Groupama Epargne Salariale
Groupama Epargne Salariale change de dimension comptable avec Sage ERP X3
Pôle d'impulsion et d'expertise de l'épargne salariale, Groupama Epargne
Salariale est une filiale du groupe mutualiste Groupama, acteur majeur de
l'assurance, de la banque et des services financiers. Les besoins de
Groupama Epargne Salariale étaient multiples : centraliser l’ensemble des
données, optimiser les processus de traitement, bénéficier d’une gestion
clients performante, fiabiliser et sécuriser l'ensemble des flux financiers
internes et externes. Pour répondre à l’ensemble de ses besoins, la filiale de
Groupama a choisi Sage ERP X3 Standard Edition. Retour sur les phases
clés de ce projet avec Laurent L'Helguen, Responsable Comptable de
Groupama Epargne Salariale.
Centralisation, sécurisation et traçabilité des données
« À l'origine du projet de refonte de notre SI comptable, il y a la volonté
clairement affichée de centraliser l'ensemble des données au sein d'un seul
outil de gestion, rappelle Laurent L'Helguen. Dans notre configuration
précédente, le cloisonnement des différents logiciels (facturation clients,
règlements fournisseurs, comptabilité centrale, etc.) était source de
nombreux retraitements sous Microsoft Excel®, occasionnant une
duplication des temps de traitement et des risques potentiels d'erreurs de
saisie.
En optant pour une solution globale et intégrée de type ERP, nous voulions
en premier lieu optimiser nos processus de traitement (entre 150 et 200 000
écritures par an sous l'ancien système, en incluant le Back Office), fiabiliser
et sécuriser l'ensemble de nos flux financiers internes et externes
(notamment en matière de communication bancaire).
En parallèle, nous souhaitions pouvoir nous appuyer sur un vrai outil de
gestion clients, là encore dans l'optique de réduire les temps de traitement et
les risques d'erreurs de saisie liés au retraitement manuel.
Autre point primordial à nos yeux : la capacité d'interfacer la nouvelle
solution comptabilité-finances avec notre outil métier existant, afin de
prévenir tout risque de rupture du flux de données. Cette optimisation de la
conformité est une exigence émanant de l'ACP (Autorité de Contrôle
Prudentiel), l'organisme de supervision transversale du secteur financier :
nous avons l'obligation de garantir la traçabilité des événements, sans
rupture de la piste d'audit. »
Sage ERP X3 Standard Edition : des "plus" quantifiables
« Réponse efficace à nos attentes en termes de centralisation, de
sécurisation et de traçabilité des données comptables et financières, Sage
ERP X3 Standard Edition facilite aussi la liaison avec notre applicatif métier,
précise Laurent L'Helguen. En outre, à l'instar des solutions développées de
longue date par Sage, Sage ERP X3 Standard Edition offre un réel avantage
concurrentiel sur le plan de la gestion et du suivi de la clientèle, grâce à
l'automatisation des tâches (par exemple pour la relance client) Cet "ADN"
Sage a été un élément-clef de la décision. Autre facteur déterminant à
l'heure du choix : la relation de confiance tri-partite, entre nous-mêmes (le
donneur d'ordre), Sage (l'éditeur) et Absys Cyborg (l'intégrateur, dont j'avais
déjà eu précédemment l'occasion de mesurer l'expertise et la valeur ajoutée
en phase de déploiement).
Un intégrateur performant et une méthodologie adaptée pour un déploiement dans les temps
« Le projet a été lancé fin décembre 2009, avec un objectif d'achèvement au
1er juin 2010. Après la phase de diagnostic et de validation des pré-requis
(adéquation entre la solution et le plan comptable bancaire), nous avons
procédé à une reprise d'historique depuis la création de la société, soit
l'intégration des exercices de 2003 à mai 2010. Ce fut une étape lourde et
sensible (extraction des données de l'ancien système et mise aux normes
Sage) menée avec succès ; en témoigne la validation de conformité délivrée
mi-novembre dernier par les commissaires aux comptes. Il a fallu également
assurer l'implémentation de Sage ERP X3 Standard Edition au sein du SI
Groupe, avec lors de cette phase l'aide précieuse d'Absys Cyborg et de
Laurent Murat, notre Responsable MOA de Groupama Epargne Salariale.
Au final, le "pari" du 1er juin a été gagné, avec un démarrage opérationnel
dès le lendemain !
La méthodologie élaborée par Sage, avec en particulier le kit
méthodologique accompagnant le projet, et la formation en amont ont
largement contribué à la rapidité, à la sécurité du déploiement et à la facilité
d'appropriation de l'outil par les utilisateurs finaux. »
Des premiers bénéfices concrets
« Sept mois après la mise en oeuvre, les retours des utilisateurs sont très
positifs sur l'interface graphique, l'ergonomie ou encore la souplesse de la
solution ; une simplicité qui facilite l'exécution des tâches, que ce soit pour la
création de requêtes de consultation de comptes, la gestion et le suivi
individualisé des fournisseurs, les possibilités de paramétrage et
d'automatisation des processus... Ces gains de productivité sur les tâches
de saisie libèrent du temps pour l'analyse, avec à la clef une valorisation des
compétences métiers de chacun. Et en période de clôture, le suivi en temps
réel via les tableaux de bord personnels renforce l'efficacité du service
comptable et des contrôleurs de gestion.
Sur toutes nos attentes, nous avons trouvé avec Sage ERP X3 Standard
Edition ce que nous cherchions à la genèse du projet : un outil capable de
faire franchir confortablement un cap décisif à notre gestion comptable,
conclut Laurent L'Helguen. »