RH : Comment enregistrer une note de frais ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser par son entreprise une dépense professionnelle réalisée dans l’intérêt de son employeur. Il peut s’agir de frais de transport, de frais de repas ou encore de frais d’hébergement et autres. Dès lors, le salarié demande une facture qu’il va pouvoir fournir au service RH ou comptabilité de son entreprise afin de faire une note de frais. La somme engagée va alors lui être directement remboursée une fois la demande traitée et validée.

Il faut cependant rappeler que toutes les dépenses ne peuvent pas être considérées comme des notes de frais et qu’un cadre légal est bien sûr existant pour éviter les abus et définir ce qui représente une note de frais ou non. Parmi les dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais en comptabilité, on peut notamment citer :

• Les frais de repas (restauration personnelle, dîner d’affaires…)
• Les frais de déplacement (location de voiture, billets de train…)
• Les indemnités kilométriques (lors de l’utilisation de son véhicule personnel pour un déplacement professionnel)
• Les frais d’hébergement (nuits d’hôtels, réservation d’un Airbnb ou autre si l’on se trouve à plus de 50km de chez soi)
• Les autres frais liés à une mission professionnelle

Les règles à respecter en matière de notes de frais

Si la comptabilisation d’une note de frais nécessite qu’il s’agisse d’une dépense à titre personnel dans le cadre d’une mission professionnelle. Il existe d’autres règles bien spécifiques à respecter pour faire une note de frais en comptabilité :

• Fournir systématiquement une justification (sans quoi la comptabilisation d’une note de frais ne sera pas possible)
• Respecter un délai raisonnable (généralement de 30 jours maximum après la dépense)
• Définir le mode de paiement à utiliser
• Mettre en place des processus clairs pour éviter la fraude

Les notes de frais étant exonérées de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales, l’URSAFF se montre très strict sur le traitement de ces dépenses. L’entreprise a donc tout intérêt à respecter les réglementations en vigueur dans le cadre de la comptabilisation d’une note de frais.

La comptabilisation d’une note de frais

Pour effectuer la comptabilisation d’une note de frais, il existe plusieurs étapes bien précises à suivre dont :

• Enregistrer la note de frais dans le journal des achats
• Débiter les comptes de charges correspondants
• Débiter le compte de TVA déductible s’il y a lieu
• Créditer le compte du salarié

La comptabilisation d’une note de frais nécessite donc plusieurs étapes précises sans compter les documents justificatifs qui doivent être traités et archivés. Heureusement, la digitalisation du processus permet quelques simplifications comme justement la possibilité de numériser et d’archiver les données relatives aux justificatifs, d’optimiser certains processus pour gagner du temps, etc. Si certaines actions restent à prendre en charge manuellement, la digitalisation du traitement d’une note de frais en comptabilité peut s’avérer tout à fait pertinente. Qui plus est, les logiciels SIRH qui permettent ce type d’action ont bien d’autres atouts et permettent de piloter une activité RH au sens large.

Les comptes à utiliser pour une note de frais en comptabilité

La comptabilisation d’une note de frais doit se faire selon le compte qui correspond au style de dépense :

• Voyages et déplacements : 6251
• Missions : 6256
• Réceptions : 6257
• Frais postaux et télécommunication : 626
• Cadeaux pour des clients : 6234
• Documentation générale : 618
• Documentation technique : 6183
• Produits d’entretien et petit équipement : 6063
• Fournitures administratives : 6064

Pour les comptes de crédit, il est possible d’utiliser les comptes 467 ou 421 afin de rembourser les dépenses. Si un acompte a été versé, c’est alors le compte 425 qui est utilisé. Dès lors que le dirigeant de l’entreprise est concerné pour une note de frais en comptabilité, on utilise le compte 105 ou 4551.

La déduction de la TVA

Enfin, la comptabilisation d’une note de frais implique aussi parfois que les frais remboursés par l’entreprise soient déductibles de la TVA. Cela étant, certaines conditions doivent être respectées pour que cela soit possible comme :

• Une dépense identifiée comme remboursable et entrant dans le champ d’application de la TVA déductible
• La mise à disposition de la facture originale et complète de la note de frais (elle doit aussi comporter les mentions obligatoires permettant la déduction de la TVA)