Réussir la mise en place d'un ERP

Réaliser un diagnostic

La mise en place d’un EPR ne peut commencer que par la réalisation d’un diagnostic. L’idée ici est d’identifier les enjeux auxquels l’entreprise souhaite répondre grâce à l’installation d’un ERP. Il faut donc arriver à définir ces différents enjeux comme :

• Les problématiques qui ont généré le projet
• Les enjeux principaux du projet
• Les personnes concernées par ce nouvel outil
• Les flux d’informations existants
• Les outils utilisés par les équipées concernées
• Les processus métiers impliqués
• L’objectif principal à remplir

Ces questions permettront d’identifier les besoins, de créer un cahier des charges adéquat et donc de procéder à une mise en place d’ERP qui correspond bien à son entreprise.

Choisir la bonne solution

Deuxième étape et non des moindres, celle consistant à choisir une solution ERP adaptée à son entreprise. En effet, il en existe de nombreuses sur le marché et toutes ne seront pas adaptées. Ici aussi, de nombreuses questions doivent se poser sur les critères techniques à prendre en compte et les différentes solutions existantes. L’accompagnement d’un spécialiste en transformation digitale peut alors être appréciable dans le cadre de la mise en place d’un ERP. On s’évite ainsi certaines erreurs techniques et on bénéficie d’un accompagnement entièrement sur mesure.

Faire part de ce changement à venir

L’installation d’un ERP ou de tout autre nouvel outil au sein d’une entreprise peut causer un véritable bouleversement. Si les équipes ne sont pas prêtes ni accompagnées dans le cadre de la mise en place de l’ERP, il se peut que le projet échoue pour cette raison-là.

Il est donc important de faire part de ce changement à venir aux équipes concernées, mais aussi de les éclairer sur les différentes étapes du processus et de les rassurer en répondant aux éventuelles questions. Comme pour tout projet, penser collectif reste le meilleur moyen de fédérer le groupe autour du changement à venir.

Procéder au lancement

Les enjeux sont identifiés, le logiciel est choisi et les équipes sont prévenues, c’est donc le moment de procéder à la mise en place de l’ERP. Ici aussi, ce sont plusieurs étapes qui permettront d’atteindre l’objectif fixé avec :

• Le paramétrage du logiciel pour répondre aux problématiques souhaitées
• La mise en œuvre de tests pour s’assurer que tout est fonctionnel
• Le déploiement de la solution auprès des collaborateurs
• La surveillance et la maintenance pour s’assurer de l’efficacité de l’installation de l’ERP

Plus qu’à un moment T, c’est aussi sur la durée que se fait la mise en place d’un ERP.

Former les personnes concernées

Une fois que le logiciel est déployé et fonctionnel, chacun va devoir apprendre à l’utiliser. La mise en place d’un ERP implique donc aussi toute une phase de formation destinée aux membres du personnel. Il s’agit là d’une étape clé qui va permettre à chacun de se sentir à l’aise avec ce nouvel outil et donc de bénéficier de son plein potentiel.

On n’hésitera pas à réaliser une formation complète de base, mais aussi à proposer des formations dédiées au rappel des connaissances de façon plus ponctuelle et diffuse dans le temps.

Mesurer le ROI de l’installation de l’ERP

Enfin, quelque temps après l’installation puis de manière régulière, il est important de mesurer le retour sur investissement que permet l’ERP choisi. Plusieurs mesures peuvent donc être effectuées en fonction de ses objectifs et de son activité. L’idée ici est de s’assurer que, malgré l’investissement, l’outil reste rentable et permet à l’entreprise d’y gagner sans quoi il sera difficile de considérer ce changement comme une réussite.