Tout savoir sur la BDESE

Historique et évolution de la BDESE

La BDESE trouve ses origines dans la Base de Données Unique (BDU), introduite par l'Accord National Interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013. Cette initiative visait à rassembler en un seul document l'ensemble des informations mises à disposition du comité d'entreprise et, à défaut, des délégués du personnel.

La loi de sécurisation de l'emploi du 14 juin 2013 a ensuite renommé la BDU en Base de Données Économiques et Sociales (BDES), tout en conservant son objectif initial : fournir une vision claire des orientations stratégiques de l'entreprise.

Au fil des années, plusieurs textes législatifs ont modifié et enrichi le contenu de la BDES. La loi Rebsamen en 2015, la loi Travail en 2016 et les ordonnances Macron en 2017 ont apporté des ajustements significatifs. Cependant, c'est la loi n°2021-1104 du 24 août 2021, dite loi "Climat et Résilience", qui a marqué un tournant majeur en transformant la BDES en BDESE. Cette évolution souligne l'importance croissante des enjeux environnementaux dans la stratégie des entreprises.

 

Qu’est-ce que la BDESE ?

La BDESE est la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales. Cette ressource centralise les informations relatives aux grandes orientations économiques, sociales et environnementales d’une entreprise. Ces trois aspects sont considérés comme les piliers du développement durable.

Elle permet une meilleure lisibilité des données et favorise l'accès à l'information pour toutes les parties prenantes de l'entreprise. Les données contenues dans la BDESE concernent aussi bien les performances financières de l'entreprise que ses engagements en matière de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Cette centralisation des données simplifie le suivi des politiques mises en place par l'entreprise et facilite la mise en conformité avec les réglementations en vigueur.

La BDESE est soumise aux dispositions des articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail.

Ainsi, toute entreprise comptant au moins 50 employés se voit dans l’obligation de mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Ce seuil vise à garantir que les entreprises de taille moyenne prennent en compte ces enjeux stratégiques dans leur gestion quotidienne.

 

Quel est l’objectif de la BDESE ?

La BDESE doit être accessible aux instances représentatives du personnel (IRP), qui regroupent notamment le Comité Social et Économique (CSE) et les délégués syndicaux.

Son objectif est de permettre aux membres du CSE d’avoir une vision claire sur la stratégie de l’entreprise. Elle favorise également le dialogue social entre la direction et les représentants du personnel. En facilitant l'accès aux informations stratégiques, elle contribue à améliorer la transparence et la confiance entre employeurs et salariés.

Lors des trois principales consultations annuelles du Comité Social et Économique (CSE), elle sert d’outil de référence pour discuter des orientations stratégiques, de la situation économique, de la politique sociale et de l’égalité hommes/femmes. Ces consultations permettent d'assurer que les intérêts des salariés sont pris en compte dans la prise de décisions stratégiques de l'entreprise.

De plus, les données doivent être fréquemment mises à jour et accessibles aux IRP. Cela garantit que les informations communiquées sont toujours pertinentes et conformes à la réalité économique et sociale de l'entreprise.

 

Qui a accès à la BDESE ?

L’accès à la BDESE est strictement réservé aux membres du Comité Social et Économique (CSE), ainsi qu'à certaines instances représentatives du personnel (IRP). Ces personnes doivent pouvoir consulter la BDESE afin d’évaluer les orientations stratégiques et échanger avec la direction. L’objectif est de leur permettre d'avoir une vision globale sur la politique de l'entreprise et d'anticiper les changements pouvant affecter les salariés.

Il est important de noter que les informations contenues dans la BDESE sont confidentielles. Conformément au Code du travail, les membres du CSE sont soumis à une obligation de discrétion concernant les données identifiées comme sensibles par l’employeur. Cette réglementation permet de protéger les données stratégiques de l'entreprise et d'éviter leur divulgation à des tiers non autorisés.

 

Quelle est la différence entre BDES et BDESE ?

Avant la Loi Climat et Résilience de 2021, on parlait de la BDES (Base de Données Économiques et Sociales). Cette base se concentrait uniquement sur les aspects économiques et sociaux de l’entreprise.

Avec l’intégration des considérations environnementales en 2021, la BDES est devenue la BDESE. Cette évolution reflète la volonté des pouvoirs publics d’encourager les entreprises à prendre en compte les enjeux écologiques dans leur stratégie.

Ainsi, la BDESE ne se limite plus seulement à une vision sociale et économique, mais intègre désormais des indicateurs environnementaux tels que l'empreinte carbone de l'entreprise, l'utilisation des ressources naturelles et les stratégies de développement durable mises en place.

 

Que doit contenir la BDESE ?

La définition du contenu peut se faire de deux manières :

• Par le biais d’un accord collectif d’entreprise, permettant à l’entreprise de fixer librement le contenu.
• En l’absence d’un tel accord d’entreprise, son contenu est alors prescrit par les dispositions du Code du travail.

