Comment traiter les données clients avec le RGPD ?

Avec les nouvelles réglementations en vigueur, on peut imaginer que RGPD et fichier client peuvent difficilement s’accorder. Pourtant, RGPD et prospection ne sont pas incompatibles, il suffit de faire une petite mise à jour de ses pratiques et d’adopter des outils adaptés en ce sens. Alors qu’est-ce qu’un fichier client ? Comment le concilier avec le RGPD ? Quelles sont les bonnes manières de prendre en compte le RGPD en prospection ?

02 août 2022

  • Vignette - Comment traiter les données clients avec le RGPD ?

Le fichier client, c’est quoi ?

Lorsque l’on parle de RGPD et fichier client, il convient avant tout de définir ce qu’est un fichier client. Il s’agit le plus souvent d’un document sous la forme d’une base de données qui recense toutes les informations relatives aux clients de l’entreprise. Ces clients peuvent être des particuliers comme des professionnels et le fichier recensera notamment :

  • Leur nom et prénom
  • Leur adresse
  • Leur numéro de téléphone
  • Leur adresse email
  • L’historique de leurs achats
  • Etc.

Il n’est d’ailleurs pas rare que l’on trouve bien plus que ces informations de base dans un fichier client comme les préférences de ce dernier ou encore l'intégralité des échanges entre le client et l’entreprise. Cette base de données permet à l’entreprise de prendre soin de la relation avec le client. Cela étant, depuis quelques années, le Règlement général sur la protection des données ou RGPD est entré en vigueur et demande aux entreprises d’appliquer certaines réglementations en ce qui concerne les données relatives à leurs clients.

 

Pourquoi soigner la conformité au RGPD de son fichier client ?

Concilier RGPD et fichier client est loin d’être impossible et c’est d’ailleurs une absolue nécessitée pour toute entreprise qui souhaite collecter des données relatives à sa clientèle. En effet, la mise en application du RGPD implique de se mettre en conformité avec les différentes lois et réglementations. Cela permet notamment de disposer d’un fichier :

  • En conformité avec les dispositions
  • Mieux organisé et régulièrement mis à jour
  • Plus sécurisé

Si conformité au RGPD et fichier client peut donc sembler complexe, il s’agit en fait d’un excellent moyen de remettre à plat l’ensemble des données de l’entreprise et de gagner à la fois du temps et des ressources pour le traitement et l’utilisation de ces dernières.

 

Mise en conformité : RGPD et prospection

Pour que le RGPD et le fichier client ne fassent plus qu’un, plusieurs actions doivent être mises en œuvre afin qu’une mise en conformité soit effectuée. Ce procédé reposera sur plusieurs étapes comme :

  • Déterminer les réglementations qui s’appliquent aux données traitées par l’entreprise (consentement à la récolte des données par cookies, mise en place d’un contrat…)
  • Disposer d’un registre de traitement des données, il s’agit d’un document qui détaille la manière dont sont traitées les données par l’entreprise
  • Mettre en place un site internet avec une gestion des cookies assurant un réel consentement de l’utilisateur
  • S’en tenir à des informations strictement nécessaires à la relation commerciale
  • Toujours informer les clients de leurs droits en matière de données personnelles à travers une politique de confidentialité facilement accessible par exemple
  • Mettre régulièrement à jour la base de données
  • Prévoir des mesures de sécurité adaptées en cas de cyberattaque
  • Disposer d’un stockage et d’un hébergement des données sécurisés

Le plus souvent, la conformité entre RGPD et fichier client nécessite donc des mises à jour du site internet pour que les usages correspondent d’autant plus aux réglementations en vigueur, mais aussi la mise à disposition d’un outil adéquat. Pour du RGPD et de la prospection, c’est le plus souvent un CRM soit un outil dédié à la gestion de la relation client qui est recommandé. Un accompagnement global par un professionnel de la transformation numérique peut alors être pertinent afin d’agir à plusieurs niveaux et de s’assurer d’une gestion des données client à la fois efficace et légale.

