RH : Comment établir et organiser les dossiers du personnel ?

Le dossier salarié, c’est quoi ?

Le dossier salarié est un ensemble de documents dédiés à la gestion du personnel en entreprise et notamment le travail des ressources humaines. Il contient en effet toutes les informations relatives à ses salariés, que ce soit pour la gestion des ressources humaines ou de la paie. Au fil de leur carrière, les salariés sont donc susceptibles d’enrichir leur dossier salarié et une bonne gestion du dossier du personnel peut alors s’imposer.

Si l’on recommande de réaliser le dossier à l’entrée du salarié dans l’entreprise, il faut savoir qu’il ne s’agit pas d’une obligation légale. En revanche, il se peut que la convention collective de l’entreprise impose certaines règles en la matière qu’il sera nécessaire de prendre en compte.

Que trouve-t-on dans le dossier salarié ?

Le dossier salarié est susceptible de contenir des informations variées en fonction des besoins de l’entreprise :

• Les informations personnelles : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, coordonnées, numéro de sécurité sociale, personnes à prévenir en cas d’urgence, situation familiale, etc.
• Les échanges écrits entre le salarié et l’entreprise
• Les avis d’arrêts maladie
• Les demandes et autorisations de congés payés et absences
• Le dossier de recrutement : CV, lettre de motivation, notes des entretiens, copie des diplômes, références, etc.
• Le contrat de travail
• Les entretiens de performance
• Les bulletins de paie
• Les données relatives à une démission, rupture conventionnelle ou licenciement
• Le contrat de mutuelle et prévoyance
• Etc.

En somme, tout ce qui concerne le salarié et son lien avec l’entreprise peut être susceptible d’être conservé par l’entreprise. Cela permet de retrouver une information précise si nécessaire, de suivre l’évolution du salarié ou encore de briefer un nouveau membre de l’équipe RH plus facilement au besoin.

Sous quelle forme créer un dossier salarié ?

Il existe deux possibilités en ce qui concerne la création d’un dossier salarié : la version papier et la version dématérialisée. Dans tous les cas, le respect des réglementations du RGPD et de la CNIL est nécessaire pour s’assurer de la confidentialité des informations dans le dossier salarié. L’archivage du dossier est à faire au départ du salarié bien que certains documents soient à conserver durant 5 ans.

La version papier

Bien que vieillissante, il est tout à fait possible d’effectuer la gestion du dossier personnel au format papier. Les documents papier doivent donc être triés en fonction de chaque salarié grâce à un système de classement et de stockage permettant d’y accéder facilement. Par ailleurs, les dossiers se doivent d’être entreposés dans un lieu sécurisé.

Cela nécessite notamment de bénéficier d’un espace de stockage adéquat et également d’un dispositif qui permet de protéger les documents en cas de vol ou d’incendie par exemple. Qui plus est, il est aussi nécessaire de prendre en compte le fait que le dossier salarié ne sera pas accessible dans le cadre d’un télétravail par exemple. La version papier a donc certains inconvénients.

La version digitale

La dématérialisation du dossier salarié semble être la méthode qui soit la plus adéquate dans une entreprise moderne. Elle permet un stockage dématérialisé sur un cloud ou sur les serveurs de l’entreprise afin que les membres du service RH puissent y accéder et réaliser la gestion du dossier personnel facilement. Nul besoin de disposer d’espace et le dossier salarié sera accessible à distance.

La version digitale d’un dossier salarié nécessite par ailleurs la mise en place d’un logiciel adéquat. Le plus souvent, c’est vers un logiciel SIRH que l’on va se tourner. Spécialisé dans la gestion des tâches des ressources humaines, ce type de logiciel intègre bien souvent un module permettant la création et la gestion du dossier personnel. Il permet aussi la gestion de la paie, des prestations de travail, des prestations sociales et bien d’autres choses encore. Que l’on souhaite mettre en œuvre un dossier personnel ou non, il est indispensable à tout service RH.

Débuter la création de son dossier personnel

La réalisation d’un dossier personnel repose sur plusieurs étapes. Tout d’abord, on commencera par lister le type de documents et les informations que l’on souhaite retrouver dans les différents dossiers. Cela servira de base de référence pour constituer chaque dossier de membre du personnel. Ensuite, on aura la possibilité de faire le point sur les informations dont on dispose déjà ce qui permettra de réaliser la liste des éléments manquants. Une prise de contact avec les membres du personnel permettra de compléter chaque dossier.

Enfin, on mettra également en place un processus adéquat pour chaque recrutement dans l’entreprise qui permettra dès le départ de créer un dossier pour chaque nouveau salarié et de recueillir tous les éléments dont on aura besoin. Cela peut être simplement par le biais d’un formulaire papier ou électronique (tout dépend de la méthode choisie) à remplir.