Bien que les données contenues varient d’une entreprise à l’autre, certains thèmes doivent être obligatoirement abordés. Les 11 principales rubriques sont les suivantes :

• Investissement social
• Investissement matériel et immatériel
• Égalité professionnelle Femmes-Hommes
• Fonds propres, endettements et impôts
• Rémunération
• Activités sociales et culturelles
• Rémunération des financeurs
• Flux financiers
• Partenariats
• Transferts commerciaux et financiers
• Environnement

Ces rubriques permettent de structurer les informations essentielles de l’entreprise et de garantir un suivi sur plusieurs années. La BDESE doit contenir des données couvrant l’année en cours, les deux années précédentes ainsi que des projections sur les trois années à venir. Cette approche prospective facilite l’anticipation des évolutions économiques et sociales.

 

Quels sont les bénéfices ?

La BDESE est une opportunité pour les employeurs de renforcer la confiance et la transparence avec les représentants du personnel tout en anticipant les évolutions. En effet, en mettant à disposition un document structuré et clair, l’entreprise assure une meilleure communication avec les parties prenantes.

Amélioration du dialogue social

Grâce à la centralisation des données, les membres du CSE disposent d’une vision complète de la stratégie et des orientations de l’entreprise. Cela favorise des discussions constructives et permet aux représentants du personnel de mieux comprendre les enjeux et les décisions stratégiques.

Facilitation des consultations obligatoires

Lors des consultations annuelles du CSE, la BDESE constitue un outil de référence pour analyser la situation économique et sociale de l’entreprise. Les décisions sont ainsi prises en connaissance de cause, avec des données actualisées et pertinentes.

Anticipation des évolutions économiques et sociales

Une BDESE bien structurée permet de suivre l’évolution des principaux indicateurs au fil des années. Elle aide l’entreprise à ajuster ses stratégies en fonction des tendances observées et à se préparer aux défis futurs.

 

Comment mettre en place la BDESE ?

La mise en place de la BDESE est à l’initiative de l’employeur. Il prend donc la responsabilité de l’alimenter et de la mettre à jour de façon régulière.

Identifier les principaux acteurs impliqués

La création, la mise en place et la mise à jour des données de la BDESE impliquent de nombreuses parties prenantes. Il est donc essentiel de les identifier en amont.

Choisir le format adapté

La BDESE peut être au format papier ou format numérique. Les entreprises disposant d’un effectif compris entre 50 et 299 salariés peuvent choisir le format souhaité.

Cependant, les entreprises de plus de 300 salariés doivent automatiquement produire leur BDESE au format numérique.

 

Existe-t-il un outil de gestion pour la BDESE ?

Avec la montée de la digitalisation des outils RH, certaines entreprises optent pour des solutions logicielles facilitant la mise en place et la gestion de leur BDESE. En effet, plusieurs logiciels permettent de gérer efficacement la BDESE, notamment pour assurer sa mise à jour régulière et garantir la sécurité des données.

Solutions numériques pour automatiser la gestion de la BDESE

L’automatisation de la gestion de la BDESE est un enjeu pour les entreprises. Des logiciels spécialisés, comme Silae BI, permettent de centraliser et d'actualiser automatiquement les informations grâce aux données issues de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Ces outils permettent également d’obtenir des tableaux de bord RH clairs et exploitables.

De plus, la confidentialité des données étant primordiale, un bon outil de gestion de la BDESE doit inclure des fonctionnalités avancées de sécurité. Il est possible de paramétrer les droits d'accès en fonction des utilisateurs et d’assurer la traçabilité des modifications apportées aux documents.

L’utilisation d’un outil de gestion numérique permet aussi de réduire considérablement le temps consacré à la mise à jour et à la consultation des données. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse et l’exploitation des informations plutôt que sur la gestion administrative des fichiers.

D'autres solutions, comme le logiciel de gestion RH Sage, offrent des fonctionnalités complètes pour centraliser les données et améliorer la gestion des ressources humaines tout en garantissant la conformité aux obligations légales.

 

Déterminer le contenu, les droits d’accès et la politique de confidentialité

Pour cette étape, il convient de se renseigner sur la présence d’un accord d’entreprise ou non afin de déterminer les informations à inclure dans la BDESE.

La confidentialité et la sécurité sont des aspects essentiels à prendre en compte lors de la mise en place d’une BDESE. Un outil BI permet une sécurisation accrue des données. La solution donne la possibilité de définir des règles de sécurité et d’accès personnalisables.

Selon le Code du travail, les utilisateurs de la BDESE doivent garder confidentielles les informations identifiées comme telles par l’employeur. Ainsi, ils sont tenus à une obligation de discrétion.

Mettre à jour les données

L’employeur doit fréquemment mettre à jour les données de la BDESE et en informer systématiquement les membres du CSE.

Le Code du Travail prévoit minimum une mise à jour par an, notamment avant les 3 consultations.

 

Quelles sont les sanctions prévues en cas de manquement ?

En cas d’absence de BDESE, l’employeur risque une amende de 7 500 €. Si l’employeur est jugé responsable d’une infraction répétée ou volontaire, l’amende peut être portée à 37 500 €, voire 75 000 € en cas de récidive.

Si la BDESE est incomplète ou non mise à jour, les instances représentatives du personnel (IRP) ainsi que l’inspection du travail peuvent saisir le tribunal de grande instance. Celui-ci peut contraindre l’entreprise à fournir les éléments manquants sous peine de sanctions financières supplémentaires.