Projet SIRH : comment se préparer ?

L'intégration d'un SIRH n'est plus une option, elle fait partie intégrante vers la dématérialisation des ressources humaines. C’est donc une nécessité dans le paysage professionnel actuel. Avant d'entamer le projet, une analyse préliminaire s'impose.

Analyse préliminaire du projet SIRH

La première étape essentielle d’un projet SIRH réside dans le temps d'analyse dédié. Interroger les collaborateurs sur les méthodes actuelles est essentiel.

Cela implique de réaliser des sondages approfondis pour :

• Identifier les insatisfactions ;
• Analyser les besoins RH ;
• Déterminer la volonté de changement de SIRH ;
• Connaître les processus actuels.

Une connaissance approfondie des processus actuels est indispensable pour une bonne gestion de projet SIRH et de son futur déploiement.

L'analyse préliminaire peut nécessiter l'intervention de professionnels, notamment un cabinet d'Assistance à la Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) pour garantir une démarche rigoureuse et complète.

Identifier les processus SIRH à optimiser

La prochaine étape du projet SIRH est d’établir une vision claire des processus SIRH. Elle permet de repérer les axes d'amélioration, offrant ainsi une base solide pour planifier le projet SIRH.

1. Signaux d'une nécessité de changement

Outre l'analyse préliminaire, il est essentiel d'être attentif aux signaux qui indiquent une nécessité de changement. Certains de ces signaux peuvent inclure :

• L’insatisfaction régulière des collaborateurs sur les outils RH actuels ;
• Des pertes récurrentes de données ;
• Des retards systématiques dans le traitement des demandes ;
• Des délais de validation trop longs ;
• Temps de travail perdu dû à des tâches répétitives et chronophages.

Identifier ces aspects perfectibles dans les processus actuels constitue un pas crucial vers une transition réussie du déploiement SIRH.

2. Effectuer une cartographie des processus RH

Effectuer une cartographie des processus RH présente deux avantages majeurs. D'une part, elle offre une vision détaillée des méthodes actuelles au sein de l'organisation. D'autre part, elle permet de repérer les axes d'amélioration, favorisant ainsi une optimisation continue des pratiques. Cela permet de définir le périmètre du projet.

Prenons l'exemple d'une société de 50 personnes qui gère manuellement le traitement des demandes de congés de ses collaborateurs :

Questionnez-vous sur les processus actuels :

• Comment les collaborateurs demandent des congés, par mail, par lettre ou par formulaire ?
• Combien de temps les managers passent-ils pour valider ces congés ? Enregistre-t-il les congés de tous ses collaborateurs sur un fichier Excel ?
• Comment le service en charge de la paie enregistre les congés de chaque collaborateur ? Sous quelle forme ? Comment réduire les erreurs ?

Les problèmes identifiés liés à cette gestion manuelle sont :

• Processus manuel sujet aux erreurs humaines ;
• Suivi laborieux des disponibilités et des congés utilisés ;
• Difficulté d'accès pour les collaborateurs ;
• Délais de traitement prolongés en raison des étapes manuelles.

En utilisant un logiciel SIRH comme Lucca ou Silae, le processus de gestion des congés est simplifié et digitalisé. En effet, la solution permet d'effectuer des demandes de congés, de télétravail et d'autres en seulement quelques clics. Le manager sera ainsi instantanément notifié d’une demande et d’en prendre la décision. Le solde sera alors modifié en conséquence et envoyé automatiquement aux services de gestion de paie.

Cette cartographie devient un outil puissant pour cibler les domaines spécifiques et identifier les points problématiques nécessitant une amélioration. En listant toutes les tâches RH à réaliser, on comprend mieux les processus en place. Cette liste exhaustive devient ainsi une référence solide pour identifier les chantiers à travailler, essentiel pour une mise en place réussie du SIRH.

Formuler vos besoins fonctionnels

Avant la mise en place d’un SIRH, formulez clairement vos besoins fonctionnels. Reprenons l’exemple des demandes de congés, les fonctionnalités que vous souhaiteriez intégrer :

• Validation directe par le manager depuis planning ou par courriel de notification ;
• Visibilité des plannings des membres d’une équipe ;
• Relance automatique des demandes en approbation ;
• Lier les jours de télétravail avec Google Calendar, Outlook ;
• Notifiez les collaborateurs sur les RTT restants à utiliser.

Évaluez l’importance de ces fonctionnalités dans une grille et priorisez leur mise en place. Cette démarche vous permettra d'analyser et de comparer les SIRH disponibles sur le marché. Vous pourrez ainsi trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.

Établir un budget complet

Élaborer un budget complet est une tâche complexe. Il faut le mesurer attentivement tout au long du projet SIRH. Ce budget inclut les coûts des outils, de l'hébergement, ainsi que les coûts des ressources humaines nécessaires au projet. Un budget bien planifié garantit la maîtrise des coûts et évite les surprises financières en cours de route.

Pour assurer la réussite de ce projet, il est impératif de bien composer l'équipe projet. Passons maintenant à sa composition idéale pour garantir une implémentation optimale du SIRH.

Composition de l'Équipe en charge du projet SIRH

Pour assurer le succès d'un projet SIRH, la constitution d'une équipe se présente comme une étape fondamentale. Bien que le service RH soit le contributeur naturel au projet, il est recommandé d'incorporer l'expertise du Directeur Administratif et Financier (DAF) et du Directeur des Systèmes d'Information (DSI). La mobilisation de ces acteurs clés dans le projet SIRH permet de saisir pleinement les besoins transversaux de l’entreprise. Opter pour l'assistance d'un intégrateur constitue également un choix envisageable pour vous soutenir dans cette démarche.

En effet, le but ne se limite pas à l’optimisation des processus RH. L’équipe projet doit considérer les répercussions que ce projet pourrait avoir sur tous les collaborateurs.

Mener la conduite du changement

Établir un plan de communication interne pour promouvoir le SIRH devient crucial. Il est impératif d'adopter une approche méthodique pour optimiser la transition. Voici les étapes clés :

• Favoriser une réception positive : Mettre l'accent sur une réception positive favorise l'adhésion des équipes au changement.
• Identifier les réticences : Le repérage des collaborateurs réticents permet de traiter leurs préoccupations spécifiques.
• Anticiper les formations nécessaires : Intégrer des formations dans le planning du projet peut être nécessaire, assurant ainsi une assistance personnalisée au démarrage.

Cette stratégie garantit un planning de projet SIRH efficace et assure une transition fluide vers le nouvel outil.

Choisir Absys Cyborg comme partenaire de votre projet SIRH

Lors de la sélection de votre accompagnateur de projet SIRH, Absys Cyborg met à votre disposition son expertise pour une intégration réussie. Nos conseillers vous orienteront à chaque étape du projet SIRH afin de répondre de manière précise à vos besoins. Le partenariat établi avec le SIRH Lucca garantit une adaptation optimale. N'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins spécifiques.