Comment se déroule un entretien annuel d'évaluation ?

L’entretien annuel d’évaluation, c’est quoi ?

L’entretien annuel est un temps d’évaluation du travail et des performances du salarié au sein de l’entreprise. Le plus souvent, il se déroule une fois par an et porte sur l’année écoulée. Il est donc le moyen pour le salarié de faire le bilan de ce qui a été accompli au cours de l’année, mais aussi des engagements qui avaient été pris par lui et par l’entreprise au moment de la prise de poste ou du dernier EAE.

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié qui permet à l’entreprise d’échanger avec le salarié sur différents sujets relatifs au travail. Il est l’occasion d’aborder certaines problématiques, mais aussi les objectifs à remplir pour l’avenir, les attentes, les demandes, etc.

Il est important de ne pas confondre l’EAE avec l’entretien professionnel qui est un échange qui se tient tous les deux ans. Il permet de mener une réflexion sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié. Il s’agit donc d’une toute autre démarche qui est indépendante de l’entretien annuel d’évaluation puisqu’elle n’a pas pour but d’évaluer le travail réalisé.

 

Est-ce obligatoire ?

Si l’EAE est pratiqué dans de nombreuses entreprises, il ne s’agit pour autant pas d’une obligation légale. En effet, il n’est mentionné ni dans le Code du travail ni dans les conventions collectives que ce type d’entretien doit être mené annuellement.

Cela étant, si cette démarche est aussi répandue, c’est qu’elle revêt une véritable utilité, notamment dans les gestions des ressources. Pour que cette pratique puisse être mise en place au sein d’une entreprise, il faudra avant tout consulter les membres du Comité Social et Économique de l’entreprise et également informer les salariés en amont.

 

Comment se passe un EAE ?

Faire le bilan sur l’année écoulée

Durant l'entretien d'évaluation, l'employeur ou manager peut faire le bilan de l'année écoulée. Une bonne occasion de faire part de toutes ses remarques sur les tâches et projets accomplis par le salarié.

L’employeur se doit de préparer minutieusement ce rendez-vous en s’informant des performances et du parcours professionnel de son collaborateur. Il est également important qu’il définisse clairement les objectifs à discuter.

• Quels sont les objectifs atteints et ceux qui restent encore à réaliser ?
• Quels ont été les projets réalisés et les difficultés rencontrées ?

Pour ce faire, il est recommandé au manager de se munir d'une grille d'évaluation afin de rendre son feedback plus clair. Il faut garder à l'esprit que cet échange doit être constructif. Le but de l’entretien annuel est d'aider le salarié à s'améliorer et non pas de mettre en évidence les écarts de performances ou ses erreurs.

Fixer de nouveaux objectifs et établir un plan d’action

Outre l’évaluation des performances du salarié, l’entretien annuel permet également de fixer de nouveaux objectifs. Le but ? Identifier les aspirations du salarié et établir un plan d’action. Cette phase, également nommée phase d’engagement, permet au manager de trouver des pistes d’amélioration.

Le manager devra aussi suivre régulièrement la progression du salarié par rapport à ces objectifs tout au long de l'année. Cette étape permet non seulement d'avoir une vision claire pour l’année à venir, mais elle contribue également à motiver le salarié en lui donnant un cap à atteindre.

Réaliser la synthèse de l’entretien

La clôture de l'entretien se fait par une synthèse rédigée par l’employeur de tout ce qui a été décidé au cours de l’entretien annuel. Un compte rendu résumant les points clés de l'entretien doit être rédigé et signé par les deux parties (salarié et employeur). Ce document permet à la fois au manager et au salarié de s'assurer qu'ils partagent bien la même vision.

Le manager fait le bilan des réalisations et compétences du salarié évoquées pendant l'entretien, ainsi que les axes d'amélioration à envisager pour le futur. Enfin, les perspectives d'évolution professionnelle (désir de formation, changement ou évolution du poste) peuvent aussi être rappelées lors de cette synthèse.

Pour clore l'entretien sur une note positive, il est important que chaque partie exprime son ressenti général sur cet échange. Cette étape facilite une bonne communication entre le manager et le salarié.

