Paris Ouest passe d’Excel à un reporting plus efficace avec MyReport
Comment gagner du temps sur le reporting tout en fiabilisant ses données ? Paris Ouest s’appuie sur MyReport et l’accompagnement d’Absys Cyborg pour simplifier la création de ses tableaux de bord, suivre ses KPI plus facilement et accélérer la prise de décision.
Le projet en bref
- Entreprise : Paris Ouest
- Activités : construction, promotion immobilière, mobilier d’entreprise
- Effectif : 350 collaborateurs
- Solution : outil de Business Intelligence MyReport
- Enjeu : disposer de tableaux de bord fiables et facilement actualisables à partir des données de gestion
- Accompagnement : installation, intégration et formation par les équipes Absys Cyborg Paris
- Bénéfices : reporting simplifié, données plus fiables et prise de décision facilitée
Pourquoi Paris Ouest cherchait une alternative à Excel ?
Excel reste un outil incontournable dans de nombreuses directions financières. Mais lorsque les tableaux se multiplient et doivent être actualisés régulièrement, leur gestion peut rapidement devenir chronophage.
C’est le constat fait par Fabrice Monné, DAF de Paris Ouest.
Le groupe avait besoin d’une solution capable d’exploiter les données de son environnement de gestion pour les restituer sous forme de tableaux de bord clairs, avec les informations nécessaires au bon moment.
Aujourd’hui, tout le monde connaît Excel et beaucoup d’entre nous l’utilisent encore. Mais Excel, c’est lourd dans le quotidien. Utilisez MyReport et votre vie changera.
Au-delà du temps passé à construire les tableaux, une autre problématique se pose avec les fichiers Excel :
Comment s’assurer que l’on travaille toujours sur la bonne version et avec les bonnes données ?
Des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés
Avec MyReport, Paris Ouest construit des tableaux de bord directement à partir des données disponibles dans son système de gestion.
Le groupe suit aujourd’hui plusieurs indicateurs essentiels au pilotage de son activité, notamment :
- L’évolution du chiffre d’affaires
- L’évolution de la trésorerie
- Les encaissements clients
- Différents KPI nécessaires au suivi de l’activité
Une fois la structure du rapport définie, les données peuvent être actualisées sans avoir à reconstruire manuellement le tableau à chaque nouvelle analyse.
Des données plus fiables pour décider plus vite
Pour Fabrice Monné, l’un des avantages de MyReport réside dans la fiabilité des informations utilisées dans les tableaux de bord.
Avec un fichier Excel, il peut être difficile de savoir si l’on dispose de la toute dernière version ou si certaines données ont été modifiées ou supprimées.
Avec MyReport, les rapports s’appuient sur les données issues du système de gestion. Lorsque celles-ci sont actualisées, le tableau de bord peut à son tour être mis à jour.
Une fois que vous avez défini le canevas, vous appuyez sur un bouton, les informations tombent. Vous n’avez plus qu’à prendre la décision.
Cette simplicité d’actualisation permet aux équipes de disposer plus rapidement des informations dont elles ont besoin pour piloter leur activité.
Une anomalie comptable détectée grâce à MyReport
La puissance du reporting ne se mesure pas seulement au temps gagné. Elle peut également aider à faire ressortir plus rapidement une donnée inhabituelle.
Paris Ouest en a fait l’expérience dès la réalisation de ses premiers rapports.
En analysant un tableau de bord, les équipes identifient des montants particulièrement importants sur l’un des programmes suivis. Ces données attirent immédiatement leur attention.
L’analyse permet alors de mettre en évidence une anomalie comptable au niveau de l’analytique.
Après correction, le rapport est à nouveau généré et les données retrouvent leur cohérence.
Une mise en place transparente avec Absys Cyborg
Pour Paris Ouest, le déploiement de MyReport s’est fait avec peu d’intervention côté client.
Absys Cyborg connaît déjà l’environnement de gestion et les bases de données du groupe. Cette connaissance a permis aux équipes de prendre en charge l’installation et l’intégration de la solution.
Absys Cyborg, qui est notre intégrateur, connaissant très bien nos bases, a pu installer MyReport sans que nous ayons nous-mêmes à intervenir.
Une fois la solution en place, trois jours de formation ont permis à Fabrice Monné, à la directrice comptable et au responsable comptable de prendre en main MyReport.
Étendre MyReport au-delà de la direction financière
Aujourd’hui, MyReport est principalement utilisé par le service comptabilité, mais Paris Ouest voit déjà plus loin.
L’ambition est de permettre à d’autres services du groupe de bénéficier à leur tour de tableaux de bord adaptés à leurs besoins.
Parmi les usages envisagés :
Les ressources humaines
Pour produire certains rapports mensuels destinés aux comités de direction.
Les équipes en charge des chantiers
Pour comparer les coûts et suivre leur évolution.
Les achats
Pour disposer d’indicateurs utiles au pilotage
La direction
Pour accéder régulièrement aux rapports nécessaires
MyReport devient ainsi progressivement plus qu’un outil destiné à la comptabilité : il peut constituer un support de pilotage pour plusieurs métiers du groupe.
Simplicité d’utilisation, tableaux de bord enrichis et prise de décision rapide
Pour Fabrice Monné, trois éléments résument particulièrement bien l’apport de la solution :
Simplicité d’utilisation. Tableaux de bord enrichis. Prise de décision rapide.
Une approche qui permet à Paris Ouest de réduire le temps consacré à la préparation du reporting et de se concentrer davantage sur ce qui compte : comprendre les données et décider.