Lucca Notes de frais, logiciel de gestion des notes de frais
Lucca Notes de frais (anciennement Cleemy notes de frais) est dédié à la gestion des dépenses. Ce logiciel permet d’automatiser les processus administratifs et RH. Grâce à ce module, le service RH travaille en étroite collaboration avec le service de comptabilité afin de faciliter la saisie d’information et d’améliorer le pilotage de votre entreprise.
Qu’est-ce que le logiciel Lucca Notes de frais ?
Le logiciel Lucca Notes de frais, rattaché au SIRH Lucca, automatise l’intégralité du processus de gestion des notes de frais, de la création jusqu’à la comptabilisation pour un processus plus rapide et efficace.
Adopter un logiciel de gestion des notes de frais est un choix stratégique pour une entreprise car il permet d’éviter les erreurs de saisie et de respecter la législation.
Il s'agit d'un outil de dématérialisation doté d’une application mobile permettant de photographier les justificatifs de frais afin de les lire grâce à la fonctionnalité OCR. La technologie de reconnaissance intelligente OCR identifie toutes les informations nécessaires au traitement.
Chaque utilisateur correspond à un profil de politique de frais définissant les dépenses autorisées et les plafonds.
Les dépenses doivent être validées en amont par le manager, dans le module Approbation. Le service comptable a pour mission de contrôler les notes de frais, dans le module Contrôle. Lorsque les notes de frais sont remboursées, elles peuvent être exportées via le module Export. Celui-ci permet d’exporter les écritures comptables des notes de frais.
Les atouts de Lucca Notes de frais
Lucca Notes de frais sert à simplifier la gestion comptable RH. Les managers automatisent les processus de validation pour avoir une vue d’ensemble des notes de frais. Quant aux collaborateurs, ils bénéficient d’un remboursement rapide et gagnent du temps dans la saisie de données.
Automatisez la saisie
Bénéficiez d’une dématérialisation et d’une collecte automatique de vos justificatifs de notes de frais. Lucca Notes de frais lit les justificatifs de notes de frais et procède à l’archivage légal des documents.
Approuvez les demandes
Les règles d’engagement sont appliquées par Lucca Notes de frais (anciennement Cleemy notes de frais) selon le profil des collaborateurs et alertent des éventuels dépassements de plafonds. Les contrôleurs et managers bénéficient d’interfaces dédiées leur permettant de statuer sur les notes de frais. Les managers peuvent prendre connaissance des demandes prioritaires à l’aide du système d’alertes indiquant les anomalies et les doublons de notes de frais.
Synchronisez vos cartes de paiement
Lucca Notes de frais permet de synchroniser vos cartes de paiement pour rapprocher la transaction au justificatif de notes de frais. Vous devez ensuite passer les écritures en comptabilité et paie. La politique de frais est mise à jour tous les ans. Les nouveaux seuils s’appliquent aux dépenses engagées après la date choisie. Lucca Notes de frais propose également les cartes de paiement Lucca. Ces cartes fonctionnent comme des cartes bancaires et permettent aux salariés de ne plus avancer les frais.
Grâce à cette carte bancaire, les dépenses sont instantanément mises à jour dans Lucca Notes de frais. Les cartes Lucca sont disponibles en format physique ou virtuel (Apple Pay et Google Pay). Le format est gratuit mais des frais peuvent s’appliquer. Les salariés doivent seulement prendre leurs justificatifs de frais en photo pour qu’ils puissent être traités.
La mobilité du logiciel Lucca Notes de frais
L'outil propose un système de dématérialisation à valeur probante pour toutes les natures de dépenses relative à l’entreprise. Il prend en charge la dématérialisation des dépenses de toute nature : hôtels, repas, transports, indemnités kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale où les entreprises doivent enregistrer tous les flux financiers entrants et sortants, classés selon la nature, la date ainsi que les normes du Code de commerce. L’imputation peut aussi se faire en comptabilité analytique lorsque les coûts sont analysés selon les postes et les départements d’une entreprise.
Réel gain de temps pour les entreprises, le logiciel communique avec les équipes de comptabilité et de paie. Les imputations analytiques sont suivies sur le logiciel Lucca Notes de frais afin de faciliter l’écriture comptable.
Logiciel de gestion des notes de frais en mode SaaS
Cette solution SaaS est compatible avec de nombreux systèmes d’informations et d’exploitation. Bénéficiez d’un accès depuis un navigateur web ou à distance depuis tout appareil mobile sous forme d’application. L’interface de Lucca Notes de frais (anciennement Cleemy notes de frais) est ergonomique, responsive et personnalisable afin d’améliorer la collaboration et d’accroître la productivité au sein de votre entreprise.
Les principales fonctionnalités du logiciel
Lucca Notes de frais est un logiciel de gestion comptable RH qui présente de nombreuses fonctionnalités comme :
- Lecture automatique des justificatifs grâce à l'OCR
- L'export comptable
- L'analyse automatique des justificatifs
- Le suivi des frais kilométriques
- La dématérialisation à valeur probante
- La détection d’anomalies
- Les avances sur frais
- La politique de frais
- La délégation et gestion des droits
- Un workflow d’approbation
- La connectivité avec un logiciel de comptabilité
- Synchronisation de vos cartes de paiements
- Carte de paiement Lucca inclue dans l'abonnement
La dématérialisation des justificatifs à valeur probante
L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents édités ou reçus en version papier en application de l’article l. 243-16 du code de la sécurité sociale.
Le transfert des documents établis en version papier vers un support informatique et l’archivage numérique doivent répondre à l’article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.
Les justificatifs des notes de frais sont stockés en format PDF dans Lucca Notes de frais.
Ils sont également scellés par cachet serveur par le prestataire Universign, acteur français spécialisé dans la signature électronique.
Pour plus d'informations, téléchargez la plaquette produit de Lucca Notes de frais.
Plaquette produit Lucca Notes de frais
FAQ Lucca Notes de frais
- Peut-on personnaliser les règles liées à la politique de frais de sa société? Le système d’alertes bloquantes et non bloquantes permet de paramétrer les règles de la politique de frais et de contrôler les notes de frais.
- Est-il possible d'utiliser Lucca si on a externalisé sa comptabilité ?
Il est possible de donner accès à Lucca NDF à un gestionnaire de paie externe.
- La dématérialisation des justificatifs est-elle valable pour des dépenses à l’étranger ?La dématérialisation des justificatifs à valeur probante est une règle de lʼURSSAF. Cependant, si la comptabilité est faite en France ou au Royaume-Uni, il est possible de dématérialiser les justificatifs même si vous avez des collaborateurs qui ont des dépenses à lʼétranger (Belgique, Italie, Etats Unis…)
- Comment déclarer une note de frais sur l’application mobile ?
- Comment gérer les frais professionnels avec la carte Lucca ?
Il est possible de connecter le logiciel Lucca notes de frais à votre banque. Vous pouvez également synchroniser vos cartes bancaires ou souscrire aux moyens de paiement Lucca.
- Comment s’effectue le remboursement des frais ?
Une fois saisie, la note de frais doit passer par l’étape d’approbation et de contrôle. Ces deux étapes permettent ensuite de procéder au remboursement des frais réglés par le collaborateur.
Dans l’application mobile, l’onglet « créer une nouvelle dépense » vous permet de déclarer vos frais professionnels. Il vous suffit d’appuyer sur les miniatures des dépenses pour enregistrer vos justificatifs de dépenses. Vous pouvez également préciser la nature de vos dépenses (frais kilométriques, restaurants, déplacements...)