 

Les bonnes pratiques à adopter pour réussir son entretien annuel

Afin de réussir son entretien annuel d’évaluation, il est important de bien préparer ce dernier en amont.

Collecter des informations sur le salarié

Avant l'entretien annuel, il est indispensable pour le manager de collecter des informations pertinentes sur le salarié. Projets réalisés, objectifs fixés précédemment, points d’amélioration… Cela permet de dresser un bilan complet de l'année écoulée et de mieux évaluer le salarié.

Planifier le rendez-vous et prévenir le salarié

La première étape consiste bien évidemment à planifier une heure et une date que l’on va proposer au salarié pour ce rendez-vous. Généralement, on recommande de prévenir le salarié au moins 8 jours à l’avance. Par ailleurs, les critères et méthodes d’évaluation se doivent aussi de lui être communiqués en avance. Cela permet aussi au collaborateur de préparer au mieux son EAE.

La convocation à l’entretien annuel d’évaluation est fortement recommandée. Celle-ci doit informer le salarié sur :

• Le format de l’entretien (par téléphone, en visioconférence, en personne) ;
• La date et l’heure de l’entretien.

Faire participer le salarié

Afin d’impliquer le salarié et de lui permettre de prendre une part active à son entretien annuel d’évaluation, on peut par exemple lui proposer de remplir une grille d’auto-évaluation. Afin que l’ensemble soit facile à remplir, mais aussi à lire. On peut penser le questionnaire avec des choix multiples par exemple. Il existe des outils en ligne qui permettent de créer et d’envoyer très facilement ce type d’évaluation. On pensera alors à laisser un espace d’expression libre également. L’employeur doit permettre au salarié de s’exprimer. Ce dernier doit pouvoir faire part de ses idées, son ressenti sur l’année écoulée ainsi que ses attentes.

 Préparer la trame de l’entretien

Pour ne rien oublier le jour de l’entretien et éviter toute perte de temps, on recommande de rédiger une trame des différents points que l’on voudra aborder. On peut ainsi procéder à une progression logique et aborder toutes les questions souhaitées. Voici quelques éléments à intégrer dans la trame : 

• Présenter les objectifs de l’entretien annuel ;
• Évaluer les compétences et les réalisations du salarié ;
• Discuter des souhaits d’évolution professionnelle du salarié et de ses attentes ;
• Synthèse de l’entretien et plan d’action.

Trouver un lieu adéquat

Il est capital de disposer d’un environnement adapté à la réalisation de l’entretien annuel d’évaluation. On choisit donc un lieu calme et confidentiel qui permet à chacun de se sentir à l’aise pour s’exprimer et échanger.

 

Quels sont les avantages à réaliser ce type d’entretien ?

Pour l’entreprise

Si de nombreuses entreprises ont aujourd’hui choisi d’opter pour un entretien annuel d’évaluation, ce n’est pas sans raison. En effet, il y a certains avantages à mettre en place un EAE tels que :

• Faire le bilan à propos des objectifs et du travail du salarié ;
• Connaitre l’état d’esprit et la motivation du salarié ;
• Évaluer les performances individuelles et comprendre les préoccupations et aspirations du salarié ;
• En apprendre plus sur l’ambiance au sein d’une équipe ;
• Proposer des formations véritablement adaptées aux besoins ;
• Fixer les objectifs à atteindre pour l’année suivante.

Pour le salarié

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, le salarié peut bénéficier de plusieurs avantages, notamment :

• Avoir l’occasion de mettre en valeur son travail et ses compétences ;
• Exprimer ses attentes, les points d'améliorations et discuter des objectifs à atteindre ;
• Demander des formations adaptées en fonction de ses besoins ;
• Demander une augmentation et/ou une promotion ;
• Participation à l’élaboration de ses objectifs futurs.

Il y a donc un véritable avantage pour les deux parties à participer à un EAE.

Il faut garder en tête que la phase post-entretien assure la réussite et l'efficacité de tout le processus. C’est pourquoi il faut mettre en place rapidement les actions convenues lors de l’entretien annuel d’évaluation (formation, amélioration des conditions de travail…).