LAGADEC
Lagadec passe au SEPA en migrant de Sage 500 à Sage 1000 FRP
Implantée à Landerneau dans le Finistère, la société Lagadec est
présente dans trois domaines d’activité : les travaux publics et privés
type terrassement et canalisation ; le transport de déblais et matériaux
divers ; la production et la vente de granulat (cailloux de différentes
tailles) aux entreprises, aux particuliers et aux collectivités.
Pour sa gestion comptable et financière, cette entreprise familiale fait
depuis longtemps confiance à Sage. Début 2011, pour être en
conformité avec les directives européennes sur les protocoles
d’échanges bancaires, elle a mis en place Sage 1000 Banque Paiement
et Sage 1000 Trésorerie. Entretien avec Gérald Le Doaré, Contrôleur de
Gestion et Responsable des Systèmes d’Information.
De réelles avancées avec Sage 1000 Comptabilité
Jusqu’en 2006, la société Lagadec utilisait Sage 500 – Comptabilité,
Trésorerie, Banque Paiement et Paie. « Nous avons alors migré vers Sage
1000 Comptabilité, conservant dans un premier temps Sage 500 Trésorerie,
Banque Paiement et Paie, qui étaient de très bons produits nous donnant
toute satisfaction, explique Gérald Le Doaré. Ce nouvel outil comptable
proposait des avancées très significatives par rapport au précédent. Il est
doté d’une excellente architecture en termes de lettrage d’écriture et
bordereaux de règlement : la comptabilisation des bordereaux génère
automatiquement les écritures bancaires correspondantes et les comptes
sont mis à jour en temps réel. C’est sécurisant et cela nous permet d’être
très réactifs.
La facilité d’intégration avec d’autres applications est un autre atout de la
solution. Nous utilisons des solutions métiers pour la vente de matériaux et
le suivi des chantiers transport et travaux publics : les fonctions import et
export de Sage 1000 Comptabilité sont simples et souples. Je peux
intervenir moi-même sur l’interface.
Troisième point positif : l’analytique. Avec Sage 1000 Comptabilité, on peut
gérer plusieurs plans analytiques et croiser des informations sur différents
sites et métiers. On peut imputer une pièce comptable sur une carrière et/ou
une activité. On peut faire une gestion par chantier. Les fonctionnalités
analytiques de Sage 1000 Comptabilité nous aident clairement à mieux
piloter l’entreprise. »
Intégrer les normes SEPA avec Sage 1000 Trésorerie et Sage 1000 Banque Paiement
La mise en oeuvre des nouvelles directives européennes visant à
harmoniser les protocoles d’échanges bancaires marque le début d’un
deuxième projet informatique. « Avec nos solutions Sage 500 Trésorerie et
Banque Paiement, nous communiquions avec nos banques via Etebac 3.
Les normes SEPA devant être opérationnelles fin 2010, nous voulions être
prêts à temps pour ne pas avoir de problème le jour où les banques
débrancheront les tuyaux ! Nous avons demandé à Absys Cyborg de nous
faire un point sur la législation. Nous entretenons depuis de longues années
une excellente relation avec ce partenaire historique. Nous avons toujours le
même interlocuteur, basé à Rennes. Il connaît parfaitement l’entreprise et
nous lui faisons totalement confiance.
Nous avons rapidement compris que le passage aux nouvelles normes
imposerait une vraie refonte de notre système d’information : il nous faudrait
migrer vers une version plus récente de Sage 1000 Comptabilité et mettre
en place les solutions Sage 1000 Trésorerie et Sage 1000 Banque
Paiement.
Comme il s’agissait d’une intervention relativement importante, nous avons
consulté un deuxième prestataire Sage, ce qui nous a permis de constater
qu’Absys Cyborg était très bien placé. Comme par ailleurs, nous apprécions
le professionnalisme de ce partenaire, nous n’avons pas hésité bien
longtemps. »
Souplesse de la mise en oeuvre des solutions Sage grâce à la méthodologie d’Absys Cyborg
Le choix est arrêté à la fin de l’été 2010 et le projet démarre réellement en
octobre. « Nous avons procédé en deux étapes. Dans un premier temps,
nous avons migré Sage 1000 Comptabilité vers la version 6 et déployé Sage
1000 Banque Paiement. Sage 500 Trésorerie restait en place, interfacé au
nouveau système. Le protocole EBICS était opérationnel début décembre,
comme prévu. Nous avons pris le temps de mener les différentes
démarches et formalités auprès de nos trois banques. La fin de l’année
arrivant, nous avons tout stoppé pendant deux mois, pour faire
tranquillement la clôture de l’exercice. Puis nous avons repris le projet en
février, pour basculer Sage 500 Trésorerie vers Sage 1000 Trésorerie.»
La gestion financière de l’entreprise est donc à l’heure actuelle
complètement prise en charge par Sage 1000 FRP. Il en est de même pour
tout le suivi des flux entre la société et les banques. « Tout s’est passé
simplement. Les consultants d’Absys Cyborg ont été très efficaces. Leur
méthodologie bien éprouvée leur permet de s’adapter aisément au contexte
particulier de l’entreprise cliente. Le fait de pouvoir migrer en deux temps a
été un vrai plus pour nous. La conduite du changement s’en est trouvée
facilitée. »
Suivre les dépenses au jour le jour et maîtriser les coûts : un impératif
Grâce à Sage 1000 Comptabilité, Trésorerie et Banque Paiement,
l’entreprise Lagadec a pu intégrer dans les temps les nouveaux protocoles
de communication bancaire. Elle dispose aussi maintenant d’un véritable
outil de gestion et de pilotage, qui lui permet de maîtriser les coûts et de
suivre au jour le jour l’activité de l’entreprise.
« Avec Sage 1000 FRP, je récupère toutes les données comptables dont j’ai
besoin et je les exporte facilement sous Microsoft Excel®. Grâce aux axes
analytiques, je peux les imputer avec précision et j’ai ainsi une vision exacte
des comptes, au jour le jour. Chaque mois, je soumets à la direction des
tableaux de bord montrant le suivi de l’encaissement clients, l’évolution du
chiffre d’affaires, le résultat par chantier (toutes les dépenses sont imputées,
poste par poste). Nous analysons ces tableaux, en regardant les écarts
entre le prévu et le réalisé. Dès qu’il y a une question ou un doute, je peux
regarder dans Sage 1000 FRP et retracer tout l’historique. Nous avons alors
tous les éléments en main pour expliquer les écarts et agir en
conséquence. »
Le suivi des dépenses est particulièrement complexe dans une société
comme Lagadec qui exerce plusieurs métiers. « La comptabilité générale
nous permet d’avoir une vision globale des dépenses et des recettes. C’est
le point de vue du banquier, qui veut des chiffres macroscopiques, sans
forcément rentrer dans le détail des métiers. Mais nous avons absolument
besoin de savoir ce qui se passe au niveau micro-économique, chantier par
chantier, carrière par carrière. Il n’y a qu’en voyant les dépenses
quotidiennes (les salaires, les immobilisations, les charges et surtout, pour
ce qui nous concerne, les dépenses externes type achats et location de
matériel) que nous savons où nous en sommes. L’intelligence du
gestionnaire consiste alors le cas échéant à réagir et à corriger. Il m’importe
donc avant tout d’avoir un outil comptable et financier fiable, précis et
ergonomique. »