Facture électronique : tout comprendre et comment l’adopter

La réglementation de la facture électronique

Selon l’article 289 du Code général des impôts : « une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus est dématérialisé de bout en bout. C’est-à-dire qu’elle n’ait jamais été imprimée »

La facture électronique a pour obligation de mentionner un ensemble d’informations (date d’émission, identité de l’entreprise etc.) La mise en conformité d’une facture permet d’effectuer une déduction fiscale quelle que soit la raison (notes de frais, charges, calcul de la TVA etc.)

Les réglementations française et européenne permettent de reconnaitre la facture comme un document valide. Les obligations à respecter sont les suivantes :

• La lisibilité des informations
• L’authenticité avec l’identification de son émetteur grâce à la signature électronique
• L’intégrité permettant de ne pas modifier le contenu
• Conservation des documents sur le long terme

Depuis 2017, les entreprises travaillant avec l’Etat sont concernées par la dématérialisation de leurs factures via la plateforme Chorus Pro.

D’un point de vue légal, la mise en place de la facture électronique encourage également la lutte contre la fraude fiscale. Le calendrier édité par la loi de finances datant de 2020 souhaite rendre la facture électronique obligatoire pour les échanges B2B en France entre 2024 et 2026. Les entreprises peuvent dès maintenant s’équiper de solutions de dématérialisation permettant de renforcer la fiabilité du processus de traitement des factures électroniques. 

Le calendrier légal de la facture électronique

En France, le recours à la facture électronique est obligatoire dans le cadre des marchés publics pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille depuis le 1er janvier 2020.

Juillet 2024 : Obligation de réception pour l'ensemble des entreprises. Seules les grandes entreprises comprenant un effectif supérieur à 5000 collaborateurs seront obligées d'émettre leurs factures.
Janvier 2025 : Obligation d’émission pour les ETI (effectif compris entre 250 et 5000 collaborateurs).
Janvier 2026 : Obligation d’émission pour les TPE et PME. 

Les formats de la facture électronique

La reconnaissance d’une facture électronique se fait sous différents formats comme :

• L’Echange de Formulaires Informatisé (EFI) disponible depuis un portail dédié. Il s’agit d’un dispositif permettant de ressaisir les données d’une facture sur le portail afin de limiter le risque d’erreur
• L’Echange de Données Informatisé (EDI) permet d’optimiser le système d’information du client. Il s’agit d’une communication inter-entreprise de documents commerciaux dans un format standard
• Le PDF embarquant des données structurées avec le standard hybride Factur-X. Les profils sont détaillés selon les besoins et la maturité d’automatisation des traitements

Comment garantir l’authenticité d’une facture électronique ?

L’article 22 de la directive 2010/45/UE met en avant 3 procédés permettant de garantir l’authenticité d’une facture :

• L’EDI, permettant d’archiver une liste de toutes les factures avec des informations sur les partenaires. Ce système garantit l’authenticité et l’intégrité des données
• La signature électronique avancée garantit également l’intégrité du contenu en précisant l’identité de l’expéditeur. Elle apporte une vision d’ensemble sur les modifications apportées au document après la signature
• Une piste d’audit fiable permettant de mettre en place des contrôles internes relatifs à la gestion des factures. Les équipes peuvent ainsi connaître la chronologie des processus depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation

Les règles de conservation des factures électroniques

La conservation des factures électroniques est régie par l’administration fiscale. Les factures doivent être envoyées par voie électronique et conservées dans un support informatique durant 3 ans.

Quant aux factures comprenant une signature électronique, elles ont pour obligation d’être conservées durant 6 ans dans leur format original. Les solutions d’automatisation permettent d’archiver les PDF signés numériquement. La solution permet ainsi d’assurer la sécurité et l’intégrité des données dans votre système.

Il en est de même pour les informations émises et reçues pour les factures transmises via EDI qui doivent également être conservées durant 6 ans.

La mise en œuvre de la facture électronique

L’ordonnance du 15 septembre 2021 oblige les entreprises à choisir un dispositif de digitalisation de facture.

Les plateformes de dématérialisation

Les plateformes de dématérialisation, également appelées « e-reporting » jouent un rôle clé dans le processus de digitalisation des factures.

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) permet aux entreprises d’envoyer les factures sans passer par la plateforme publique. Ces plateformes sont privées et transmettent les factures à la plateforme publique qui les regroupe et les envoie à la DGFIP.

La plateforme de dématérialisation joue plusieurs rôles :

• L’émission, la transmission et la réception de la facture du fournisseur au client
• L’extraction et la transmission de données de la facture à l’administration fiscale (montant de la TVA, identification du fournisseur…)
• La transmission des données de transactions ne faisant pas objet de facture électronique à l’administration

La plateforme Chorus Pro

Plateforme publique de gestion des factures électroniques, Chorus Pro est obligatoire pour les entreprises travaillant auprès du secteur public. La plateforme Chorus Pro est également compatible avec un logiciel de facturation ou de gestion commerciale.

Les avantages de la facture électronique

Voici les principaux avantages de la facture électronique pour les sociétés et le service comptable.

Pour les sociétés

• Réduction des coûts
• Réception et saisie des factures simplifiées dans le système de comptabilité
• Contrôle qualité grâce aux centres de couts alloués et une taxation fixée
• Reporting et archivage en guise de preuves légales pour les audits et les requêtes fournisseurs

Pour le service comptable

• Gain de productivité
• Prévention et lutte contre la fraude à la TVA
• Connaissance en temps réel de l’entreprise
• Gains d'efficacité : gérer le stockage du patrimoine documentaire et faciliter la recherche