Comment Mozzaik365 réinvente la Gestion Electronique Documentaire (GED) SharePoint ?

Les limites de la Gestion Electronique Documentaire (GED) sur SharePoint 

Des fonctionnalités natives aux capacités limitées

SharePoint est une solution hébergée par Microsoft 365 largement adoptée pour la gestion documentaire en entreprise. Il permet de stocker, organiser et partager des documents au sein d’un espace collaboratif sécurisé. Cependant, bien que performant, utiliser SharePoint GED présente certaines limites qui peuvent freiner l’efficacité des équipes. 

Par défaut, SharePoint propose des fonctionnalités de gestion documentaire qui peuvent s’avérer complexes à configurer et à exploiter pleinement. L'absence d'une bonne organisation des documents rend la recherche d'informations difficile. Et, le manque de personnalisation de l’interface, présente un réel défi pour les utilisateurs.  

Des problématiques courantes qui freinent la productivité

Plusieurs obstacles viennent impacter l’efficacité d’une GED sur SharePoint :

• Un classement des documents peu intuitif, nécessitant une organisation rigoureuse et une configuration avancée.
• Une recherche d’informations parfois laborieuse, due à une indexation perfectible et une surcharge documentaire.
• Une expérience utilisateur peu engageante, avec une interface standardisée qui ne favorise pas toujours l’adoption par les équipes dans leur flux de travail.
• Des besoins croissants en collaboration, qui exigent des outils plus interactifs et mieux intégrés aux usages quotidiens.

Face à ces défis, beaucoup d'entreprises veulent améliorer leur GED SharePoint. Elles cherchent des solutions pour mieux organiser et rendre les documents plus accessibles. C’est précisément ce que propose Mozzaik365.

Mozzaik365 : une solution innovante pour la Gestion Electronique Documentaire (GED) SharePoint

Une solution pensée pour améliorer l’expérience utilisateur

Mozzaik365 est une extension conçue pour enrichir l’environnement SharePoint en facilitant l’accès à l’information et en structurant les contenus de façon plus intelligente. Bien au-delà des simples bibliothèques de documents, la solution permet de créer des espaces personnalisés par métier, service, entité ou département, selon les besoins spécifiques de chaque organisation. 

Son principal atout ? Structurer la donnée pour la rendre immédiatement disponible et exploitable, sans que les utilisateurs aient à se poser la question de son emplacement ou de sa version. L’information est présentée de manière claire, contextuelle et intuitive, ce qui améliore fortement l’expérience utilisateur et l’adoption de la plateforme. 

Des fonctionnalités clés pour une gestion documentaire optimisée

Mozzaik365 apporte plusieurs améliorations majeures à SharePoint GED :

• Des espaces documentaires mieux organisés, avec des mises en page personnalisables selon les besoins des équipes.
• Une donnée structurée et contextualisée, pour que chaque collaborateur accède directement à l’information pertinente.
• Une recherche avancée plus efficace, grâce à des filtres dynamiques et une indexation enrichie.
• Des outils collaboratifs intégrés, comme la coédition en temps réel et un accès simplifié aux documents.
• Une ergonomie repensée, avec une interface modernisée qui fluidifie la navigation et favorise la consultation des contenus.

En s’intégrant nativement à SharePoint, Mozzaik365 permet aux entreprises de mettre en place leur gestion documentaire sans remettre en cause leur infrastructure existante.

Les bénéfices de Mozzaik365 pour la gestion documentaire

Une organisation plus claire et intuitive

La Digital Workplace Mozzaik365 permet de structurer les contenus de manière plus efficace en facilitant la catégorisation et l’accès aux différents types de documents. Grâce à ses fonctionnalités avancées, chaque collaborateur trouve facilement l’information dont il a besoin. Il ne perd plus de temps à naviguer dans des arborescences complexes.

Fini les hésitations sur l’endroit où un fichier a pu être rangé : grâce aux métadonnées natives de SharePoint et aux filtres intelligents de Mozzaik365, un même document peut être accessible depuis plusieurs chemins de recherche. Cette souplesse permet de réconcilier les logiques de classement propres à chaque service ou utilisateur, tout en assurant une cohérence globale dans la gestion documentaire. 

Une recherche d’informations optimisée

Avec un moteur de recherche amélioré, les utilisateurs peuvent retrouver un document en quelques secondes. Ceci est possible grâce à des filtres intelligents et une indexation avancée. Cette optimisation réduit considérablement le temps passé à chercher des fichiers et améliore la productivité des équipes.

Une collaboration simplifiée et plus efficace

Mozzaik365 favorise le travail en équipe en facilitant la coédition de documents, le partage sécurisé et le cycle de vie des documents. Les collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même fichier, échanger des commentaires et suivre l’évolution des modifications en temps réel.

Un accompagnement dans l’adoption des bonnes pratiques de gouvernance

Choisir Mozzaik365, en tant que brique complémentaire à SharePoint, s’inscrit dans une démarche globale d’optimisation des usages. Au-delà des fonctionnalités proposées, ses équipes accompagnent les organisations dans l’adoption des bonnes pratiques de gouvernance documentaire. Cet accompagnement permet d’assurer une utilisation cohérente, sécurisée et pérenne de la GED SharePoint, en alignement avec les objectifs métiers et les exigences de conformité.

Mozzaik365 apporte une réelle valeur ajoutée à la Gestion Electronique Documentaire (GED) SharePoint, en offrant une gestion documentaire plus intuitive, efficace et collaborative. Avec ses fonctionnalités avancées, il aide les entreprises à mieux organiser leurs documents. Il améliore aussi la recherche d'informations et facilite la collaboration entre les équipes. 

En intégrant Mozzaik365 à SharePoint, les entreprises disposent d’un outil performant, pour conserver et structurer la connaissance au sein de l'entreprise. Cela leur permet de répondre aux enjeux de gestion documentaire et de la transformation digitale, mais également de sauvegarder les savoirs des collaborateurs.