Facture électronique : tout comprendre et comment l’adopter

La réglementation de la facture électronique

La réforme de la facturation électronique s’inscrit dans le cadre de la loi de finances 2020 et vise à généraliser l’e-invoicing et l’e-reporting entre 2026 et 2027. Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, pour leurs échanges de factures entre professionnels (B2B).

Elle répond à plusieurs objectifs :

• Simplifier les échanges commerciaux,
• Lutter contre la fraude à la TVA,
• Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité économique.

Concrètement, les entreprises devront émettre, transmettre et recevoir leurs factures sous format électronique via une Plateforme Agréée (PA) anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces plateformes assureront la conformité des données transmises au format normatif défini par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

En parallèle, les opérations ne donnant pas lieu à une facture électronique (transactions B2C ou internationales) feront l’objet d’un e-reporting, c’est-à-dire une transmission des données de transaction à l’administration fiscale. Cette nouvelle réglementation impose donc aux entreprises d’adapter leurs processus comptables et leurs systèmes d’information pour garantir une conformité continue et une circulation fluide des données entre partenaires commerciaux.

 

Le calendrier légal de la facture électronique

 

 
Septembre 2026 :

• Obligation de souscription à une Plateforme Agréée (PA, anciennement PDP) pour l'ensemble des entreprises
• Obligation de réception pour l'ensemble des entreprises
• Obligation d’émission pour les Grandes Entreprises et ETI
• Obligation d'e-reporting pour les Grandes Entreprises et ETI

Septembre 2027 :

• Obligation d’émission pour les TPE et PME
• Obligation d'e-reporting pour les TPE et PME

Initialement prévu pour juillet 2024, janvier 2025 et janvier 2026, la DGFiP a mis à jour ce calendrier afin de laisser un délai supplémentaire aux différentes parties prenantes.

 

Les formats de la facture électronique

Les factures électroniques doivent être envoyées à l’administration sous l’un des formats suivants :

• UBL (Universal Business Language) 
• CII (Cross Industry Invoice) 
• Factur-X (PDF avec des données structurées)

Ce sont des formats standardisés au niveau européen qui permettent à vos factures d’être lues par des programmes informatiques XML.

Il ne sera donc plus conforme d’envoyer vos factures dans un format PDF classique. L’envoi à votre PA d’une facture dans un format autre que l’UBL, le CII ou le Factur-X sera rejeté. 

Les nouvelles mentions obligatoires de la facture électronique

De plus, parmi les éléments obligatoires devant être présents sur vos factures, des champs spécifiques à l’e-invoicing s’ajoutent :

• Le numéro SIREN/SIRET du client 
• Le code pays 
• La nature de l’opération 
• Le montant HT/TTC par taux de TVA appliqué 
• L’identifiant de la PA employée 

 

Les règles de conservation des factures électroniques

Les factures électroniques sont soumises à des obligations de conservation et d’archivage strictes de la part de l’administration comptable et fiscale. En principe, afin de garantir une traçabilité comptable, le Service des Archives de France impose, par l’article L123-22 du Code du commerce, la conservation des factures électroniques émises et reçues pendant 10 ans.

Pour l’administration fiscale, cette durée est plus courte. L’article L102B du Livre des procédures fiscales impose la conservation des factures émises et reçues pendant 6 ans. Dans ce délai, un contrôle fiscal peut être réalisé afin de vérifier vos déclarations de TVA et vos impôts. Il est donc essentiel d’archiver dans de bonnes conditions vos factures électroniques pendant cette durée pour vous éviter toute sanction.

Ces bonnes conditions d’archivage comprennent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures dans un système sécurisé qui garantira leur traçabilité et leur non altération. Les PA comprennent dans leurs offres des services d’archivage conformes à la RFE.

 

Que faire pour être en conformité avec la réforme ?

Cartographier votre Système d'Information (SI)

Afin de bien comprendre quelles parties de votre entreprise seront impactées par la réforme, il est recommandé de réaliser une cartographie de votre SI. Cela passe par l’inventaire des solutions impactées dans les domaines comptables, gestion, métier, etc...

