Comptabiliser une note de frais : guide pratique

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser par son entreprise une dépense professionnelle réalisée dans l’intérêt de son employeur. Il peut s’agir de frais de transport, de frais de repas ou encore de frais d’hébergement et autres. Dès lors, le salarié demande une facture qu’il va pouvoir fournir au service RH ou comptabilité de son entreprise afin de faire une note de frais. La somme engagée va alors lui être directement remboursée une fois la demande traitée et validée.

Il faut cependant rappeler que tous les frais professionnels ne peuvent pas être considérés comme des notes de frais. Un cadre légal est bien sûr existant pour éviter les abus et définir ce qui représente une note de frais ou non. Parmi les dépenses professionnelles qui peuvent faire l’objet d’une note de frais en comptabilité, on peut notamment citer :

• Les frais de repas (restaurant, dîner d’affaires…)
• Les frais de déplacements et de transports (location de voiture, billets de train…)
• Les indemnités kilométriques (lors de l’utilisation de son véhicule personnel pour un déplacement professionnel)
• Les frais d’hébergement (nuits d’hôtels, réservation d’un Airbnb ou autre si l’on se trouve à plus de 50km de chez soi)
• Les autres frais liés à une mission professionnelle (cadeaux...)

 

Comment comptabiliser une note de frais ?

Les étapes pour comptabiliser une note de frais ?

Pour effectuer la comptabilisation d’une note de frais, il existe plusieurs étapes bien précises à suivre dont :

• Enregistrer la note de frais dans le journal des achats
• Débiter les comptes de charges correspondants
• Débiter le compte de TVA déductible s’il y a lieu
• Créditer le compte du salarié

La comptabilisation d’une note de frais nécessite donc plusieurs étapes précises sans compter les documents justificatifs qui doivent être traités et archivés pour faciliter les contrôles éventuels de l'URSSAF ou des services fiscaux. Heureusement, la digitalisation du processus permet quelques simplifications comme justement la possibilité de numériser et d’archiver les données relatives aux justificatifs, d’optimiser certains processus pour gagner du temps, etc.

Si certaines actions restent à prendre en charge manuellement, la digitalisation du traitement d’une note de frais en comptabilité peut s’avérer tout à fait pertinente. Qui plus est, les logiciels SIRH qui permettent ce type d’action ont bien d’autres atouts et permettent de piloter une activité RH au sens large.

 

Les outils pour comptabiliser une note de frais

L'utilisation d'un SIRH pour gérer vos notes de frais est recommandée. Il est directement connecté à votre logiciel de comptabilité et de paie pour simplifier la gestion des notes de frais. 

Nous vous proposons 3 logiciels de gestion des notes de frais : 

• Cleemy notes de frais
• Sage Espace Employés

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Les comptes à utiliser pour une note de frais en comptabilité

Les comptes de charges

La comptabilisation d’une note de frais doit se faire selon le compte qui correspond au style de dépense :

• Voyages et déplacements : 6251
• Missions : 6256
• Réceptions : 6257
• Frais postaux et télécommunication : 626
• Cadeaux pour des clients : 6234
• Documentation générale : 618
• Documentation technique : 6183
• Produits d’entretien et petit équipement : 6063
• Fournitures administratives : 6064

 

Les comptes de crédit

Pour les comptes de crédit, il est possible d’utiliser les comptes 467 ou 421 afin de rembourser les dépenses.

Si un acompte a été versé, c’est alors le compte 425 qui est utilisé.

Dès lors que le dirigeant de l’entreprise est concerné pour une note de frais en comptabilité, on utilise le compte 105 ou 4551.

 

Est-il possible de déduire la TVA sur les notes de frais ?

