DSN avec Silae : comment faire ?
La déclaration sociale nominative ou DSN est un fichier produit à partir de la fiche de paie et transmis mensuellement par l’employeur aux administrations concernées. Cette transmission est une obligation légale (Décret n°2013-266 du 28 mars 2013 relatif à la déclaration sociale nominative) et le non-respect de cette obligation est sanctionné par le paiement de pénalités pouvant aller de quelques dizaines d’Euros jusqu’à des milliers d’Euros.
23 janvier 2025
Sa transmission, désormais dématérialisée, requiert un outil informatique performant. Nous vous proposons d’utiliser le logiciel Silae pour optimiser votre gestion de DSN.
Déclaration sociale nominative : de quoi s'agit-il ?
La Déclaration sociale nominative évolue dans le temps afin de s’adapter au contexte légal et économique.
La Déclaration sociale nominative (DSN), qu’est-ce que c’est ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration en ligne, mensuelle et générée à partir de la fiche de paie. Une DSN contient toutes les informations concernant chacun des salariés, ainsi que les éléments de calcul et de paiement des cotisations sociales. Elle doit être effectuée au plus tard le 15 du mois suivant la paie et tout retard peut engendrer le paiement de pénalités.
La DSN est une obligation pour toute entreprise employant du personnel salarié ou assimilé. Néanmoins, sont exemptées de cette DSN, les particuliers, les employeurs de la fonction publique ainsi que certaines entreprises (éloignées géographiquement comme celles situées dans les collectivités d’Outre-Mer, Monaco…).
Chaque établissement doit effectuer sa déclaration sociale nominative mensuelle même s'ils appartiennent à une même entreprise. L’obligation est rattachée au numéro de SIRET.
Le rôle de la DSN
Une DSN vous permet de vous acquitter de vos cotisations sociales et de transmettre les données sur vos salariés aux organismes sociaux tels que la Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), l’Urssaf… afin d’assurer leur protection sociale. La DSN se substitue aux diverses déclarations auparavant effectuées aux organismes. Il s’agit, à titre d’illustration, des formulaires de radiation à destination des organismes complémentaires, la déclaration unifiée de cotisations sociales à destination de l’URSSAF, la Déclaration annuelle de départs en retraite…
En matière de gestion de paie, les déclarations peuvent être, soit mensuelles, soit évènementielles. Elles sont mensuelles lorsqu’elles terminent le processus de paiement du salaire. En effet, cette DSN mensuelle est la photocopie du bulletin de paie.
Pourquoi utiliser Silae pour l'automatisation des DSN ?
Le logiciel Silae est capable d’assurer à la fois la simplification de la procédure de DSN et la nécessité de sécurité.
Présentation générale de Silae
Silae est une suite RH permettant à une entreprise d’améliorer sa gestion de paie et des ressources humaines en général. Elle est mise à disposition de chaque entreprise grâce au mode SaaS. Silae peut donc être utilisé pour transmettre cette DSN aux organismes susmentionnés.
En effet, avec l’évolution de la technologie, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est, depuis 2013, dématérialisée et sa transmission se fait directement à l’ensemble des organismes de protection sociale via le site www.net-entreprises.fr. L’objectif étant de mettre en place un dispositif centralisé de déclaration, la simplification de la transmission des données sociales des entreprises à l'administration est la règle.
Toutefois, il est important de concilier cette nécessité de simplification de procédure avec la nécessité de sécurité et de fiabilité afin que les déclarations soient conformes aux dernières réglementations. Silae peut garantir une amélioration de la gestion des DSN en assurant la transmission de DSN conformes aux exigences légales et réglementaires.
Les fonctionnalités de Silae concernant la DSN
Silae est composé de plusieurs modules qui permettent une gestion intégrée de la paie et des déclarations sociales. Silae a été conçu pour toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, grâce à son interface ergonomique et simple d’utilisation. Cette solution permet de générer automatiquement les DSN peu importe leur type (mensuelle ou événementielle).
Silae favorise en outre, une gestion de paie efficiente. En effet, la gestion administrative de paie ne nécessite plus de longs délais et de paperasse étant donné qu’elle est totalement dématérialisée. Les ressources peuvent être réallouées à d’autres activités.
