènes, et nous
étions confrontés à une impasse technique en termes d’évolutivité
», explique Benoît
Péron, directeur financier de TNS Sofres. Compte tenu des spécificités liées à l’activité
de l’institut de sondage, les applications avaient été développées en interne il
y a une dizaine d’années, avec in fine des problèmes d’interface et de performance.
« Notre chiffre d’affaires est constitué d’une multitude de projets nécessitant
notamment une refacturation analytique. Au fil du temps, nos besoins en termes de
suivi et de pilotage ont augmenté, et nous avons perdu en efficacité. Des fonctionnalités
de suivi des temps et de « Project Management »
étaient devenues indispensables.
» L’enjeu est notamment de disposer au premier jour ouvré de chaque mois de toutes les informations financières du mois précédent et de
mettre en place un outil de
reporting adapté. Et cela est passé par la mise en place d’un ERP : Microsoft Dynamics NAV complété par la solution verticale NaviOne.
Projet pilote pour déploiement international
Le projet d’ERP a été déployé dans de nombreuses filiales du Groupe TNS. « La France
recouvre l’ensemble de ces problématiques et c’est à ce titre que nous avons été
désignés pour être pilotes et concepteurs de l’outil. » Avec un double objectif
: d’une part, il s’agissait de créer un Système Central intégrant le « Project Management
» et prenant en compte l’ensemble des polices du groupe. Ce noyau métier a été ensuite
dupliqué dans les autres pays. L’autre pan du projet consistait à adapter ce nouveau
système aux spécificités strictement françaises. Un coordinateur et superviseur
du projet chez TNS Sofres a recueilli dès l’été 2005 les besoins de plus d’une vingtaine
de pays pour la rédaction du cahier des charges.
Une méthodologie fondée sur l’interactivité
Et c’est l’intégrateur Absys Cyborg qui a été choisi pour mettre en oeuvre ce projet
d’envergure. « Absys Cyborg avait déjà beaucoup oeuvré sur des solutions verticales
pour Microsoft Dynamics NAV et entendait poursuivre cette stratégie.
Nous avons donc tout de suite travaillé en mode gagnant / gagnant. Le cahier des
charges a été rédigé de manière très interactive. Nous sommes partis d’un add-on
déjà constitué et avons organisé des Ateliers sur des sujets particuliers, avec
les équipes TNS Sofres concernées, à savoir la comptabilité, le Project Management
et l’informatique.
» Une interactivité profitable puisqu’une première maquette du
Système Central a vu le jour deux mois après le début du projet. « Nous avons très
tôt pu montrer au groupe et aux autres sociétés ce que nous pouvions et ce que nous
allions faire.
»
Dès cette phase, des tests fonctionnels ont été réalisés avec un noyau d’utilisateurs
clés. Le développement du Système Central est achevé en deux mois,
et mis à la disposition
du groupe pour un déploiement dans les autres pays via l’organisation
Partner Power
dont Absys Cyborg est le représentant français. «
Cet ensemble de pratiques communes
(gestion comptable des études, Project Management) a constitué le noyau métier,
autour duquel chaque pays procédera à des développements spécifiques. »
Deux mois
supplémentaires ont été consacrés aux développements français, et la migration a
eu lieu en avril 2006. « Absys Cyborg nous avait incités dès le début du projet
- au mois de septembre - à prendre la question de la reprise des données à bras
le corps, et nous avions donc préparé cette étape depuis des mois. Nous avons de
surcroît simulé les clôtures de janvier et février pour tester les temps de reprise,
et lancé les traitements de fin de mois, afin de sécuriser la migration.
» La reprise
de données s’est effectuée sur dix jours pleins, pendant lesquels le système a été
arrêté. Pour autant, cette migration a été totalement transparente pour les utilisateurs.
« Microsoft Dynamics NAV ne couvrant chez nous que la finance, il est le réceptacle
de données émanant d’autres applications, avec lesquelles tous les collaborateurs
de l’entreprise ont continué à travailler normalement.
»
Absys Cyborg a dès le départ mis en place un système miroir, qui permet aux équipes
une maintenance optimisée. « Nous avons un point de contact unique chez Absys Cyborg
pour la documentation des interventions de maintenance, afin d’être toujours assurés
que les deux systèmes sont identiques. Globalement, la réussite de ce projet est
pour beaucoup liée à la qualité remarquable des équipes d’Absys Cyborg, et notamment
du chef de projet qui a été mis à notre disposition. Nous avons grandement apprécié
leur réactivité et leur implication tout au long du projet et encore aujourd’hui
alors que le système est en production.
»
Un impact direct sur les performances de l’entreprise
Pour les 20 utilisateurs de Microsoft Dynamics NAV (comptabilité, contrôle de gestion,
administration des ventes), la prise en main s’est faite en moins de deux mois,
les utilisateurs faisant partie de l’équipe projet depuis le départ ayant en charge
de passer le relais. Et les bénéfices ne se sont pas fait attendre. « L’arrivée
de l’ERP a eu un impact sur l’organisation même des services financiers, car il
nous a permis de supprimer des tâches à faible valeur ajoutée, et de dégager du
temps pour des activités plus stratégiques. »
Ce n’est pas tout. La finesse de gestion
des projets permise par Microsoft Dynamics NAV procure une bien meilleure visibilité
sur la rentabilité. « Avant, nous avions de la visibilité sur chacun des 15 départements
de TNS Sofres, soit par blocs de 7 à 8 millions d’euros de chiffre d’affaires. Aujourd’hui
nous sommes à même d’avoir des données très précises par étude en intégrant les
factures de nos prestataires et les feuilles de temps de nos consultants internes.
Outre une vision précise du profit, cela nous a permis d’augmenter l’efficacité
de l’utilisation de nos ressources.
»
Enfin, en matière de reporting, c’est une
révolution qu’a connue TNS Sofres. Jusqu’alors les traitements étaient effectués
grâce à des développements spécifiques dans Microsoft Office Excel, avec pour conséquences
des délais trop importants et une lourdeur handicapante en matière d’évolution.
« L’arrivée de Microsoft Dynamics NAV nous a permis de mettre en place un datawarehouse
avec à la clé une très importante amélioration de la qualité et de la fiabilité
de nos états, tout en gagnant deux à trois jours par mois sur la génération des
rapports. De plus, nous sommes désormais 100 % compatibles avec les normes comptables
du groupe, ce qui n’était pas le cas auparavant.
» Et l’adaptabilité de la solution
est d’autant plus appréciée que les modifications demandées par le groupe ou inhérentes
à la réglementation sont régulières. « J’en suis aujourd’hui tout à fait convaincu
: l’amélioration sensible des performances de l’entreprise entre 2005 et 2006 est
en partie due à l’arrivée de Microsoft Dynamics NAV et notamment à la gestion des
temps que cet ERP nous a permis de mettre en place.
»