Cosmétique : êtes-vous vraiment capable de tracer vos produits en cas de contrôle ou de rappel ?

Une traçabilité des lots présente mais pas toujours exploitable

Sur le papier, la plupart des industriels sont équipés.

Les ERP utilisés dans le secteur cosmétique intègrent généralement des fonctionnalités de suivi des numéros de lots, couvrant les processus de fabrication, d’achat ou encore de sous-traitance.

Mais dans la réalité, tous les outils ne se valent pas.

La difficulté ne réside pas tant dans l’existence de la donnée que dans sa lisibilité et son accessibilité. Lorsqu’un audit ou un rappel produit survient, la question n’est plus “ai-je l’information ?” mais plutôt :

“Suis-je capable de la retrouver rapidement, de la comprendre et de l’exploiter ?”

 

Des données dispersées, difficilement consolidables

Sur le terrain, les équipes font leur travail et respectent les bonnes pratiques. Pourtant, certaines zones de fragilité persistent.

Il est souvent difficile de répondre rapidement à des questions pourtant essentielles :

• Un lot est-il conforme à un instant donné ?
• Quels contrôles ont été réalisés, à quelle date, et par qui ?
• Dans quelles productions ce lot a-t-il été utilisé ?
• Peut-on garantir qu’un lot non conforme n’a pas été consommé ?

Ces informations existent mais elles sont réparties entre plusieurs outils : ERP, QMS, fichiers Excel, voire dossiers papier.

De ce fait, leur consolidation devient complexe, lente et parfois incertaine.

 

Une problématique invisible… jusqu’au moment critique

Ce manque de centralisation n’est pas toujours perçu au quotidien.

Chaque service (qualité, production, achats) travaille dans son périmètre, avec ses outils, et dans le respect des processus. Mais l’absence de vision globale empêche une mise en commun rapide et fiable des données.

C’est précisément ce qui crée un décalage entre une conformité “théorique” et la capacité réelle à la démontrer en situation de crise.

 

Des risques bien réels pour les industriels

Dans le secteur cosmétique, les enjeux ne sont pas uniquement organisationnels.

Les produits étant appliqués directement sur la peau, toute non-conformité peut avoir des conséquences sanitaires. C’est pourquoi les fabricants sont soumis à des réglementations strictes, à l’échelle européenne comme internationale.

Une traçabilité insuffisante peut alors entraîner :

• Des rappels produits mal maîtrisés
• Des sanctions réglementaires
• Une perte de confiance des clients

Autant de risques qui dépassent largement le cadre opérationnel.

 

Reprendre le contrôle de la traçabilité avec Yaveon 365

Face à ces enjeux, la capacité à centraliser et structurer l’ensemble des données devient clé.

C’est précisément ce que permet un ERP métier comme Microsoft Dynamics 365 Business Central couplé à Yaveon 365, en offrant une traçabilité amont/aval complète et surtout exploitable.

Concrètement, le suivi des lots couvre l’ensemble du cycle de vie :

• Réception des matières premières
• Contrôles qualité via des ordres d’inspection
• Stockage et mouvements logistiques
• Consommation en production
• Fabrication des produits finis
• Préparation et expédition

Mais au-delà de la logistique, la solution intègre aussi toute la dimension événementielle : modification des fiches lot, changements de statut, gestion des dates d’expiration ou encore résultats de contrôle qualité.

 

Le statut des lots : un levier de sécurisation des flux

Un des éléments clés réside dans la gestion des statuts de lot. Cette information permet de définir des règles précises pour sécuriser les opérations.

Par exemple :

• Empêcher l’expédition d’un lot non conforme ou non contrôlé
• Bloquer la consommation d’un lot périmé en production
• Adapter les règles selon les exigences spécifiques d’un client

Ces règles sont paramétrables et visibles par l’ensemble des équipes.

Un commercial peut ainsi consulter en temps réel les stocks disponibles, avec les statuts associés, sans dépendre d’une validation externe.

 

Une qualité pilotée en temps réel

La digitalisation du contrôle qualité renforce encore cette maîtrise. Les ordres d’inspection sont déclenchés automatiquement (réception, production…) ou manuellement par les équipes qualité. Les contrôles sont réalisés directement dans le système, depuis un poste de travail ou en mobilité.

Les résultats impactent immédiatement le statut du lot, ce qui conditionne l’ensemble des flux en aval : expédition, consommation, mise à disposition.

L’ensemble des données est centralisé :

• Résultats des contrôles
• Caractéristiques mesurées
• Certificats d’analyse
• Gestion des contrôles externalisés

Autant d’informations accessibles en temps réel, sans rupture dans la chaîne.

 

De la conformité à la sérénité opérationnelle

Au-delà du respect des normes, cette structuration change profondément le quotidien des équipes.

Elles disposent :

• D’une information fiable et centralisée
• D’une meilleure coordination entre services
• D’une confiance accrue dans les processus

La traçabilité ne devient plus une contrainte, mais un socle de performance et de sécurisation.

Et demain, cette base de données structurée ouvre également la voie à de nouveaux usages, notamment autour de l’intelligence artificielle.