Qu'est-ce qu'une e-facture ?

Définition de l'e-facture

Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, l’e-facture est une facture émise, transmise et reçue au format numérique.

Les entreprises sont tenues d’utiliser les mêmes normes. L’accord PEPPOL leur impose de transmettre les e-factures selon un format unique. Parmi les formats homologués, nous distinguons :

• L’UBL : format Universal Business language ;
• Le CII : le Cross Industry Invoice ;
• Le format hybride : combinaison entre le PDP et le format XML ;

C’est uniquement en respectant les réglementations européennes que l’e-facture est reconnue comme valide. Les principales obligations à respecter sont :

• La lisibilité : cela consiste à veiller à ce que les données soient lisibles ;
• L’authenticité : l’e-facture doit avoir un caractère authentique grâce à la signature électronique de l’émetteur ;
• L’intégrité : le contenu ne doit pas être modifiable.

À noter qu’une facture papier numérisée n’est pas considérée comme une e-facture.

 

L'origine de l'e-facture

L'e-facture est un concept novateur qui a révolutionné la façon dont les entreprises échangent leurs documents. Son origine remonte aux premières initiatives menées en Europe dans les années 1990. À cette époque, les pionniers de l'e-facturation cherchaient des alternatives à la facture papier traditionnelle afin d'accélérer les processus administratifs.

L'une des premières applications concrètes de l'e-facturation a été mise en place en France, avec le développement du modèle de facture électronique Telemat.

Cette initiative a ouvert la voie à une adoption plus large de l'e-facturation dans toute l'Europe.

La réforme de la facture électronique tend à généraliser la facturation électronique et entrera en vigueur le 1ᵉʳ septembre 2026. 

 

La différence entre e-facture et facture traditionnelle

L'e-facture et la facture traditionnelle ont pour objectif commun de formaliser une transaction commerciale. En revanche, celles-ci se distinguent par des processus de traitement différents. La facture traditionnelle nécessite un processus manuel d'impression et d'envoi postal. Cela peut entraîner des délais plus longs et des coûts supplémentaires.

En revanche, l'e-facture est transmise sous un format numérique structuré. Elle peut être émise instantanément via des systèmes informatiques interconnectés.

 

Pourquoi l'e-facturation est-elle importante ?

La rapidité et la simplicité

L'e-facturation offre une solution rapide et simplifiée. Grâce à des échanges automatisés entre les systèmes informatiques, les factures électroniques sont traitées en temps réel. Cela permet aux entreprises d'accélérer leur cycle de facturation, de réduire les délais de paiement et d'améliorer leur trésorerie.

La sécurité et la fiabilité

L'e-facturation offre un niveau de sécurité élevé pour les transactions financières. Les données sensibles des factures sont protégées par des protocoles de cryptage avancés, minimisant ainsi les risques de fraude ou de falsification de documents. Les systèmes d'e-facturation utilisent souvent des certificats numériques pour garantir l'authenticité des factures électroniques. Ces mesures renforcent la confiance entre les partenaires commerciaux. Par ailleurs, l'archivage électronique offre une meilleure traçabilité des transactions, ce qui facilite les audits.

L'impact environnemental

En optant pour des factures électroniques, les entreprises limitent leur empreinte carbone tout en évitant l'abattage d'arbres et la production de tonnes de déchets papier. Moins de papier implique également une réduction des coûts liés à l'impression, à l'affranchissement et au stockage physique des factures.

J'adopte la e-facturation

 

Comment fonctionne l'e-facturation ?

Le fonctionnement de l'e-facturation repose sur des technologies spécifiques, permettant aux systèmes informatiques des entreprises d'interagir de manière transparente. Habituellement, les entreprises utilisent des logiciels de facturation électronique pour générer des e-factures. C’est une évolution importante vers la dématérialisation des processus administratifs.

 

Les différentes étapes de l'e-facturation

Il existe différentes étapes pour mettre en place la facturation électronique, notamment :

Création de la facture électronique

La création d'une facture électronique est le point de départ du processus d'e-facturation.

Cela se fait généralement via des logiciels de gestion comptable ou des systèmes d'e-facturation dédiés.

L'émetteur remplit les informations essentielles telles que le numéro de facture, les coordonnées du client, les prix unitaires, ainsi que le montant total à payer. Le logiciel génère ensuite la facture au format électronique.

Envoi de la facture électronique

Une fois créée, la facture est prête à être envoyée. Elle est transmise au destinataire via un réseau informatique sécurisé. Les différents circuits d'une facture électronique permettent une transmission rapide et automatisée des informations.

