Saresco Afrique
Saresco Afrique affine sa politique d’achat en optimisant son système d’information
Les ventes quotidiennes des boutiques hors taxe ou “duty-free” implantées en Afrique
remontent automatiquement chaque jour à la centrale d’achat parisienne qui affine
ses analyses statistiques pour commander au plus juste chez les fournisseurs de
parfums, de tabac, d’alcool et de chocolats.
Quand le catalogue d’un fournisseur se compose d’une centaine de références, mieux
vaut y voir clair dans les produits qui se vendent le mieux pour affiner les commandes.
Les parfumeurs qui comptent au rang des principaux fournisseurs de Saresco Afrique,
une centrale
d’achat spécialisée sur le marché du “duty free” en Afrique, ne manquent pas de
proposer des catalogues très diversifiés. Avec pas moins de 5 000 références
proposées dans ses neuf boutiques hors taxe implantées dans les aéroports et ports
du Bénin, du Sénégal, du Togo, du Congo et du Tchad, Saresco Afrique entendait améliorer
l’analyse de ses ventes et automatiser tout son back office.
Investir sur l’informatique plutôt que recruter
Avec une équipe réduite de cinq personnes à Paris, Saresco Afrique gère les achats
pour le compte de ses boutiques, assure
la livraison, la gestion des stocks
ainsi que la comptabilité. En pleine croissance, la société ne tenait pas à se lancer
dans une politique de recrutement mais a préféré en revanche investir sur l’informatique.
Il manquait cependant à la structure un système informatique centralisé capable
de consolider et d’analyser les achats et d’intégrer la comptabilité et la gestion
commerciale. De là, la volonté d’en finir avec les feuilles de calculs et les doubles
saisies. « Nous voulions une intégration totale entre nos systèmes
d’encaissement et de stock et notre gestion commerciale », explique Mouloud
Chermak, le responsable informatique de Saresco Afrique. D’où la réflexion autour
de la mise en place d’un ERP.
De l’importance d’un interlocuteur informatique
Début 2004, Saresco Afrique équipe ses boutiques de la solution d’encaissement et
de gestion de stock PI Electronique. Une caisse enregistreuse informatisée spécialement
adaptée aux spécificités des ventes en “duty-free” avec notamment l’enregistrement
automatique des informations portées sur les cartes d’embarquement.
Après avoir stabilisé et adapté à ses spécificités la solution PI Electronique,
Saresco Afrique se met en quête d’une solution globale pour son back office; solution
qui doit reposer sur une base Microsoft SQL Server à l’instar de
la solution d’encaissement informatisée.
Pour la mise en place de cette solution, Saresco Afrique a choisi l’intégrateur
Absys Cyborg pour sa démarche structurée et ses diagnostics offrant un
engagement mutuel sur le projet. Grâce à la réactivité d’Absys Cyborg et après seulement
trois mois de chantiers (30 jours / hommes), dès septembre 2005, Saresco Afrique
gère sa politique d’achat, sa gestion du stock, sa gestion financière à partir de
Microsoft Dynamics NAV, qui se trouve interfacé avec le logiciel
d’encaissement et de gestion du stock PI Electronique.
« C’est plutôt rare de trouver un interlocuteur informatique
dans une très petite entreprise. C’est un atout considérable pour conduire un projet
dans des délais aussi serrés », souligne Stéphane Laishing, ingénieur
commercial chez Absys Cyborg, qui a développé une interface entre le logiciel de caisse
et Microsoft Dynamics NAV, en imputant sur le projet un consultant et un développeur.
De même, Absys Cyborg a assuré la récupération des données comptables et le développement de l’interface automatique avec le logiciel de caisse PI Electronique.
Vers des bons de commandes dématérialisés
Les interfaces entre les bases de données de PI Electronique et celle de l'ERP permettent
un transfert automatique bidirectionnel de toutes les informations
relatives aux fournisseurs,
clients, articles, etc. Il autorise à suivre toutes
les livraisons, ce qui offre une meilleure visibilité. Saresco Afrique propose aussi
de dématérialiser les bons de commandes avec ses fournisseurs. Deux de ses fournisseurs
se sont déjà prêtés à cela. « Les gains de temps sont
énormes sur les parfums qui peuvent représenter jusqu’à 500 lignes de commandes.
Nous comptons inciter tous nos fournisseurs à jouer le jeu du bon de commande dématérialisé
», déclare Mouloud Chermak.
Un meilleur service aux clients
Le déploiement de l’ERP Microsoft Dynamics NAV a favorisé une remise à plat
des rôles des cinq salariés. « Nous avons compartimenté
les fonctions et le rôle de chacun. Des tâches clés ont été identifiées en fonction
des profils utilisateurs. Pour autant, chacun peut accéder à n’importe quelle information
», explique le responsable informatique.
Cet accès facilité à l’information améliore la réactivité des réponses
susceptibles d’êtres apportées tant à l’égard des fournisseurs que des boutiques.
Pour Vanessa Potiron, assistante logistique, « le gain de temps
est énorme. Cela me permet d’effectuer plus de merchandising et un meilleur suivi
des commandes. » Mais le service se trouve aussi amélioré par l’application
d’analyse des achats, des ventes, des marges, développée à partir du module Analysis
Services embarqué sur Microsoft SQL Server 2000.
Grâce à sa compétence informatique interne, Saresco Afrique a développé, en moins
de trois mois des cubes OLAP permettant de décortiquer les données et auxquels tous
les utilisateurs ont accès. « Je découvre progressivement la
puissance d’analyse des états. Cela apporte une vision globale », témoigne
l'assitante logistique. Le module statistique procure aux fournisseurs un reporting
hebdomadaire qui participe à la consolidation des relations commerciales.
Des perspectives de croissance
Grâce à l'ERP, Saresco Afrique a absorbé la croissance de son chiffre d’affaires
de 30 % en conservant un effectif constant. Et Mouloud Chermak
de déclarer avec confiance, « nous pouvons encore augmenter notre
volume d’affaires sans nécessairement recruter. La solution d’un ERP ouvert peut
sembler disproportionnée mais cela présente l’avantage de nous donner une confortable
marge de progression et d’évolution. »