Réduire les risques d'erreurs avec Silae
Silae simplifie considérablement la DSN. Avec la DSN et sa généralisation pour toutes les entreprises, la gestion de paie devient beaucoup plus simple. Désormais, le principe est le “dites-le nous UNE fois”. Ce principe signifie que les gestionnaires de paie ne saisissent qu’une seule fois les données et tout le reste est automatisé. Cela élimine des tâches manuelles et réduit considérablement les erreurs.
Grâce à la diminution de la charge de travail, le gestionnaire de paie a la possibilité d’effectuer des vérifications plus approfondies. La conformité légale garantie par Silae réduit également les risques de sanctions telles que les pénalités et les poursuites judiciaires. Corollairement, la réputation de l’entreprise se verra améliorée tant auprès de l’Administration qu’auprès des partenaires financiers. D’ailleurs, une bonne gestion de paie assure surtout la fidélisation des salariés.
DSN sécurisées grâce à Silae
Les mises à jour de Silae sont automatiques, assurant une meilleure expérience et surtout une sécurité accrue.
De plus, la DSN est directement envoyée aux organismes sans intermédiaires.
Silae respecte entièrement votre confidentialité dans le traitement de vos informations. La protection de la vie privée est assurée étant donné que le logiciel Silae est conforme aux dispositions de la RGPD.
Quelles sont les étapes pour produire les DSN sur Silae ?
Pour produire les DSN sur Silae, il existe plusieurs étapes à suivre. D’abord, il est nécessaire de saisir les informations servant de base au logiciel. Après, la DSN est générée et transmise aux autorités compétentes.
Saisie des informations salariées
1ʳᵉ étape : Paramétrage de Silae
Étant donné que la DSN est générée à partir des informations que vous avez saisies en tant que gestionnaire de paie, vous devez, en premier lieu, configurer le logiciel avec les informations spécifiques de votre entreprise et de vos salariés. Assurez-vous que toutes les données nécessaires soient correctes. Portez une attention particulière aux taux de cotisations sociales ainsi qu’aux conventions collectives applicables.
2ᵉ étape : modification de la DSN dans Silae
Le logiciel émet des alertes en cas d’erreurs, ce qui vous permet de corriger vos erreurs, notamment en matière de calcul. Il est ainsi possible de modifier les DSN déjà produites. Il faut remarquer que le contenu de la DSN dépend des informations saisies par le gestionnaire de paie dans le bulletin de paie. Il est ainsi nécessaire, en cas d’erreur dans la DSN, d’assurer que le paramétrage ou les informations saisies en amont sont corrects.
Génération de la DSN
Concrètement, en ce qui concerne les DSN, Silae génère plusieurs types de déclarations sur base des bulletins de salaire et des informations saisies par le responsable RH. Le logiciel base le contenu de la DSN sur les feuilles de temps et les contrats de travail ainsi que des autres documents RH.
Silae peut en effet produire :
- la DSN mensuelle pour chacun des salariés, même si en l’absence de rémunération ;
- la DSN événementielle ;
- la DSN des données hors paie.
Vous pouvez exporter les DSN générées par Silae en format PDF. Celles-ci peuvent même être visualisées directement sur le site par tableur Excel.
En outre, un état d’avancement vous permet de visualiser les tâches restantes à effectuer pour finir la DSN.
Après la génération de la DSN, Silae permet à chaque gestionnaire de paie de contrôler le contenu de la DSN afin d’éviter les erreurs. En tant que gestionnaire de paie, vous devez donc effectuer un contrôle de cohérence et de conformité des données.
Le logiciel met à votre disposition des outils de validation et de vérification.
Transmission de la DSN via Silae
La DSN peut être envoyée dès sa validation. En effet, Silae offre plusieurs choix aux utilisateurs en ce qui concerne la transmission de la DSN. Ainsi, vous avez la possibilité de l’envoyer par mail sous format PDF. Toutefois, elle est envoyée directement aux organismes concernés au format EDI (échange de données informatisé) via l’interface du site. Les DSN sont transmises sur le site NET-ENTREPRISES.
Outre cette transmission, Silae permet un suivi et une gestion des retours de la part des organismes sociaux. Une correction rapide est possible grâce à la fluidité du logiciel.