Signature numérique : quels avantages ?

Signature numérique : définition

Plus sécurisée que la signature manuscrite, la signature numérique limite le risque de falsification. Elle garantit l'intégrité et la sécurité des documents signés mais également, la non-répudiation, servant à prouver à toutes les parties l’origine du contenu signé. Les signatures utilisées dans les applications de la suite Office 365 et horodatés par un serveur d’horodatage sécurisé font preuve de notarisation électronique.

Les algorithmes de cryptographie permettent de créer une signature numérique, à l’aide d’une « clé publique » et d’une « clé privée ». Il est obligatoire de posséder un certificat numérique délivré par un prestataire de services afin de créer une signature numérique répondant à ce règlement. Ce certificat est un fichier numérique qui permet de lier un signataire à sa clé publique.

Lorsque vous signez numériquement un document, les algorithmes de cryptographie relient votre certificat numérique aux données à signer, créant ainsi une « empreinte digitale » unique. Semblable à une empreinte digitale, les composants cryptographiques qui composent un document signé numériquement ne peuvent être copiés ou modifiés. C’est pourquoi, les signatures numériques sont encore plus sécurisées et réglementées. Ces signatures peuvent être utilisées pour transformer numériquement ou encore, sceller numériquement des documents.

Cette signature est utilisée pour les transactions commerciales, les contrats juridiques, et même dans les processus de recrutement des ressources humaines.

Ce type de signature est une forme de la signature électronique présentant cependant quelques caractéristiques. La signature électronique regroupe « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d'autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer. »

La signature électronique doit répondre aux exigences fixées par le règlement eIDAS pour être reconnue comme une signature numérique. Seules les signatures électroniques avancées et qualifiées sont reconnues comme des signatures numériques.

Le règlement eIDAS

D’après le règlement eIDAS, une signature numérique doit répondre aux critères suivants :

• Elle doit être rattachée à un seul signataire
• Elle doit être capable d’identifier le signataire
• Elle doit correspondre aux données signées
• Elle doit être créée grâce à des données de création de signature électronique pouvant être utilisées par le signataire

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Les principaux avantages de la signature numérique

Gain de temps et efficacité

Ce type de signature offre un gain de temps considérable. Les parties signataires peuvent apposer leur signature même lorsqu’ils sont géographiquement éloignés. Grâce à l’automatisation des flux de travail, les processus sont ainsi simplifiés. Ils permettent aux signataires d’envoyer et d’archiver des documents rapidement.

Conformité réglementaire

Entré en vigueur depuis 2014, le règlement européen eIDAS définit les trois niveaux de signature électronique, dont la signature avancée, autrement appelée « signature numérique ». L’identité du signataire est obligatoirement vérifiée en face à face, ce qui assure une entière sécurité des documents signés.

Sécurité et intégrité des données

Avec la signature numérique, les données sont entièrement sécurisées grâce à trois critères majeurs : la cryptographie, l’horodatage et la traçabilité des informations. Ils garantissent également l’intégrité des documents signés. Ces signatures permettent d’assurer qu’aucune modification n’a été apportée au document. Si le document est modifié après signature, la signature numérique n’est plus valide.

Archivage des données

Les entreprises ont pour obligation de conserver leurs documents, au format papier ou électronique. Les documents signés ont une valeur légale plus importante. Avec la signature numérique, les documents signés numériquement sont archivés dans une base documentaire, ce qui les rend plus accessibles en cas de besoin.

Optimisation des coûts

La signature numérique permet d’optimiser les coûts en réduisant les documents papier, les frais de courrier, mais aussi la gestion administrative.

Meilleure RSE

La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) est désormais établie dans le monde de l’entreprise. La signature numérique s’inscrit dans la démarche RSE. En réduisant la consommation de papier, elle réduit ainsi l’empreinte carbone et les émissions de CO2 grâce aux déplacements plus limités des signataires.

Meilleure expérience utilisateur

La signature numérique ne requiert pas de formation pour les utilisateurs. Elle améliore ainsi le quotidien des utilisateurs. Ces derniers ont également la possibilité de signer des documents depuis tout type d’appareil. Ils reçoivent des alertes pour la validation d’un document signé et obtiennent une meilleure visibilité du flux de travail.

Fidélisation des clients

En plus d’une meilleure expérience utilisateur, l’utilisation de la signature numérique améliore aussi l’expérience client avec sa sécurité renforcée. Elle représente un véritable atout aux entreprises, car elle augmente le taux de conversion sur un site web et tend à fidéliser les clients.

Ce type de signature est adapté aux entreprises qui vendent leurs services à des tiers. Elle apporte de nombreux avantages aux équipes concernées, mais aussi au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les entreprises peuvent aussi avoir recours à cette signature pour simplifier les échanges internes de documents confidentiels. La signature facilite également les échanges entre collaborateurs quels que soient les différents modes de travail sollicités par ces derniers.