Contrairement à la facture traditionnelle, l'envoi ne se fait pas par courrier postal, mais via des canaux numériques sécurisés tels que les plateformes d'échange électronique ou les e-mails sécurisés.

Réception et traitement de la facture électronique

À réception, la facture électronique est traitée automatiquement par le système du destinataire. Les informations de la facture sont intégrées directement dans le système de gestion comptable de l'entreprise. Cette automatisation du traitement réduit les risques d'erreurs de saisie et accélère le processus de paiement. 

Je veux mettre en place la e-facturation

 

Les types de formats d'e-factures

Il existe plusieurs formats d'e-factures, chacun adapté à des besoins spécifiques.

PDF

Le format PDF (Portable Document Format) est le plus couramment utilisé, car il permet de conserver la mise en page de la facture d'origine. Les factures au format PDF peuvent être consultées avec des lecteurs PDF courants, ce qui en fait un format très accessible. À noter que le PDF est un format non structuré, ce qui signifie que les données ne sont pas automatiquement extraites pour une intégration directe dans les systèmes comptables.

XML

Le format XML (Extensible Markup Language), quant à lui, est structuré et permet une extraction automatisée des données. Dans le cas des factures électroniques, les informations sont organisées sous forme de balises XML, permettant ainsi une extraction automatisée des données.

EDI

Le format EDI (Échange de Données Informatisé) est largement utilisé pour les échanges entre grandes entreprises. Il offre une intégration complète avec les systèmes informatiques des partenaires commerciaux. Ce dernier est très apprécié pour sa capacité à gérer un grand volume de transactions commerciales.

 

Les avantages de l'e-facturation

Pour les entreprises

Économies de coûts

L'e-facturation élimine les coûts associés aux factures papier, tels que l'impression, l'affranchissement et le stockage physique. Cela permet aux entreprises de réaliser des économies à long terme. D’après un rapport publié par GS1 France, le prix d’une facture papier varie entre 8 et 9,5 euros, tandis que le prix d’une e-facture est de 5 euros.

Réduction des erreurs

Grâce à l'automatisation du processus, les risques d'erreurs humaines sont minimisés. Les données sont saisies automatiquement, ce qui réduit les erreurs de saisie et les problèmes liés aux factures incorrectes.

Meilleure traçabilité

Les factures électroniques sont facilement traçables, de leur création à leur paiement. Cela offre une visibilité sur le cycle de facturation et facilite la gestion des finances.

 

Pour les clients

Gain de temps

Les clients bénéficient d'un traitement plus rapide des factures électroniques. Ils peuvent recevoir et traiter les factures instantanément, ce qui accélère également le processus de paiement.

Facilité d'archivage

Conserver les factures électroniques est simple et ne nécessite pas d'espace de stockage physique. Les documents peuvent être archivés numériquement et consultés facilement.

Paiement simplifié

Les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les systèmes de paiement des clients, facilitant ainsi le règlement des factures sans nécessiter de saisie manuelle.

 

Comment mettre en place l'e-facturation dans son entreprise ?

Pour mettre en place l'e-facturation dans son entreprise, il faut choisir un logiciel de gestion comptable ou un système d'e-facturation adapté à ses besoins. Une fois le système en place, il convient de former le personnel à son utilisation et d'intégrer les partenaires commerciaux à ce nouveau processus.

La collaboration avec les clients et les fournisseurs est essentielle pour assurer une transition fluide vers l'e-facturation. Il faut également vérifier la conformité aux réglementations en vigueur concernant l'e-facturation. Cela peut garantir un échange légal et sécurisé des factures électroniques.

Avec la mise en place de normes telles que l'UBL, le CII et le format hybride, l'e-facture garantit lisibilité, authenticité et intégrité des données. Cela renforce la confiance entre les partenaires tout en offrant une meilleure traçabilité des transactions.

En bref, l'e-facturation se présente comme une véritable révolution dans le domaine de la facturation. Sa généralisation à partir du 1ᵉʳ juillet 2024 pour toutes les entreprises en France marque un tournant majeur vers la dématérialisation.

Mettre en place l'e-facturation nécessite une transition fluide avec les clients et les fournisseurs, ainsi qu'une conformité rigoureuse aux réglementations. Une fois intégrée, cette pratique offre des échanges rapides et sécurisés, propulsant ainsi les entreprises vers une nouvelle ère de gestion comptable.