Logiciels

Microsoft Dynamics 365 Customer Service

Ici, on entre davantage dans le vif du sujet concernant l’expérience client, puisque le logiciel Microsoft Dynamics 365 Customer Service est axé exclusivement sur cet aspect essentiel de la gestion d’une entreprise. Avec celui-ci, vous allez pouvoir suivre avec précision chaque incident ou chaque demande client, planifier les actions à mener par chaque service ou encore de faire en sorte de hiérarchiser les demandes clients pour une gestion plus efficace mais aussi plus rapide des incidents.

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Microsoft Dynamics 365 Customer Service

Microsoft Dynamics 365 Marketing

Microsoft Dynamics 365 Marketing est l’un des logiciels les plus récents créés par Microsoft. Il est parfaitement adapté aux besoins des équipes chargées des ventes et à celles du marketing d’une société, quelle que soit sa taille et offre donc de nombreuses possibilités et axes d’amélioration. Si un module de ce type était déjà présent dans le logiciel Microsoft Dynamics de base, c’est une version bien plus complète et plus élaborée que l’on retrouve dans ce volet entièrement dédié à cette branche.

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Microsoft Dynamics 365 Marketing

Microsoft Dynamics 365 Sales

Toujours dans une démarche d’amélioration du service client, Microsoft a créé Microsoft Dynamics 365 Sales. Ce logiciel de gestion des ventes a pour but de vous permettre de suivre toutes les données relatives aux ventes de votre entreprise : transactions, demandes, rendez-vous, appels, etc. Cet outil pensé pour vous permettre de maximiser vos ventes vous permettra également de fixer des rappels afin de ne jamais oublier de relancer un client afin de clore une vente, maximisant ainsi votre réussite.

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Microsoft Dynamics 365 Sales

Sage 100 Force de Vente

Optez pour un logiciel CRM rationalisé et efficace conçu pour la conquête de nouveaux clients.

Le progiciel Sage 100 Force de Vente est d’une grande utilité dans le domaine de gestion de la relation client. Il s’utilise pour améliorer l’efficacité commerciale de l’entreprise. Il constitue également un outil complet et sur mesure pour les équipes commerciales qui se déplacent sur terrain.

Le logiciel Sage 100 Force de Vente propose de nombreuses fonctionnalités :

  • La gestion des contacts et la prospection : fichiers prospects séparés des clients, prévisions de ventes, gestion des activités et des agendas collectifs et individuels ;
  • Le marketing et la fidélisation : segmentation et profiling, traçabilité commerciale, gestion complète des campagnes marketing ;
    La mobilité et les commerciaux : historique commercial, accès aux donnés via un appareil, mise à jour et création de contacts ;
    Le pilotage de l’activité et la décision en temps réel : les tableaux de bord dynamiques et personnalisables, le reporting en temps réel, le recoupement des indicateurs de Sage 100 Force de Vente et de Sage 100 Gestion Commerciale.
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Sage 100 Force de Vente

Sage 100 Service client

Avec Sage 100 Service Client, développez une relation personnalisée et fidélisez vos clients.

L’outil vous permet d’avoir une vision à 360° sur vos demandes clients et sur vos contacts. Grâce à celui-ci, vous avez la possibilité de centraliser les données clients et prospects. Il vous offre également une vue globale sur les attentes de vos clients grâce à des tableaux de bord. Enfin, Sage 100 Service Client optimise la qualité du service, ce qui permet de rattacher les clients à l’image de l’entreprise.

Le logiciel Sage 100 Service client intègre diverses fonctionnalités :

  • La gestion des contacts et fidélisation : tableaux de bord et rapports graphiques, gestion des activités, des agendas collectifs et individuels ;
  • Le Service Client : gestion, suivi et traçabilité des demandes des clients, la mise à disposition automatique des tickets selon les compétences des techniciens, le suivi des contrats de services (interventions, maintenance, etc.) ;
  • La mobilité et le service technique : accès en temps réel à l’agenda, enregistrement et suivi des tickets, alertes ;
  • Le pilotage de l’activité et la décision en temps réel : tableaux de bord dynamiques et customisables, recoupement des indicateurs de Sage 100 Service Client et de Sage 100 Gestion Commerciale.
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Sage 100 Service client

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