La signature électronique en entreprise : comment la mettre en place ?

Etape 1 : Listez les besoins de votre entreprise

La signature électronique n’est pas exclusivement réservée aux grandes entreprises. Proposée pour tout type de document (contrat de travail, devis…) elle est uniquement reconnue en format PDF en Europe et exploitable pour tous.

La signature numérique doit obligatoirement répondre aux exigences légales européennes comme l’eIDAS et l’ETSI (European Telecommunications Standards Institute).

Pour choisir la solution qui correspond à vos attentes, vous devez fixer certains critères rédigés dans un cahier des charges comme :

• Les besoins de votre entreprise
• Les acteurs du projet
• Le volume de documents à signer
• Le budget
• Les ressources internes de votre entreprise

Etape 2 : Identifiez le type de signature électronique souhaité

Utilisée dans plusieurs départements d’une entreprise, la signature électronique permet de signer plusieurs documents (contrats de travail, devis, factures, documents juridiques, comptables…)

Il existe plusieurs niveaux de signatures reconnus par le règlement de l’eIDAS :

• La signature électronique simple ou de base (SES) : cette signature ne nécessite pas de vérification de l’identité de l’utilisateur (écriture de votre nom à la fin d’un mail, une signature scannée…)
• La signature électronique ou numérique avancée (AES) : elle doit établir un lien univoque avec le signataire. Cette signature doit être créée à partir de données de création de signature électronique.
• La signature électronique ou numérique avancée qualifiée (QES) : elle représente la plus importante garantie juridique pour les signatures numériques. Les signataires doivent utiliser un certificat d’identité numérique délivré par un prestataire de services de confiance (PSCO) et ayant suivi un processus d’accréditation reconnu par l’eIDAS (Electronic Identification And Trust Services).

Comme précisé par l’eIDAS, le choix du niveau de signature se fait selon l'usage et l'enjeu du document à signer. C’est pourquoi, il est recommandé de réaliser une analyse des risques de litige pour définir le niveau de signature dont vous avez besoin.

Quel que soit le type de signature choisi, elle doit détenir ces caractéristiques : l’authenticité, l’identité, l’intégrité et l’authentification.

Etape 3 : Choisissez votre solution de signature électronique

Lorsque vous avez défini les besoins de votre entreprise, vous devez choisir un prestataire pour déployer la solution de signature électronique dans votre entreprise.

La rédaction d’un cahier des charges vous aidera à effectuer une étude des solutions proposées sur le marché.  Hormis la sécurité des données, d’autres critères doivent également être pris en compte dans votre décision comme la facilité d’utilisation ou encore, l’intégration à vos outils existants.

Un logiciel de signature électronique permet de digitaliser la gestion de vos documents et contrats. Proposé en mode cloud, il vous permettra de gagner du temps et réduire les coûts d’envoi. Il assure la protection des données à chaque étape de la signature électronique. Adopter un outil de signature électronique optimise l’expérience client et l’efficacité des flux de travail.

Cependant, si votre entreprise utilise déjà des outils de Gestion Electronique de Documents (GED) ou d'autres solutions de ce type, il est important de s'assurer que la solution de signature électronique peut s'intégrer à ces systèmes. Votre fournisseur de solutions de signature électronique vous aidera à effectuer l'intégration technique nécessaire.

Privilégiez un fournisseur ayant de l’expérience dans votre secteur et sur le type de signature dont vous avez besoin. L’éditeur Les Editions CoMPAGNoNS ,spécialisé dans les solutions de dématérialisation, propose une solution pour mettre en place la signature électronique au sein de votre entreprise. La solution TEDD.signature 100% SaaS et RGPD Ready est dotée d’une interface facile d’utilisation, vous permettant d’être rapidement autonome.

Plusieurs acteurs interviendront dans la mise en place de votre projet de transformation digitale : votre prestataire, un responsable de projet ainsi qu’un représentant pour chaque département concerné.

Je passe à la signature électronique

Etape 4 : Effectuez des tests auprès des signataires

La formation des collaborateurs est une étape fondamentale pour mener à bien une conduite de changement. Réalisez des tests avec les collaborateurs concernés par ce projet. Des sessions tests doivent être organisées avec l’équipe support afin de les familiariser avec l'utilisation de la solution de signature électronique.

L’objectif étant de prouver l’efficacité de la solution et d’ajuster certains aspects selon les retours d’expérience.

Après avoir réalisé des tests de contrôle de l’outil, vous pouvez étendre son déploiement au sein de votre organisation.

Les tests ont pour but :

• De justifier l’efficacité de la solution
• De prendre en compte les possibilités offertes par la solution (ajout de documents annexes …)
• D’améliorer certains processus
• D’accroître sa productivité et son efficacité

Etape 5 : Adoptez le nouvel outil

Présentez les avantages et les bonnes pratiques liées à la signature électronique, ainsi que les mesures de sécurité à respecter. Il est important de maintenir une communication régulière tout au long du processus.

Sensibilisez les parties prenantes au changement de process qui intervient avec un nouvel outil de digitalisation à travers une communication interne et externe.

La communication favorise les échanges et les questions autour de ce projet. Etablir un plan de communication efficace contribue à l’adoption réussie de votre projet de signature électronique au sein de votre organisation.