MCA
MCA augmente son développement grâce à Sage Ligne 100
Migrer d’une simple chaîne de facturation vers un ERP complet : tel est l’objectif que s’est fixée la société MCA en 2004. À la clé : réintégration de la comptabilité, meilleure gestion des stocks, reporting précis et gestion commerciale optimisée. Pour l’accompagner dans ce projet d’envergure, MCA a fait confiance à Absys Cyborg, qui a mis en place la solution Sage Ligne 100 en quelques mois.
Société de création et de vente d’accessoires de mobilité créée en 1997, MCA a trois
activités principales. Grossiste d’accessoires de téléphonie mobile, la société
a conclu des contrats de distribution avec les principaux constructeurs. De plus,
MCA conçoit et commercialise des housses pour les téléphones portables, les lecteurs
de MP3, les appareils photos, revend les logiciels du leader mondial pour la communication
entre les PC et les téléphones portables et développe des produits de convergence
technologique en matière de téléphonie sur IP notamment. Enfin, MCA commercialise
une plateforme de distribution de contenus à destination des téléphones portables
sous la forme d’une carte électronique.
Jusqu’en 2004, toute l’activité commerciale de la PME était gérée via une chaîne
de facturation développée par un prestataire sur Microsoft Access. Outre les limites
fonctionnelles que cette solution imposait, la nouvelle direction ne souhaitait
pas poursuivre avec un développement spécifique. « Nous ne voulions plus avoir
de dépendance technique, humaine et financière vis-à-vis d’un prestataire ‘unipersonnel’
», explique Philippe Lang, Directeur Général de MCA.
Par ailleurs, la gestion
des stocks se faisait manuellement ce qui impliquait de nombreuses erreurs et un
manque de visibilité handicapant. Enfin, la comptabilité, externalisée, entraînait
des charges importantes pour l’entreprise. « Nous avions les moyens humains de gérer
la comptabilité
en interne. Une occasion de baisser nos charges externes tout en
permettant l’amortissement de notre nouvel équipement dès la première année », ajoute Philippe Lang.
Un projet mené en mode partenariat
La décision est donc prise dès le printemps 2004 de mettre en place un ERP complet.
Avec des objectifs clairs en matière de fonctionnalités : Gestion Commerciale,
Gestion des Stocks, Gestion Comptable et Reporting.
La Ligne 100 de Sage est recommandée
à la direction par une connaissance et MCA décide de faire appel à la société Absys
Cyborg pour la mettre en place. « L’équipe de Absys Cyborg est venue nous faire
une démonstration qui nous a permis de ‘déblayer le terrain’. Puis nous avons organisé
une journée de questions/réponses pour affiner le projet », explique Philippe Lang.
En complément de la Ligne 100, la PME opte pour Business Objects
afin d’obtenir
des reporting « maison ». « Nous souhaitions obtenir pour chaque référence produit
une suggestion d’achat ou de réassort en fonction de critères tels que le stock,
les commandes clients, le délai de réapprovisionnement et la vitesse de vente sur
les quatre dernières semaines, tout en tenant compte d’indicateurs spécifiques à
notre métier », détaille Philippe Lang.
Mais ce n’est pas tout. MCA réalisant beaucoup d’expéditions, la PME avait un besoin fort de traçabilité des colis.
Ainsi, il était indispensable de développer un spécifique pour interfacer la gestion
des étiquettes apposées sur chaque carton avec la gestion commerciale. « Nous
avons
opté pour des douchettes Bluetooth, d’une part pour effectuer de manière simple
et rapide un contrôle sur tout le matériel qui sort des stocks, et d’autre part
pour gérer les commandes qui se font directement par nos clients dans notre show
room : ils constituent ainsi leur shopping list en passant la douchette sur les
produits présentés », indique Philippe Lang.
Afin d’organiser le projet au mieux, une « task force » est constituée chez MCA
qui prépare en amont les données de la base produits (7 000 références environ)
ainsi que la base clients (3 000 contacts environ) et la matrice de facturation.
« Nous avons préparé les fichiers en respectant le format demandé par Absys Cyborg
afin que la migration se fasse dans les meilleures conditions possible
», ajoute
Philippe Lang. Cette migration s’est faite sans perte de données et après un inventaire
physique afin d’avoir des données exactes de stock. Le spécifique a été développé
dans le même temps. Et la balance complète de l’ancien système vers le nouveau s’est
faite en un week-end, deux mois après la signature du contrat.
Un investissement vite rentabilisé
Aujourd’hui, quatre utilisateurs de la Comptabilité et dix utilisateurs de la Gestion
Commerciale ont accès à l’ERP grâce à une connexion Ethernet classique ou par Wi-Fi.
« Nous avons choisi de nous équiper de la technologie Wi-Fi afin de mener notre
croissance avec le maximum de souplesse. Nous pouvons en effet ajouter autant de
postes que nécessaire sans avoir à ajouter du câblage », explique Philippe Lang.
Autre originalité du projet : le parc informatique compte des ordinateurs Macintosh
qui se connectent eux aussi à la Ligne 100. « Il existe évidemment une version Mac
de la Ligne 100, mais celle-ci n’est disponible que sur une base propriétaire…Or
nous sommes équipés de SQL Server. Nous avons donc choisi de fonctionner par émulation
de session grâce à un outil fourni en standard par Microsoft. Les connections sont
certes un peu plus lentes mais tout à fait acceptables », indique Philippe Lang.
Un VPN (Virtual Private Network) a été mis en place pour sécuriser les connexions
qui peuvent se faire depuis le domicile des utilisateurs ou l’étranger.
« Moins d’un an après la mise en place de notre ERP, notre investissement est déjà
rentabilisé », se félicite Philippe Lang. Et l’entreprise a gagné en fiabilité et en visibilité de l’information. Les stocks, l’historique des ventes ou encore les
données sur la vitesse de vente sont désormais accessibles en ligne. « Les bénéfices
pour MCA sont immenses, ajoute Philippe Lang. Une partie de notre développement
est directement liée à notre nouveau système, et notre image auprès de nos clients
ne fait que s’améliorer. »