RFE et notes de frais : pourquoi vous devez choisir la PA Lucca dès maintenant ?

Facturation électronique et notes de frais : ce qui va réellement changer

À partir de 2026, toutes les entreprises devront recevoir leurs factures via une plateforme agréée. Concrètement, cela signifie que les factures ne transiteront plus par email ou papier, mais seront structurées, transmises via une plateforme et intégrées automatiquement dans vos outils. 

Et cela concerne aussi les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Un déjeuner client, une nuit d’hôtel ou un déplacement deviennent ainsi de véritables flux de facturation, soumis à des règles strictes.

Avec la réforme, certaines pratiques évoluent en profondeur :

• au-delà de 150 € HT, une facture électronique devient obligatoire pour récupérer la TVA
• une simple note ou un ticket ne suffira plus
• les factures devront être envoyées directement dans votre plateforme agréée

Sans cela, vous vous exposez à une perte de TVA, à des traitements manuels supplémentaires et à une multiplication des erreurs.

 

Pourquoi la gestion des notes de frais devient un enjeu stratégique ?

Avec la réforme de la facturation électronique, les notes de frais ne sont plus un simple sujet administratif. Elles deviennent un enjeu de conformité, de performance et de pilotage financier.

Chaque dépense doit désormais être correctement tracée, justifiée et intégrée dans vos systèmes, sous peine de :

• perdre de la TVA
• multiplier les traitements manuels
• augmenter les risques d’erreurs et de rejets

Une gestion approximative n’est plus viable. Structurer dès maintenant vos processus et vos outils devient essentiel pour sécuriser vos flux, fiabiliser vos données et gagner en efficacité.

Dans ce contexte, le choix de votre plateforme agréée devient déterminant.

 

Pourquoi utiliser la PA Lucca pour vos notes de frais ?

Si vous utilisez déjà Lucca Notes de frais, s’inscrire à la Plateforme Agréée Lucca s’impose pour rester conforme à la réforme.

Vous centralisez vos flux au même endroit, sans rupture de traitement :

• pas de double outil
• pas de ressaisie
• une meilleure visibilité

Lucca permet également d’automatiser le rapprochement des dépenses, avec à la clé un gain de temps et moins d’erreurs.

Côté collaborateurs, rien ne change : même interface, même usage.

Côté entreprise, vous sécurisez votre conformité avec des données fiables et des flux correctement orientés.

Il est possible d’utiliser plusieurs plateformes agréées (par exemple une pour les notes de frais et une autre pour les factures fournisseurs). Mais pour les notes de frais, Lucca reste le choix le plus cohérent si vous utilisez déjà l’outil, car elle permet de centraliser et simplifier votre gestion, tout en conservant de la flexibilité dans votre organisation.

 

Comment s’inscrire à la PA Lucca ?

L’inscription à une plateforme agréée peut prendre plusieurs semaines. Attendre, c’est prendre le risque de désorganiser vos processus, retarder le traitement des dépenses et mettre vos équipes en difficulté. Anticiper aujourd’hui, c’est sécuriser votre organisation demain.

Si vous êtes déjà client Lucca, l’inscription à la PA se fait simplement, directement depuis votre outil. Tous les administrateurs peuvent lancer la démarche (préinscription, déclaration ou inscription).

La mise en place se fait en quelques étapes :

1. Signature du mandat
2. Transmission des documents (KBIS, pièces d’identité, éventuelle délégation)
3. Vérification d’identité
4. Validation finale

Côté délais : 

• Préinscription immédiate et non engageante
• Inscription définitive sous quelques semaines (jusqu’à 8 semaines)

La PA Lucca est incluse dans votre abonnement, sans surcoût, avec un stockage illimité.

Si vous avez le moindre doute, nos experts peuvent vous accompagner pour déclarer votre PA Lucca en toute sérénité.

 

Comment les factures sont rattachées aux collaborateurs dans Lucca ?

Avec la facturation électronique, une question clé se pose : comment relier automatiquement une facture à la bonne note de frais et au bon collaborateur ?  Lucca prévoit plusieurs cas de figure.

Cas 1 – Paiement via une carte Lucca

Le paiement est directement associé à une carte rattachée à un collaborateur. La facture électronique contient les informations de la carte (ex : derniers chiffres). Le rattachement est automatique et immédiat, sans action supplémentaire.

Cas 2 – Présence d’un duplicata

Le fournisseur continue d’envoyer un duplicata (PDF ou papier), en plus de la facture électronique. Ce duplicata n’a pas de valeur comptable. Il sert uniquement à faciliter la déclaration. Le collaborateur prend le justificatif en photo et déclare sa dépense comme aujourd’hui. Lucca effectue ensuite un rapprochement automatique entre la dépense et la facture électronique (montant, date, déclarant).

Cas 3 – Aucun duplicata fourni

Dans ce cas, seule la facture électronique est transmise via la plateforme. Aucun élément ne permet d’identifier automatiquement le collaborateur. 

Résultat : pas de rapprochement automatique et de rattachement manuel nécessaire dans Lucca

 

Ce qu’il faut retenir

• La réforme de la facturation électronique impacte directement la gestion des notes de frais.
• À partir de certains montants, la facture électronique devient indispensable pour récupérer la TVA.
• Une gestion non adaptée entraîne rapidement erreurs, pertes de temps et risques financiers.
• Le choix de votre plateforme agréée est un levier clé pour sécuriser vos flux.
• Si vous utilisez déjà Lucca, la PA Lucca est la solution la plus simple pour rester conforme et automatiser vos traitements.

 

Vous n’êtes pas encore équipé pour gérer vos notes de frais ?

La réforme de la facturation électronique arrive, et vous ne disposez pas encore d’un outil adapté pour gérer vos notes de frais et rester conforme ? C’est le bon moment pour structurer vos processus.

En tant qu’intégrateur Lucca, Absys Cyborg vous accompagne de A à Z :

• Déploiement de Lucca Notes de frais adapté à votre organisation
• Mise en place de vos processus de gestion des dépenses
• Accompagnement à l’inscription à la Plateforme Agréée (PA) Lucca
• Paramétrage et formation de vos équipes

Objectif : vous permettre d’être conforme à la réforme tout en simplifiant durablement la gestion de vos notes de frais.

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