Désigner en interne un référent RFE peut aussi vous aider à organiser en projet votre transition vers la conformité réglementaire.

 

Nettoyer votre Base de Données (BDD)

Vérifiez que vos bases de données soient propres :

• Supprimer les doublons 
• Vérifier la présence des nouvelles mentions obligatoires 
• Compléter les données manquantes et mettre à jour celles non actualisées 
• Analyser le processus de collecte de la TVA

Cette étape est importante. La facturation devenant un processus bien plus régulé, si vous ne disposez pas de toutes les bonnes informations, vous ne pourrez pas émettre des factures vers vos partenaires commerciaux.

 

Souscrire à une Plateforme Agréée (PA)

Comme mentionné plus haut, dès septembre 2026, la souscription à une Plateforme Agréée (PA), anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) sera obligatoire, et ce, pour toutes les entreprises, peu importe leur taille.

Elle sert d’intermédiaire et va transmettre vos factures à vos clients et à vos fournisseurs ainsi qu’à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF).

Ces plateformes sont privées et, pour recevoir leur label de PA, ont dû répondre à une série de critères  :

• Garantir la conformité au format réglementaire (UBL, CII, Factur-X) de chaque facture qu’elles doivent transmettre 
• Être interopérable avec les autres PA de vos clients et fournisseurs  
• Être interopérable avec les Solutions Compatibles (SC) 

 

 

Voici un schéma récapitulatif du traitement d’une facture post-RFE :

 Faites vous aider par une Solution Compatible (SC)

Contrairement aux Plateformes Agréées, la souscription à un logiciel de facturation ou de gestion commerciale labellisé “Solution Compatible (SC)” n’est pas obligatoire.

Toutefois, l’usage de l’un de ces outils peut vous aider dans le traitement de vos factures en étant en conformité avec les obligations d’e-invoicing et d’e-reporting de la réforme.

Autrefois appelé “Opérateur de Dématérialisation (OD)”, une SC va vous aider à traduire vos flux métiers (acomptes, notes de débit/crédit, cas d’usage spécifiques, ...) dans un format conforme à ceux demandés par l’administration (UBL, CII, Factur-X). Elle va aussi s’assurer que les nouvelles mentions obligatoires sont bien présentes.

 

Les bénéfices concrets de la facture électronique pour votre entreprise

Pour la Direction Générale

• Visibilité accrue de vos performances grâce à l’accès aux données en temps réel des PA 
• Réduction des coûts liés au papier, aux envois et à l’archivage 
• Conformité garantie avec la réforme, sans risque de pénalités  
• Opportunité de renforcer la compétitivité de votre entreprise avec cette modernisation des factures

 

Pour la Direction Administrative Financière et les Responsables Comptables

• Fiabilité des données comptables et fiscales grâce à la réduction des erreurs humaines  
• Gain de temps dans le traitement, la validation et l’envoi des factures 
• Visibilité accrue de la situation de trésorerie grâce à un suivi automatisé des échéances 
• Simplification des reportings TVA avec transmission automatique à la DGFiP par la PA

 

Pour les Contrôleurs de Gestion

• Accès à des données homogènes et normées, facilitant les analyses
• Réduction des écarts entre le budget prévisionnel et celui réalisé
• Automatisation des rapprochements entre les charges et les prévisions dans les factures
• Gain de temps pour se concentrer sur l’analyse et le conseil plutôt que sur les tâches chronophages

 

Pour la Direction des Systèmes d’Informations & les Responsables IT

• Interopérabilité renforcée avec les ERP, CRM et logiciels financiers 
• Réduction des interventions manuelles grâce à la communication API entre Plateformes Agréées et Solutions Compatibles 
• Sécurité accrue avec des flux normalisés et tracés

 

Pour la Direction Achats & Relations Fournisseurs

• Réception automatisée et traitement accéléré des factures fournisseurs grâce aux PA et SC
• Moins de litiges grâce à une meilleure traçabilité et transparence des factures
• Optimisation des délais de paiement, ce qui renforce les relations fournisseurs
• Réduction des coûts de traitement administratif par facture