Sage Youdoc, logiciel de dématérialisation de documents

Sage Youdoc est une solution de dématérialisation documentaire modulaire couvrant tout le cycle de vie du document, compatible avec votre ERP Sage X3.

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Dématérialisez vos documents en toute sécurité avec Sage Youdoc

Sage Youdoc est un logiciel de gestion des documents (ou logiciel GED). En utilisant Youdoc, vous automatisez la gestion des documents en supprimant les tâches de saisie manuelle sur les documents entrants. De plus, vous fluidifiez le partage de documents et d’informations dans votre société ce qui entraîne un gain de productivité et de qualité ainsi qu’une meilleure gestion des risques.

Youdoc permet aussi de réduire vos coûts d’exploitations grâce à l’automatisation des processus ce qui permet d’accélérer les règlements. De plus, les factures papiers sont coûteuses et pénalisantes. Utiliser Youdoc vous permet de diminuer le support papier et de réduire ce coût non négligeable pour votre société.

Cette solution s’articule autour de 3 modules complémentaires : Youdoc Analyse, Youdoc Gestion et Youdoc Circulation. Les composants sont activés à la demande. Vous ne payez que ce que vous consommez.

La solution de dématérialisation des documents Youdoc est disponible en SaaS, Souscription ou On Premise.

Les données sont stockées dans des emplacements sécurisés. La solution Youdoc vous permet de rester en conformité par rapport aux normes et aux exigences légales de conservation et de sécurisation des documents.

Vous bénéficiez d’une intégration facile avec votre ERP Sage X3

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Sage Youdoc viuel

Pourquoi dématérialiser les documents avec Youdoc ?

Choisir la solution de dématérialisation des documents, c’est :

  • Un gain de productivité et d’efficacité grâce à une suppression de la saisie manuelle
  • Un logiciel simple, dynamique et intuitif pensé pour un usage quotidien
  • Une meilleure traçabilité et sécurité de vos documents
  • Une intégration simplifiée à votre ERP Sage X3
  • Rester en conformité légale
  • Une réduction de vos coûts opérationnels et d’exploitations
  • Une solution 100% web
  • Une réduction des délais de traitement
  • Une diminution des risques d’erreurs de saisie
  • Une recherche intuitive de vos documents dans la GED
  • Simplifier vos processus métiers

PARLONS DE VOTRE PROJET

 

Comment fonctionne Sage Youdoc avec Sage X3 ?

La solution Sage Youdoc peut être directement connectée avec votre ERP Sage X3 pour un traitement simplifié de vos factures.

  1. Numérisation des documents ou récupération des factures pdf à partir d'une boite mail générique ou d'un portail fournisseur
  2. Analyse intelligente du document à partir d'un moteur d'intelligence artificielle pour en extraire des métadonnées
  3. Les métadonnées permettent d'identifier le fournisseur et les flux d'achats dans Sage X3 (N° de TVA intracommunautaire, N° de SIRET/SIREN, N° de commande, N° du bon de livraison, détails, montants…). Il y a aussi la possibilité d'identifier les éléments de facturation (frais de port, frais de douane, remise,…).
  4. L'étape de validation permet d'envoyer les éléments à Sage X3 et à la GED de Sage.
  5. Les factures sont créées dans Sage X3 à partir des éléments publiés, incluant un lien vers l'image de la facture scannée dans la GED de Sage.
  6. La facture d'achat est créée dans Sage X3 sur la base de la commande ou des réceptions avec rapatriement automatique des lignes associées.
  7. Le contrôle des factures se fait directement dans Sage X3 avec validation de la facture par l'utilisateur.
  8. En fonction du résultat, le moteur de workflow Sage X3 peut déclencher le bon à payer, un litige, une alerte…

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Les modules de Sage Youdoc

La solution Youdoc est constituée de 3 modules complémentaires pour gérer l’ensemble du cycle de vie de vos documents.

Youdoc Analyse 

Youdoc Analyse est le module de numérisation et de gestion de vos flux documentaires.

  • Capturer et contrôler la qualité du document
  • Analyser la sémantique et extraction de connaissance grâce à l’IA
  • Exploiter et piloter vos documents
  • Indicateurs de décisions

Youdoc Gestion

Youdoc Gestion est le module de gestion électronique de Documents (GED). Cette solution GED vous permet de:

  • Indexer et rechercher vos documents avec un filtrage dynamique, des plans de classement
  • Enrichir et modifier ces documents avec des connecteurs MS Office, des annotations, versionning
  • Suivre et traiter vos documents : traçabilité, signature électronique…

Youdoc Circulation

Youdoc Circulation est le module de création de workflow pour votre gestion documentaire.

  • Publier vos documents dans un coffre-fort, sur l’extranet ou un navigateur
  • Processus de gestion des cas métier
  • Circuits fonctionnels
  • Fils de discussion
  • Partager par email, url et téléchargement local

 

Plaquette produit Sage Youdoc

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FAQ Sage Youdoc

 

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