Sauflon Pharmaceuticals
Le groupe Sauflon Pharmaceuticals quintuple ses commandes en France avec Microsoft Dynamics NAV
En s’appuyant sur l’ERP Microsoft Dynamics NAV, ce fabricant
anglais de lentilles de contact et de produits d’entretien a
réussi son implantation en France. En moins de trois ans,
sa filiale hexagonale a multiplié ses ventes par cinq et gère
aujourd’hui plus de 25 000 lignes de commandes par mois.
Fondé en 1985 au Royaume-Uni, Sauflon
Pharmaceuticals est spécialisé dans la
fabrication et la commercialisation de
lentilles de contact et de produits d’entretien
pour les opticiens, optométristes, ophtalmologistes
et tous les professionnels de la vue.
Présent dans plus de 50 pays à travers le
monde, le groupe compte aujourd’hui près
de 900 collaborateurs.
Installé en Angleterre depuis plusieurs années,
Sauflon Pharmaceuticals décide en 2007
d’étendre sa couverture du marché hexagonal
en créant une filiale en région parisienne.
A l’époque, la structure ne compte qu’un
directeur commercial, mais elle a déjà en catalogue
un très grand nombre de références
produits et doit faire face à une croissance
extrêmement rapide de ses ventes.« La solution
de gestion choisie par la maison-mère
pour assurer la facturation et la comptabilité
de sa filiale s’avère dès le départ totalement
inadaptée, et ne sera finalement jamais
utilisée », explique Joice Furlan, Directrice
administrative et informatique.
44 000 articles et 1 500 clients à gérer au quotidien
Arrivée en janvier 2008, la DAI doit donc
trouver au plus vite un système d’information
adapté. « Nous avions besoin d’un outil
capable de gérer plus de 44 000 articles,
quelque 1 500 clients et des lignes de
commandes qui ne cessaient d’augmenter.
Il nous fallait aussi pouvoir facilement
communiquer avec le système d’information
global de la maison-mère, un ERP sur
AS/400 basé à Londres, vers lequel étaient redirigées toutes les commandes et les
livraisons», se souvient Joice Furlan.
Après avoir étudié les offres de cinq intégrateurs,
la filiale opte pour Microsoft Dynamics
NAV proposé par Absys Cyborg, spécialiste
de l’intégration de solutions de gestion.
« Dès le départ, cet intégrateur s’est montré
très réactif. C’était important car nous
devions finaliser très vite l’opération. Son
expertise dans le monde de la PME-PMI
nous a également beaucoup aidés pour formaliser
nos besoins et rédiger un cahier des
charges très complet ».
Le projet démarre sur les chapeaux de roue
en mars 2008, pour un déploiement prévu en mai. Mené dans le planning tendu d’une
entreprise en fort développement, il est exécuté
dans les temps. « En 40 jours à peine,
nous avons réussi à mettre en oeuvre toutes
les fonctions de base : prise de commandes,
facturation, gestion des fournisseurs, plan
comptable… Les interfaces avec la maisonmère
étaient opérationnelles et nous avons
même pu finaliser quelques développements
spécifiques, comme la facturation au
mois et non à la commande », confie Joice
Furlan.
La filiale peut alors abandonner ses fichiers
Excel pour gérer son activité. « Nous avions
enfin une base de données unique et des
outils fonctionnels performants et fiables
pour gérer et développer notre portefeuille
clients. Grâce aux codes visuels et fonctionnels
très proches de Microsoft Office,
la prise en main de l’outil a été très rapide.
Le système est, en outre, très ouvert, ce qui
simplifie son adaptation et sa personnalisation.
J’ai pu ainsi très facilement automatiser
certaines opérations sans avoir recours
à une aide extérieure. Ces raccourcis nous facilitent aujourd’hui énormément la tâche,
notamment dans les prises de commandes,
et il nous permettent de travailler plus rapidement
et plus efficacement ».
Après avoir ouvert un site de vente en
ligne, la filiale a automatisé l’intégration de
toutes ses commandes Web dans l’ERP. Et
elle utilise aujourd’hui l’EDI (échange électronique
de données) pour communiquer
directement avec certains grands donneurs
d’ordre. « L’ERP de Microsoft est suffisamment
flexible et fonctionnellement riche
pour s’adapter à l’évolution de nos besoins.
C’est important pour une PME en croissance
constante comme la nôtre. Grâce à
Microsoft Dynamics NAV, nous avons réussi
à multiplier par cinq la volumétrie de nos
commandes, tout en limitant nos coûts
de personnel », se félicite Joice Furlan. En
moins de trois ans, et avec quatre salariés
seulement, Sauflon Pharmaceuticals France
traite désormais plus de 25 000 lignes de
commandes par mois… ce qui lui permet de
se classer ainsi parmi les filiales les plus productives
et les plus rentables du groupe.