Contentia :
Avec les solutions Sage 1000, Contentia gagne en productivité et améliore la qualité
de son reporting
Déjà équipée de la Comptabilité 500 de Sage, Contentia a choisi de migrer vers les
solutions Sage 1000 Gestion Comptable et Financière et Sage 1000 Immobilisations.
Objectifs : être à même d'effectuer des clôtures comptables mensuelles
et obtenir un reporting plus poussé.
Un projet mené en 15 jours en collaboration
avec la société Absys Cyborg.
À la clé : des gains de temps appréciables, une meilleure visibilité
sur les prévisions et un reporting plus fin et personnalisé.
Spécialiste du recouvrement, Contentia compte aujourd’hui 200 clients
de tous secteurs et de toutes tailles. « Nous traitons les problématiques
de recouvrement de la même façon pour l'ensemble de nos partenaires moyens et grands
comptes, en BtoC et en BtoB », explique Fabien Barth, responsable
comptable de Contentia. Équipée de la Comptabilité 500 de Sage, la PME en pleine
croissance avait besoin d’une solution plus adaptée à ses nouveaux besoins.
« Nous réalisions une clôture mensuelle, mais celle-ci n’était
disponible qu’au 15 du mois suivant, ce qui ne nous donnait pas le temps de mettre
en place les actions adéquates. Le comité de direction était très sensible à cette
nécessité de clôture comptable mensuelle », précise Fabien Barth.
L’année dernière, compte tenu d'une demande de la part du groupe d'effectuer un
reporting à j+2, la comptabilité et le contrôle de gestion entament une réflexion
sur les besoins de la société. Très tôt dans le projet, le responsable comptable
implique son prestataire informatique Absys Cyborg. À l’issue de cette première phase de
réflexion, Contentia choisit de migrer vers la solution Sage 1000 Gestion Comptable
et Financière. « Absys Cyborg était déjà l’intégrateur de la
Comptabilité 500 et nous avions de très bonnes relations avec notre interlocuteur
qui connaît bien notre système et nos problématiques »,
précise Fabien Barth.
Une intégration rapide
La volonté de la comptabilité et du contrôle de gestion était d’obtenir un niveau
d’autonomie élevé avec la nouvelle solution. Absys Cyborg a opéré un transfert de compétences
et le paramétrage a été effectué en trois jours par Contentia.
Après la phase de paramétrage, la base de données propriétaire a été migrée vers
SQL Server.
« Cette migration s’est déroulée sans heurts. En cas de problème,
nous pouvions toujours utiliser Sage Comptabilité 500 », indique Fabien
Barth. Les utilisateurs ont ensuite bénéficié d’une formation de deux jours.
Gain de temps : 13 jours par mois
Aujourd’hui, les objectifs en matière de clôture sont atteints et les états
sont disponibles dès le 2e jour ouvré du mois. « La
saisie de base des écritures est automatisée, ce qui nous a permis d'obtenir une
meilleure qualité des éléments saisis. Nous gagnons ainsi 13 jours par mois grâce
à Sage 1000 Gestion Comptable et Financière », se félicite
Fabien Barth.
Mais ce n’est
pas tout. Au niveau du contrôle de gestion, Sage 1000 Gestion Comptable
et Financière permet un suivi des données analytiques. « Désormais, le contrôle de gestion peut exploiter les données sans
problème ou passer ses propres écritures sans ‘polluer’ la comptabilité. Comme c’est
le même outil, nous bénéficions d’un lien continu entre comptabilité et contrôle
de gestion, précise Fabien Barth. Aujourd’hui, la traçabilité des données comptables
est totale grâce à une imputation analytique précise. »
Autre nouveauté : la répartition automatique de la charge. «
Avant, nous utilisions Excel pour répartir la charge dans le cadre de nos clôtures
mensuelles. Le volume d’écritures à passer était énorme et la saisie manuelle était
source de beaucoup d’erreurs. Aujourd’hui, les écritures de répartitions mensuelles
se font automatiquement et nous sommes sûrs d’être précis. Grâce à Sage 1000 Gestion
Comptable et Financière, nous gagnons beaucoup de temps », explique Fabien
Barth.
Par ailleurs, les rapprochements bancaires sont désormais intégrés
dans le même produit et en termes de reporting, Sage 1000 Gestion Comptable et Financière
offre de nouvelles possibilités : « Nous obtenons en quelques
clics tous les états dont nous avons besoin, ce qui nous permet de fournir un état
des lieux précis. Le produit est
de surcroît assez malléable, nous pouvons donc
personnaliser nos requêtes et obtenir des présentations différentes selon les besoins
de chacun », précise Fabien Barth.
Ainsi, grâce à ses fonctionnalités de reporting et à l'automatisation de certaines
fonctions, Sage 1000 Gestion Comptable et Financière répond totalement aux attentes
de Contentia et permet aux utilisateurs de réaliser des gains qualitatifs conséquents.
Visibilité accrue
Ce projet a également été l’occasion pour Contentia de s’équiper de Sage 1000
Immobilisations. Les immobilisations étaient jusqu’alors gérées dans
Excel, mais cette solution « bureautique» n’était plus adaptée pour gérer l'impact
des normes IAS-IFRS. D’autant que Contentia présente au groupe et aux actionnaires
des prévisions sur quatre ans. « Sage 1000 Immobilisations peut
gérer les biens en fictif. Ainsi, nous pouvons connaître leur impact pour les 3
ou 4 années à venir en tenant compte des biens réels. Cela, nous a permis de fiabiliser
nos prévisions. Ceci est très important pour Contentia car nous effectuons des investissements
conséquents au niveau technique et informatique notamment », indique
Fabien Barth.
Forte de la réussite de cette migration et des bénéfices obtenus, la PME ne compte
pas s’arrêter là. D’une part, Fabien Barth est en contact régulier avec Absys Cyborg
pour
faire évoluer le produit, et notamment paramétrer de nouvelles analyses. D’autre
part, Contentia mise sur l’ouverture de sa nouvelle base de données : « Nous avons migré vers une base SQL Server dans un premier temps
pour stabiliser le système. Mais à terme, nous envisageons d’interfacer nos applications
stratégiques, telles que le décisionnel, avec l’outil de comptabilité
», précise Fabien Barth.