Parfex
Parfex mise sur un ERP pour développer sa croissance
Offrir plus de rapidité et de souplesse que les grands : telle est l’ambition de la PME Parfex, qui conçoit et fabrique des fragrances. Pour y parvenir, l’entreprise a décidé de migrer son système d’information propriétaire vers Microsoft Dynamics NAV. Un progiciel complet et personnalisable, pour répondre exactement à ses spécificités métiers.
Créée en 1985 à Grasse, Parfex joue de la notoriété de la capitale mondiale des parfums ; elle conjugue l’art du pays grassois en créant et produisant des fragrances pour la parfumerie, les produits pour le corps, hygiène et cosmétique, ou bien encore pour la maison et l’industrie. “La chance de cette société repose sur le fait que beaucoup de grands groupes, leaders mondiaux dans ce domaine, se sont montrés réticents à traiter les petites commandes. Parfex s’est installée dans cette niche“, explique Thierry Blanc, directeur de la communication. Ce qui permet aujourd’hui à la PME de compter environ 400 clients de par le monde dont quelques références prestigieuses comme Clarins, LVMH, L’Occitane. En 2003, l’entreprise fait son introduction en Bourse. “Cette phase représente un tournant important dans la stratégie de l’entreprise. La bourse constitue un puissant levier pour accompagner notre développement, mais en retour, elle nous donne plus de responsabilités dans nos choix de gestion stratégiques“, indique Thierry Blanc.
Une solution standard capable de répondre à des enjeux stratégiques identifiés
Ainsi, pour accompagner sa croissance, la direction décide d’abandonner son système d’information propriétaire, pour s’orienter vers un nouveau progiciel. “Nous avons contacté Absys Cyborg avec qui nous étions en relation. Suite à une analyse fine de nos besoins, la SSII nous a préconisé l’ERP Microsoft Dynamics NAV qui nous a séduits sur deux critères : sa fiabilité éprouvée depuis plusieurs années et sa grande facilité d’installation. Complet, adaptable et de dimension internationale, Microsoft Dynamics NAV répondait parfaitement à notre ambition en termes d’accompagnement de notre croissance“, ajoute le directeur de la communication. Ambitieuse, la direction de Parfex développe effectivement une politique forte d’investissements notamment dans le cadre de l’ouverture de filiales à l’international. Parmi les projets, figure la création d’une unité de production sur la côte ouest des Etats-Unis pour compléter celle de Grasse et surtout mettre pied en Amérique. Parfex veut aussi se développer en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie à travers des actions commerciales adaptées. La PME entend donc déployer prochainement Dynamics NAV sur ses filiales étrangères, “un produit standard pouvant être localisé afin de répondre aux différents besoins de chaque site indépendamment de la complexité, de la spécialisation et de la situation géographique“. Les sites basés dans différents pays ont en effet besoin d’une solution de gestion conforme aux exigences locales en matière de lois, de réglementations et de marché (pratiques métiers pour la tenue des comptes, les rapports et les états financiers).
Un ERP adapté aux spécificités métiers
Autre enjeu pour Parfex : disposer d’une solution capable d’offrir un niveau de service client équivalent à celui proposé par les grands groupes du secteur. “Notre activité repose sur la vente de fragrances, marché dominé par de très grands groupes. Aussi, la qualité de nos réponses doit être comparable à celle de nos concurrents. Nous n’avons pas le droit à l’erreur : notre service client est le reflet de l’efficacité et de la pertinence de notre société !“, explique le directeur de la communication. Le challenge pour Parfex est donc de taille : établir une réponse adaptée aux requêtes de ses clients en moins de 10 jours, expédition des échantillons incluse. “Lors de l’élaboration d’un devis nous devons intégrer la création, la fabrication et l’envoi de la fragrance sous forme d’échantillon. Le tout doit évidemment intégrer les conditions commerciales, les prix, la livraison, etc.“ Un processus métier complexe et bien rôdé. Dans un premier temps, le commercial transmet la demande du client au service marketing qui, dans un second temps, traduit la demande au service parfumeurs pour développer la fragrance. Le laboratoire crée, enfin, la composition parfumante. Le service des affaires réglementaires intervient in fine afin de vérifier la conformité du produit pour chaque type d’application et fournir les documents réglementaires adaptés. L’ensemble de ces processus métiers a été paramétré dans Microsoft Dynamics NAV par les équipes Absys Cyborg via des “briques métiers“ développées et mises en place dans l’ERP.
“Aujourd’hui Parfex dispose d’une solution personnalisée lui permettant d’assurer un service client comparable à celui proposé par les grands groupes du secteur“, précise Marie-Laure Borsotto, responsable de l’agence Absys Cyborg de Sophia Antipolis. La solution métier intègre ainsi de nombreux modules - comptabilité, achats, logistique, ressources humaines - et 27 postes utilisateurs bénéficient de briques spécifiques.
En choisissant un progiciel intégré, la société dispose désormais d’une visibilité globale sur l’ensemble de son activité. Mieux encore, pour la direction, Microsoft Dynamics NAV est une excellente vitrine technologique à destination de ses clients. “Au-delà des bénéfices utilisateurs considérables, nos clients reconnaissent eux-mêmes les vertus de cette solution intégrée. Ils apprécient notre choix d’une solution moderne et ouverte permettant, à moyen terme, de suivre l’évolution de leurs projets et commandes. De plus, la prise en main est facile grâce à un espace de travail homogène conjuguant astucieusement fonctions de gestion et outils bureautiques.“ Les utilisateurs ont identifié immédiatement les atouts de Microsoft Dynamics NAV en termes de réponse à leurs exigences métiers : souplesse, accès centralisé des données, adaptation de l’outil aux processus métiers... “Nous gagnons beaucoup de temps dans les tâches administratives. Les utilisateurs peuvent rechercher l’information sans aucune difficulté car toutes les données sont centralisées“, conclut Thierry Blanc.