CORDVER – Groupe Record
Avec Dynamics NAV, Record Portes Automatiques gagne une gestion sur mesure de ses 75 000 portes automatiques installées en France
Spécialisée dans la pose et l’entretien de portes automatiques, l’entreprise Record Portes Automatiques France a réuni la gestion commerciale et technique de ses installations dans un seul système d’information fondé sur Microsoft Dynamics NAV. La société améliore ainsi son service client, sa productivité et sa rentabilité.
Des modèles de porte automatique,
Record en construit et en entretient une quinzaine. Chaque installation comprend des pièces et des mécanismes spécifiques, qu’il faut soigneusement répertorier en vue des opérations ultérieures de maintenance ou de réparation. Lorsque cette nécessité est démultipliée par 75 000 installations sous contrat à travers la France, on comprend la nécessité d’une gestion rigoureuse. « Notre chiffre d’affaires se répartit à égalité entre la pose de nouvelles installations et la maintenance des anciennes », explique Antoine Bourquin, contrôleur de gestion de Cordver, la holding française du groupe. La stratégie de l’entreprise
consiste à accroître son activité de maintenance, car cela fidélise la clientèle
tout en améliorant
les revenus et la marge.
Dans cette optique, l’enjeu consistait à intégrer finement l’ensemble
des processus commerciaux et techniques
afin de pouvoir suivre dans le temps les contrats, de connaître précisément les données techniques et financières liées à la pose ou à l’entretien des équipements, ainsi que le chiffre d’affaires généré par client et par technicien. Pour cela, Record avait posé une première brique dès l’an 2000, avec le progiciel Microsoft Dynamics NAV qui lui facilite
la gestion des achats, des ventes, des rapports de gestion, des stocks et inventaires,
des tarifs, de la comptabilité.
Il n’existait cependant pas de lien direct entre ces modules de gestion et l’activité de maintenance.
Record devait sans cesse passer par une interface d’import des informations, source d’erreurs et de temps perdu. Mi-2008, aidé par la société informatique Absys
Cyborg, déjà intervenue en 2006 pour l’évolution
vers la version 4 de Microsoft Dynamics
NAV, Record décide de mettre en oeuvre Microsoft Dynamics CRM Service afin d’intégrer
la maintenance, le suivi des contrats et la facturation des dépannages directement
dans Dynamics NAV.
Des fonctions métier définies sur mesure
Absys Cyborg mobilise alors un consultant
chef de projet et trois ingénieurs développeurs. Dans un laps de temps équivalent à deux cents journées
d’analyse et de développement, le prestataire personnalise les programmes de
Microsoft Dynamics CRM Service. Sont ainsi générées automatiquement les offres commerciales
publipostées à partir des données de Dynamics NAV, et Dynamics CRM Service révise, en cours de contrat, les prix selon des formules types qui tiennent compte des négociations commerciales et de différents
indices publiés par l’INSEE. « Nous avons également conçu un nouveau modèle de calcul des dates de visite d’entretien,
en fonction d’une estimation théorique et de la date réelle du dernier passage du technicien », précise Emmanuel Sabbagh, consultant chef de projet chez Absys Cyborg.
La sectorisation du parc de portes fait aussi partie des plus apportés par CRM Service, avec l’affectation des portes par secteurs géographiques et par techniciens. Le prestataire
a également développé une interface entre le logiciel de devis pour les portes neuves, Dynamics NAV, Dynamics CRM Service
et la base de données Microsoft SQL Server.
Pour la gestion analytique, des requêtes sur mesure ont été construites à partir de Microsoft Reporting Services. Une quinzaine de managers de la direction générale
et des directions
régionales disposent ainsi de tableaux de bord offrant une vision fine sur l’activité.
Un pilotage en temps réel
« Depuis 2009, avec l’ensemble formé par Dynamics NAV, CRM Service et Reporting Services, nous connaissons nos coûts et notre rentabilité en temps réel, porte par porte, client par client, là où auparavant nous perdions du temps à lier les informations issues de différents outils
», se réjouit Antoine Bourquin. De plus, de nouveaux indicateurs ont pu être créés grâce à Microsoft Dynamics CRM Service :
évolution des prix de vente par contrat, taux de progression, fréquence d’intervention des techniciens et chiffre d’affaires réalisé. Ces données produites par le contrôle de gestion servent ensuite au comité de direction, aux responsables maintenance, aux directeurs régionaux et d’agence, soit une cinquantaine de personnes au total qui disposent d’informations
actualisées et pertinentes.
Sur le plan technique, un seul informaticien chez Record suffit à superviser le travail de maintenance, de développement et de mises à jour fourni par Absys Cyborg sur l’ensemble des modules de Microsoft Dynamics NAV et CRM Service.
Début 2010, face à l’accroissement du nombre d’utilisateurs et de la quantité de données manipulées
dans le cadre de ce nouveau
système d’information, Record Portes Automatiques a choisi d’associer le nouveau moteur
de Dynamics NAV à la version 64 bits de Microsoft
SQL Server 2008, réduisant ses temps de traitement par quatre. Et pour 2011, la société envisage d’équiper ses techniciens
d’assistants numériques sans-fil, afin de rendre son système d’information mobile et d’automatiser les opérations d’intervention
(enregistrement de la demande, analyse du problème sur place, réparation possible ou commande de pièces détachées, acquittement
de la mission).