Enfin, la comptabilisation d’une note de frais implique aussi parfois que les frais remboursés par l’entreprise soient déductibles de la TVA. Cela étant, certaines conditions doivent être respectées pour que cela soit possible comme :

• Une dépense identifiée comme remboursable et entrant dans le champ d’application de la TVA déductible
• La mise à disposition de la facture originale et complète de la note de frais (elle doit aussi comporter les mentions obligatoires permettant la déduction de la TVA)

 

Les règles à respecter en matière de notes de frais

Si la comptabilisation d’une note de frais nécessite qu’il s’agisse d’une dépense à titre personnel dans le cadre d’une mission professionnelle. Il existe d’autres règles bien spécifiques à respecter pour l'enregistrement d'une note de frais en comptabilité :

• Fournir systématiquement une justification (sans quoi la comptabilisation d’une note de frais ne sera pas possible)
• Respecter un délai raisonnable (généralement de 30 jours maximum après la dépense)
• Définir le mode de paiement à utiliser
• Mettre en place des processus clairs pour éviter la fraude

Développons les différentes méthodes de comptabilisations des notes de frais et les impacts en cas de non respect des règles applicables. 

La Méthode des frais réels

La méthode des frais réels requiert que chaque dépense engagée par le collaborateur pour le compte de l'employeur soit accompagnée d'un justificatif, tel qu'un reçu ou une facture. Cette approche permet une grande précision dans le remboursement des dépenses, car chaque montant remboursé correspond exactement à une dépense réellement effectuée. Elle favorise la transparence et facilite le contrôle des coûts pour les entreprises. Cependant, elle exige une gestion rigoureuse et une bonne organisation, tant de la part du salarié soumettant les frais professionnels que du service comptable les traitant.

La Méthode de l’allocation forfaitaire

Contrairement à la méthode des frais réels, l'allocation forfaitaire simplifie le processus en allouant un montant fixe pour couvrir les dépenses professionnelles, sans nécessiter de justificatifs pour chaque transaction. Cette méthode est particulièrement adaptée pour les dépenses régulières ou prévisibles, comme les frais de déplacement. Elle offre une certaine flexibilité et réduit la charge administrative liée à la collecte et à la vérification des justificatifs. Toutefois, elle peut parfois ne pas refléter fidèlement les coûts réels supportés par les salariés.

Impacts de l’absence de justificatifs

L'absence de justificatifs dans la gestion des notes de frais pose plusieurs problèmes. D'un côté, elle rend difficile pour l'entreprise la vérification de la légitimité des dépenses engagées, ce qui peut conduire à des abus ou à des erreurs dans les remboursements. D'un autre côté, sur le plan fiscal, sans preuves des dépenses, l'entreprise se trouve dans l'incapacité de déduire ces coûts de ses revenus imposables, ce qui peut affecter négativement sa situation financière et fiscale.

Impacts des notes de frais excessives

Des notes de frais excessives peuvent avoir des répercussions importantes sur l'équilibre financier de l'entreprise. Elles peuvent indiquer une mauvaise gestion des dépenses ou un manque de politique claire encadrant les remboursements. De plus, des dépenses anormalement élevées peuvent attirer l'attention de l'URSSAF augmentant le risque d'audits et de sanctions. Il est donc crucial pour les entreprises d'établir des directives claires et de surveiller étroitement les dépenses pour éviter des conséquences financières et légales potentiellement lourdes.

 

Exemple de comptabilisation d’une note de frais

Prenons l'exemple d'une note de frais incluant les éléments suivants :

• Frais de restaurant : 100 € TTC (soit 90,91 € HT et 9,09 € de TVA à 10%).
• Frais de déplacement en train : 50 € (TVA non applicable).

La comptabilisation se fera de la manière suivante :

1. Enregistrement des frais de restaurant :

• Débit du compte 6257 - Réceptions : 90,91 €
• Débit du compte 44566 - TVA déductible : 9,09 €

2. Enregistrement des frais de déplacement :

• Débit du compte 6251 - Voyages et déplacements : 50 €

3. Enregistrement de la dette envers le salarié :

Crédit du compte 421 - Personnel - Rémunérations dues : 150 €

Lors du remboursement, l'écriture suivante sera passée :

• Débit du compte 421 - Personnel - Rémunérations dues : 150 €
• Crédit du compte 512 - Banque : 150 €

Cet exemple illustre la nécessité de ventiler correctement chaque dépense selon sa nature et de s'assurer de la déductibilité de la TVA associée.