Archivage des factures électroniques : comment ça se passe ?

Archivage des factures électroniques : définition

L'archivage des factures électroniques consiste à stocker de manière sécurisée et organisée les factures émises et reçues sous forme électronique.

Contrairement à l'archivage papier, cette méthode élimine le besoin de documents physiques, ce qui permet d'économiser de l'espace de stockage et de simplifier la recherche et la gestion des factures. Les factures électroniques sont généralement conservées dans des formats numériques tels que le PDF, le XML ou le format EDI.

Le cadre légal de l’archivage électronique 

L'archivage des factures électroniques est régi par des normes et réglementations spécifiques. Au sein de l'Union Européenne, le règlement eIDAS (identification électronique et services de confiance pour les transactions électroniques) établit un cadre juridique pour les factures électroniques signées numériquement, garantissant leur authenticité et leur intégrité.

La valeur probante de la facture électronique

La valeur probante d'une facture électronique est le pilier central de son acceptation par l'administration fiscale. Pour qu'une facture électronique soit valable, elle doit être conservée dans un format qui garantit son intégrité et son authenticité. Cela signifie que la facture électronique doit être immuable, non altérée depuis sa création, et qu'elle doit permettre d'identifier clairement l'émetteur de la facture et le destinataire.

La signature électronique et le certificat de conformité

L'utilisation d'une signature électronique sécurisée est un élément clé pour garantir la validité juridique de la facture électronique. La signature électronique doit être émise par un tiers de confiance et doit être apposée au moment de l'émission de la facture. Elle permet d'authentifier l'auteur de la facture et de s'assurer de l'intégrité du document.

En France, le certificat de conformité est également un élément important pour les factures électroniques. Ce certificat atteste que la facture répond aux exigences légales en matière de format et de signature électronique. Il est émis par un organisme accrédité et doit être conservé avec la facture pour prouver sa conformité en cas de contrôle fiscal.

La durée de conservation des factures électroniques

En France, la durée légale de conservation des factures électroniques est de 10 ans à compter de la date d'émission de la facture. Cette période de conservation est identique à celle des factures papier. Il est essentiel de conserver les factures électroniques dans un format accessible et lisible pendant toute la durée légale pour répondre aux éventuelles demandes de vérification de l'administration fiscale.

Les avantages de l’archivage numérique

L'archivage des factures électroniques offre de nombreux avantages aux entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité.

• Gain de temps et d'efficacité : L'archivage des factures électroniques permet aux entreprises de gagner un temps précieux dans la gestion administrative. La recherche et la consultation de document étant facilitée, les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : L’archivage électronique permet de réduire considérablement les coûts liés à la gestion, à l’affranchissement, à l’impression ou encore au stockage des factures.
• Réduction de l’impact environnemental : En optant pour l'archivage électronique, les entreprises réduisent leur empreinte carbone, notamment grâce à la réduction de leur consommation de papier.
• Partage des informations facilité : Les factures étant stockées dans un seul et même environnement, cela facilite l’accès et le partage des données.
• Sécurité renforcée : Les systèmes d'archivage électronique offrent des niveaux de sécurité élevés. Les données sensibles sont souvent cryptées et protégées, réduisant ainsi les risques de perte ou de vol de factures.

Mettre en place un système d’archivage électronique

La mise en place de l’archivage électronique est constituée de plusieurs étapes à suivre.  

Il faut commencer par effectuer un état des lieux de l’existant afin d’identifier les besoins en matière d'archivage des factures électroniques. Il est également nécessaire de déterminer les objectifs à atteindre. Cela vous permettra de mieux cerner les fonctionnalités requises pour votre futur système d'archivage.

Nombreux sont les logiciels d’archivage électronique disponible sur le marché, il est donc essentiel d’effectuer de la veille afin de trouver la solution idéale.

Les logiciels d’archivage tels que Sage FRP 1000 Dématérialisation dispose de module permettant d’archiver des documents au format PDF signés numériquement. L’accès aux factures est simplifié grâce à la version SaaS du logiciel donnant accès aux factures depuis un navigateur internet.

Il peut être judicieux de vous faire accompagner par un intégrateur dans le déploiement de votre solution d’archivage des factures électroniques afin que celui soit un succès.