Tout comprendre sur la gestion de la DSN, de l’utilisation des CRM de rappel à la DSN de substitution

Comprendre la DSN et les enjeux de la fiabilisation des données sociales

Depuis sa généralisation en 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue un pilier de la transmission des données sociales aux organismes de recouvrement. Chaque mois, les entreprises doivent y déclarer les informations relatives aux rémunérations, cotisations, arrêts de travail ou encore mouvements du personnel.

La DSN a permis de simplifier les démarches administratives, mais elle exige désormais un haut niveau de fiabilité dans les données transmises. En effet, toute erreur ou incohérence peut impacter les droits des salariés et générer des retours d’anomalie.

Un nouveau décret (n°2023-1384) publié fin 2023 est venu renforcer cette exigence de qualité : il impose aux entreprises un traitement rigoureux des anomalies détectées dans leurs DSN.

Le CRM de rappel : un outil de relance pour corriger les anomalies

Dans le processus DSN, les employeurs reçoivent chaque mois un compte rendu métier (CRM), émis par les URSSAF, les caisses de retraite ou d’autres organismes. Ce CRM recense les anomalies détectées sur les données transmises, qu’il s’agisse d’erreurs de taux, de montants ou d’identification des salariés.

L’entreprise dispose alors d’un délai de 30 jours minimum pour :

• Corriger l’anomalie dans la prochaine DSN,
• Ou motiver un refus de correction, si elle estime que les données envoyées sont exactes.

Que se passe-t-il si aucune action n’est entreprise ?

Un CRM de rappel sera émis en mars N+1. Ce document regroupe toutes les anomalies non corrigées de l’année précédente. Il constitue une dernière alerte avant que l’organisme de recouvrement n’enclenche une étape plus contraignante : la DSN de substitution.

La DSN de substitution : quand l’organisme corrige à votre place

À partir de 2026, les URSSAF auront la possibilité d’émettre une DSN de substitution à la place de l’entreprise si cette dernière :

• N’a pas corrigé les anomalies listées dans les CRM,
• N’a pas formulé de refus motivé dans les délais impartis.

Cette DSN sera générée automatiquement par l’organisme et transmise aux autres administrations (retraite, maladie, etc.) sur la base de ses propres calculs.

Ce mécanisme pose un double risque pour les entreprises :

1.  Une perte de maîtrise des données transmises, notamment en cas d’écart de calculs.
2.  Des pénalités financières, qui peuvent atteindre :

• 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié pour des rémunérations sous-évaluées,
• 1/3 de 1 % du PMSS pour les autres erreurs.

À noter : le droit à l’erreur est prévu pour les premières occurrences, à condition de corriger dans les temps.

Quels impacts pour les services RH et paie ?

Ces évolutions réglementaires imposent une nouvelle organisation du travail au sein des services RH et paie. Il ne suffit plus de produire la DSN : il faut désormais mettre en place un suivi actif des retours CRM, et intégrer leur traitement comme une tâche régulière.

Les points clés à anticiper :

• Créer une routine de lecture et d’analyse des CRM mensuels,
• Impliquer les interlocuteurs métiers concernés (RH, finance, direction),
• Assurer une traçabilité des actions correctives ou des refus motivés,
• Mettre à jour régulièrement les paramètres liés à la paie et aux déclarations,
• Une anticipation rigoureuse permet d’éviter l’automatisation des corrections via une DSN de substitution.

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Comment ces mécanismes sont traités dans les logiciels de paie

Les outils de paie du marché ont progressivement intégré les nouvelles obligations liées aux CRM de rappel et à la DSN de substitution.

Dans les logiciels les plus récents :

• Les DSN sont générées automatiquement depuis les données du logiciel,
• Les CRM mensuels sont directement récupérés dans le dossier de l’entreprise,
• Des alertes contextualisées informent les gestionnaires des anomalies à corriger,
• Un suivi centralisé des CRM permet d’avoir une vision globale des corrections à effectuer.

Certaines solutions proposent également un module dédié à la gestion des CRM, facilitant la lecture, l’analyse et l'historisation des anomalies. Grâce à cette intégration, le gestionnaire peut corriger directement les bulletins concernés, être informé des erreurs fréquentes (telles que les écarts de net social), ou justifier facilement des écarts en ligne.

En cas d’écart d’identification (par exemple un numéro de Sécurité sociale erroné), le logiciel est en mesure d’alerter et de proposer un correctif avant même l’envoi de la DSN suivante.

Enfin, les mises à jour régulières de ces outils, notamment dans des environnements SaaS, garantissent une conformité constante avec les dernières exigences légales, sans intervention technique du côté client.

Avec la montée en puissance des CRM de rappel et l’arrivée de la DSN de substitution, les entreprises sont face à un véritable tournant en matière de gestion des données sociales. La clé pour éviter les risques : une organisation rigoureuse et des outils de paie adaptés, capables de traiter efficacement les anomalies remontées par les organismes.
Ce nouveau cadre réglementaire impose une proactivité renforcée, mais aussi une opportunité d’améliorer la qualité des données RH, pour garantir les droits des salariés et sécuriser l’entreprise.