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De Neuville
De Neuville savoure les gains de temps pendant ses pics d’activité
Le temps est une ressource essentielle pour un distributeur de chocolat comme De
Neuville qui, pendant les périodes clés que sont Pâques et Noël, doit d’autant plus
optimiser la circulation de ses informations commerciales, comptables et logistiques.
C’est pourquoi il devenait indispensable d’opter pour un système de gestion intégrée.
Le réveillon 2005 a donc été l’occasion de roder avec succès le déploiement de Microsoft
Navision.
Pour assurer la gestion optimale des commandes, le déploiement du nouveau système
d’information s’annonçait impératif et dans des délais courts.
Juste après Pâques 2005, la société décide donc de mettre en place la solution Microsoft
Navision. En juillet, soit trois mois après, le nouveau système
d’information était opérationnel. Il ne fallait surtout pas dépasser ce délai au
risque que les 15 utilisateurs du système ne disposent pas d’un temps suffisant
pour se préparer à la montée en charge de Noël.
La contrainte était d’autant plus forte pour Absys Cyborg, le partenaire
responsable de l’intégration, qu’il fallait assurer toute la reprise des éléments
comptables et commerciaux de l’ancien système avec une stabilisation de la base
de données alors que l’activité de l’entreprise commence à monter en
puissance dès le mois d’octobre. « Le déploiement s’est d’autant
mieux déroulé que le projet avait été très bien préparé en amont par De Neuville
et que l’implication des utilisateurs a été entière », souligne
Frédéric Baert, responsable d’agence chez Absys Cyborg.
Une vision globale et temps réel
Dorénavant, finie la lourde passerelle qui reliait les bases de données commerciales
et comptables. L’information circule désormais en temps réel de
la prise de commande à la facturation via Microsoft Navision et une base de données
unique Microsoft SQL Server.
Pour Hugues de Saint Léger, directeur administratif et financier (DAF) de De Neuville
et chef du projet Microsoft Navision, « l’intégration est un
moyen de gagner du temps. L’enjeu est critique pour nous dans la mesure où une course
contre la montre s’engage durant les pics d’activité de Pâques et de Noël.
»
Sur les 60 salariés de l’entreprise, 15 utilisent Microsoft Navision qui s’adapte
particulièrement bien aux exigences du négoce et de la distribution. La gestion
des réapprovisionnements en fonction des stocks et des dates
limites de consommation s’intègre également dans la nouvelle base de données. De ce fait, De Neuville a dorénavant une vision globale et temps réel de
toutes les données qui circulent dans son système d’information. Une dizaine d’utilisateurs
supplémentaires en poste dans les succursales de l’enseigne vont prochainement utiliser
Microsoft Navision et bénéficier ainsi de la qualité du reporting et des avantages
techniques que la solution présente.
Une traçabilité multi-niveaux
Les utilisateurs du dépôt principal de De Neuville travaillent à partir du module
logistique de Microsoft Navision, de même que les utilisateurs des
trois dépôts déportés chez les fournisseurs. « La capacité de
la solution à pouvoir assurer une gestion multi-dépôts constituait un autre besoin
clé de notre cahier des charges », avance Hugues de Saint Léger, un premier
gage de traçabilité.
Microsoft Navision a en outre contribué à modifier le
mode d’organisation de chacun
des dépôts : dorénavant, les dates limites de consommation sont intégrées dans le
système informatique avec une gestion par lots. « Il fallait
auparavant aller dans l’entrepôt pour vérifier les dates limites de consommation.
L’intégration de ces données dans Microsoft Navision permet une gestion plus fine
de nos approvisionnements », ajoute Hugues de Saint Léger. Courant
2006, les utilisateurs des dépôts ne saisiront plus les numéros de lots dans le
système mais gagneront encore plus de temps en scannant simplement les codes barres.
Du décisionnel à la portée de tous
Pour le DAF de De Neuville, « les utilisateurs se sont très bien
appropriés les fonctionnalités opérationnelles du nouveau système. La seconde étape
vise à pousser plus loin la formation sur le nouvel outil statistique qui s’y trouve
embarqué. » L’ensemble des utilisateurs va être en effet invité à analyser
les données en temps réel grâce au module statistique de Microsoft Navision.
Des analyses de premier niveau à portée de tous qui complètent le module Cognos qui
lui, s’adresse à des utilisateurs plus avertis sur des requêtes prédéterminées.
Cognos était déjà interfacé sur l’ancien système mais les traitements devaient s’effectuer
de nuit car le système d’information devenait inutilisable pendant ce temps là.
« Le traitement d’un cube ne prend désormais plus que cinq minutes
et cela ne nous empêche pas de travailler. L’analyse des données peut s’effectuer
quasiment en temps réel », s’enthousiasme Hugues de Saint Léger.
Les prises de commandes de De Neuville parviennent par courrier,
fax, Minitel et via le site Internet.
Ce dernier représente environ un tiers des prises de commande et affiche sans surprise
la plus forte montée en puissance. L’équipe d’Absys Cyborg s’attache aujourd’hui à
activer les fonctions e-commerce dans Microsoft Navision, notamment
avec le module de réapprovisionnement. Ce front-office sera en ligne début 2006
et autorisera alors des prises de commandes simultanées. De Neuville disposera alors
de son système d’information totalement intégré.
« Analyser les données comptables, commerciales et logistiques
en temps réel est essentiel lors des pics d’activité inhérents à notre métier.
» Hugues de Saint Léger, directeur administratif et financier de De Neuville et
chef du projet Microsoft Navision.
En bref
Filiale du groupe Soparind Bongrain, De Neuville est spécialisée
dans le commerce de chocolat de détail. L’entreprise compte 120 magasins
franchisés et une dizaine de succursales en propre.
Le groupe Soparind Bongrain est présent sur la totalité de la chaîne laitière, surtout
depuis le rachat en 1992 de la CLE (Compagnie laitière européenne). Dans le cadre
d’une organisation commune visant à assurer le partage de l’innovation et des meilleures
pratiques, l’ensemble des filiales du groupe bénéficie d’une grande indépendance.
Notamment lorsqu’il s’agit de prendre des décisions sur l’évolution de son système
d’information.
Site internet :
www.chocolat-deneuville.com
Mission : Exploiter et analyser une base de données unique entre
la logistique, le
commercial et la comptabilité.
Enjeu du projet : Assurer un déploiement en trois mois.
Bénéfices :
- Intégration totale.
- Amélioration des processus logistiques multi-sites et d’approvisionnement
- Traçabilité grâce à la gestion des lots et DLC.
- Système décisionnel accessible à tous les utilisateurs.
- Réactivité accrue des équipes.
- Intégration du site de commerce en ligne
Le partenaire
Absys Cyborg est née fin 2006 de l'union de deux experts de l'intégration
de solutions de gestion à destination des petites et moyennes entreprises : Absys (créée en 1993)
et Cyborg (créée en 1987).
Forte
de leur expérience respective, Absys Cyborg, filiale de Keyrus, groupe coté
en bourse, a su s’entourer de compétences à fort potentiel et mettre
à disposition de ses 5 500 clients une véritable valeur ajoutée en s’appuyant sur
une conduite de projet reconnue.
Absys Cyborg a choisi les éditeurs les plus reconnus du marché : Sage et Microsoft
Dynamics. Pour garantir la qualité de ses services, Absys Cyborg dispose
du plus haut niveau de certifications chez chacun de ses 2 partenaires éditeurs
: Microsoft Gold Certified Partner et Centre de Compétences Sage MGE Hotliner.
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