Automatisation comptable : comment faire avec Pennylane ?

L’automatisation comptable, c’est quoi ?

L’automatisation des processus comptables repose sur trois piliers principaux :

• Optimisation des procédés comptables : La dématérialisation et la lecture OCR permettent une saisie rapide et précise des écritures comptables. Les rapprochements bancaires automatiques et la gestion de la TVA sont également intégrés, ce qui se traduit par un gain de temps considérable.
• Facilitation du suivi des flux de trésorerie : Grâce à des outils de suivi en temps réel, les entreprises peuvent surveiller leurs flux de trésorerie de manière continue et prendre des décisions financières plus éclairées.
• Réduction du risque d'erreurs humaines : L’automatisation réduit les erreurs liées à la saisie manuelle et minimise le risque de manipulation frauduleuse des données comptables. Cela garantit une sécurité accrue et une conformité stricte des données.

Quelles sont les limites de la comptabilité manuelle ?

Avant de plonger dans les avantages de l'automatisation avec Pennylane, il est essentiel de comprendre les défis et les limitations de la comptabilité manuelle :

• Risque élevé d'erreurs humaines : La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, qu'il s'agisse de fautes de frappe, d'omissions ou de mauvaises interprétations des documents. Ces erreurs peuvent entraîner des incohérences dans les comptes et nécessiter des corrections chronophages.
• Temps de traitement long : Les processus manuels sont souvent lents et laborieux. Chaque étape, de la collecte des données à la saisie des écritures et à la réconciliation des comptes, demande du temps. Cela ralentit le cycle de traitement comptable et peut retarder la prise de décisions financières critiques.
• Manque de visibilité en temps réel : Avec la comptabilité manuelle, il est difficile d'obtenir une vue d'ensemble en temps réel de la situation financière de l'entreprise. Les données doivent être collectées, saisies et analysées avant de pouvoir être utilisées pour la prise de décision, ce qui peut conduire à des décisions basées sur des informations obsolètes.
• Sécurité et conformité limitées : La manipulation manuelle des données augmente le risque de perte ou de vol d'informations sensibles. De plus, la conformité aux régulations fiscales et aux normes comptables peut être compromise par des erreurs ou des omissions.
• Coût élevé : Les processus manuels nécessitent souvent plus de personnel pour gérer les tâches administratives et de saisie des données. Cela peut augmenter les coûts opérationnels de l'entreprise, sans compter les coûts supplémentaires liés aux erreurs et aux corrections.
• Complexité accrue : La comptabilité manuelle peut devenir rapidement complexe, surtout pour les entreprises en croissance avec un volume élevé de transactions. La gestion de plusieurs comptes, la réconciliation des transactions et le suivi des dépenses peuvent devenir ingérables sans automatisation.

Les clés pour automatiser votre comptabilité

Pour tirer pleinement parti de l’automatisation saisie comptable avec Pennylane, voici quelques clés essentielles :

• Avoir un outil performant : Choisir un outil comme Pennylane qui offre une gamme complète de fonctionnalités pour automatiser et centraliser tous les aspects de la comptabilité.
• Se faire accompagner : Il est crucial de se faire accompagner pour configurer l’outil de manière optimale et pour maximiser son potentiel. Une formation adéquate permettra une prise en main rapide et fluide.

JE SOUHAITE DEPLOYER PENNYLANE

Les points forts de Pennylane pour l'automatisation comptable

Pennylane propose une approche complète pour automatiser la comptabilité de votre entreprise, en offrant des fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de la gestion financière moderne.

Saisie et traitement automatisés des factures

L'un des aspects les plus chronophages de la comptabilité est la saisie des factures. Pennylane simplifie ce processus grâce à l'intégration d'une technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Cette technologie permet de numériser et de lire automatiquement les factures avec un taux de précision de 96 %, capable de traiter jusqu'à 2 millions de factures par jour. Cela garantit une saisie rapide et précise des données, réduisant considérablement le risque d'erreur humaine.

Gestion centralisée et automatisation des flux financiers

Pennylane se présente comme une solution SaaS (Software as a Service) qui centralise toutes vos données comptables. La gestion des achats, la trésorerie en temps réel, la facturation et la comptabilité sont intégrées dans un même outil. Cela vous permet de suivre et de gérer efficacement tous les flux financiers de votre entreprise à partir d'un tableau de bord unique. Cette centralisation facilite également le suivi et la réconciliation des transactions bancaires, qui sont automatisés pour gagner du temps et éviter les erreurs.

Automatisation des déclarations fiscales

Pennylane permet une automatisation complète de la déclaration de TVA. Le système assure que toutes les transactions sont correctement catégorisées et que les déclarations sont préparées et soumises en temps voulu, réduisant ainsi le stress lié aux obligations fiscales et minimisant le risque de pénalités pour retard ou erreurs.

Prise de décision éclairée grâce à une visibilité en temps réel

Avec Pennylane, vous bénéficiez d'une vue en temps réel sur la trésorerie de votre entreprise. Cela est crucial pour une prise de décision financière rapide et informée. En intégrant tous les aspects de la gestion financière, Pennylane vous permet de voir instantanément l'impact de chaque dépense ou investissement, améliorant ainsi la gestion de vos ressources financières.

Intégration avec des outils tiers

Pennylane s'intègre facilement avec d'autres outils utilisés par votre entreprise, offrant ainsi une flexibilité et une compatibilité accrues. Cela vous permet de conserver vos processus existants tout en profitant des avantages de l'automatisation.

En résumé, pour automatiser votre comptabilité avec Pennylane, vous devez :

1. Mettre en place l’OCR pour automatiser la saisie des factures.
2. Centraliser vos données financières au sein de l'outil pour un suivi optimal.
3. Utiliser les fonctionnalités d’automatisation pour les rapprochements bancaires et les déclarations fiscales.
4. Profiter de la visibilité en temps réel pour une meilleure gestion de la trésorerie.

En migrant vers Pennylane, les entreprises peuvent transformer leur gestion comptable, gagner en efficacité, et réduire significativement les erreurs et les délais de traitement. De plus, choisir le bon partenaire pour l'intégration de cette solution est crucial. Absys Cyborg se distingue comme un intégrateur de premier plan pour Pennylane, offrant une expertise et un accompagnement sur mesure.