LE DELAS
Le Delas choisit Sage 1000 FRP pour maîtriser sa croissance
Installée à Rungis, la société Le Delas est spécialisée dans la
production et le négoce de produits alimentaires. Le Delas fournit à ses
clients (magasins spécialisés, restaurants, boucher, charcutier, etc.)
une gamme de produits très variés : de l'épicerie aux fruits et
légumes…
Avec un effectif de 120 salariés et un chiffre d'affaires de 57 millions
d'euros par an, la société Le Delas a créé des sociétés annexes pour
organiser et assurer un développement maîtrisé de son activité. En
2011, pour optimiser sa gestion financière et favoriser sa croissance, Le
Delas a fait le choix de Sage 1000 FRP avec Absys Cyborg.
Entretien avec Yassine Benjelloun, Responsable des systèmes
d'information.
Interfacer une nouvelle solution comptable avec la solution métier
déjà en place
« Depuis quelques années, explique Yassine Benjelloun, nous utilisons pour
toute la gestion opérationnelle des achats, des ventes et des stocks une
solution spécialisée dans le domaine agro-alimentaire. Cet outil n'intègre
aucune fonction comptable et nous devons donc lui adjoindre une solution de
gestion financière. Jusqu'en 2010, nous travaillions avec un logiciel
comptable qui ne fut pas maintenu par l'éditeur et qui ne répondait plus à nos
attentes d'un point de vue fonctionnel et ergonomique : l'interface graphique
était archaïque, le maniement peu intuitif et les fonctions pas toujours claires.
Nous trouvions parfois des déséquilibres dans les balances et il fallait
régulièrement faire intervenir le support téléphonique. Nous avons alors
décidé de trouver une nouvelle solution comptable, standard du marché,
conçue et développée par un éditeur professionnel et pérenne. »
Un impératif : gérer près de 2 millions de lignes d'écritures par an
L'éditeur Sage est rapidement évoqué. « Dans mon ancienne entreprise, je
travaillais avec une solution Sage. Par ailleurs, Sage est l'éditeur le mieux
placé dans le domaine comptable. J'ai donc pris contact et exposé mon
problème. Nous avions quelques pré-requis. La future solution financière doit
être à minima iso périmètre de la solution actuelle avec des possibilités
d'évolutions. Le deuxième critère fut la capacité à supporter des volumes de
données importants : nous proposons à nos clients plus de 10 000
références, préparons environ 1 000 commandes par jour, ce qui représente
près de 2 millions de lignes d'écritures par an. Enfin, nous voulions
absolument que l'interface avec notre logiciel métier fonctionne en temps
réel. »
Pour répondre à la problématique de la société Le Delas, Sage recommande
Sage 1000 FRP : Sage 1000 Comptabilité, couplé nativement aux solutions
Sage 1000 Etats Comptables et Fiscaux, Sage 1000 Banque Paiement, Sage
1000 Trésorerie et Sage 1000 Immobilisations. « Cette solution répond
exactement à nos exigences et nous apporte toutes les réponses
fonctionnelles attendues. Sage nous a mis en relation avec Absys Cyborg,
centre de compétences qui a pris en charge l'ensemble du projet depuis la
phase d'avant-vente jusqu'au déploiement complet du projet selon une
méthodologie validée réciproquement. »
Une mise en oeuvre efficace avec l'intégration de l'historique
Les phases d'analyses démarrent en mars 2010 et les premiers tests sont
réalisés en juillet 2010. « Nous avons profité de cette opportunité pour intégrer
dans l'outil comptable les filiales qui fonctionnaient auparavant de manière
autonome. Nous avons souhaité récupérer l'ensemble de l'historique 2010, ce qui
a été réalisé avec succès. Le 10 janvier 2011 à 4 heures du matin, nos caissières
ont commencé à travailler sur Sage, conformément aux délais prévus. Elles
avaient été formées auparavant par Absys Cyborg qui a su s'adapter à nos
contraintes horaires
matinales !
Nous avons personnalisé les écrans et créé des bordereaux de règlement pour
les chèques, les espèces et les cartes bancaires. Depuis, le travail de la
responsable caisse qui collecte chaque jour les bordereaux de ses collègues, est
très simplifié. »
L'interface avec l'outil métier qui était l'une des difficultés du dossier, fut
opérationnelle très rapidement. « Nous avons mis en place entre les deux
systèmes une table tampon qui assure la descente (ventes, achats, tiers) et la
remontée (soldes comptables pour la gestion des encours) des informations. »
Productivité, fiabilité et traçabilité
Une quinzaine de salariés utilisent quotidiennement Sage 1000 FRP : les
comptables, les caissières et une collaboratrice chargée des relances clients.
« Pour faire accepter le changement, nous avons travaillé bien en amont. Nous
avons impliqué les utilisateurs lors du paramétrage de leurs écrans.
Ils ont vite compris l'intérêt de ce nouveau produit qui leur facilite le quotidien.
Les caissières peuvent calculer instantanément les recettes encaissées en
fonction des moyens de paiement utilisés par les clients. Elles ont ainsi une vision
juste et immédiate de leur activité journalière. Elles font moins d'erreurs et s'il y a
un écart, on retrouve facilement son origine. »
D'une manière générale, les gains de temps apportés par Sage 1000 FRP à tous
les niveaux sont très appréciables. « Nous gagnons du temps en comptabilité,
pour les rapprochements bancaires en particulier. Les comptes sont toujours
équilibrés. Sage 1000 FRP est un outil clair, maniable, facile à utiliser, fiable et
capable de gérer d'importants volumes de données. On sait toujours où chercher
l'information. Le règlement des fournisseurs est aussi accéléré grâce à Sage
1000 Banque Paiement : comme nous faisons beaucoup d'achats, nous avons
toujours de nombreuses factures à régler en fin de mois. Egalement, les
déclarations de TVA sont plus rapidement traitées grâce aux nombreux
automatismes mis en place dans Sage 1000 FRP.
Enfin, grâce à Sage 1000 Etats Comptables et Fiscaux, nous élaborons nousmêmes
nos déclarations fiscales, ce que nous ne pouvions pas réaliser
auparavant. Les économies ainsi réalisées sont substantielles. »
Absys Cyborg : compétences et réactivité
Le partenariat avec Absys Cyborg a très bien fonctionné. « L'équipe projet qui a
pris en charge notre dossier était compétente, avec des experts dans un domaine
bien précis. Ils nous ont toujours apporté des réponses rapides et pertinentes. La
reprise des données de 2010 m'inquiétait beaucoup : elle a été parfaitement
gérée. J'ai pu faire moi-même la bascule dans le week-end, sans aucun
problème. Lorsque nous avons une question, le service de maintenance nous
rappelle dans le quart d'heure. »
La société Le Delas projette d'engager de nouveaux projets complémentaires :
« Nous allons mettre en place des croisements entre les données comptables et
les données commerciales afin de perfectionner nos reportings. Et nous allons
organiser la remontée des informations comptables vers notre outil de CRM.
Avec Sage 1000 FRP, les possibilités sont multiples ! »