Comment émettre des factures clients en conformité avec la norme RFE avec Sage Automatisation Comptable ?

Étape 1 : partir de votre flux de facturation existant

La première étape consiste à identifier comment vos factures sont aujourd’hui produites.

Trois cas de figure sont généralement observés :

• votre outil génère des fichiers structurés (CSV)
• votre outil produit uniquement des factures PDF
• votre outil est capable de générer des factures au format Factur-X

Ce point est déterminant, car il conditionne le niveau d’automatisation et la manière dont les données seront exploitées.

L’objectif n’est pas de modifier immédiatement votre outil, mais de capitaliser sur ce qu’il produit déjà.

 

Étape 2 : centraliser les factures dans Sage Automatisation Comptable

Une fois les factures générées, elles doivent être intégrées dans Sage Automatisation Comptable pour être traitées.

Cette intégration peut se faire de plusieurs façons :

• import manuel pour des volumes ponctuels
• alimentation automatique via une boîte mail
• dépôt sur un serveur SFTP pour industrialiser les flux

Toutes les factures sont ensuite regroupées dans un espace unique, qui sert de point d’entrée au traitement.

Cette centralisation permet de travailler sur l’ensemble des factures, quel que soit leur format ou leur origine.

 

Étape 3 : exploiter les données selon le format de la facture

Le traitement dépend directement du format d’origine de la facture.

Traitement d’un fichier CSV

Lorsque la facture est issue d’un CSV, les données sont déjà structurées.

L'outil :

• récupère les informations ligne par ligne
• les associe à des champs fonctionnels (numéro de facture, client, montant, TVA, conditions de paiement…)
• alimente automatiquement un formulaire

Ce mécanisme repose sur un mapping entre les colonnes du fichier et les champs de la facture. Ce mapping peut être standard ou adapté en fonction des spécificités de votre activité. Ce mode de fonctionnement permet de traiter plusieurs factures en masse, sans ressaisie.

Traitement d’un PDF

Lorsque la facture est au format PDF, les données doivent être interprétées.

ACS utilise un moteur de reconnaissance pour :

• détecter les informations présentes dans le document
• les positionner dans les champs correspondants

L’utilisateur peut ainsi :

• vérifier les données extraites
• corriger ou compléter les informations
• associer des zones du document à des champs (zoning)

Ce paramétrage est mémorisé, ce qui permet d’automatiser progressivement le traitement pour un même client. Ce mode est plus souple mais nécessite un contrôle initial plus important.

Traitement d’un fichier Factur-X

Le format Factur-X simplifie fortement le processus.

Dans ce cas :

• les données sont déjà structurées dans un fichier XML
• Sage Automatisation Comptable lit directement ces informations
• le nombre de champs à vérifier est réduit

Le traitement est plus rapide et plus fiable, car les données sont déjà conformes aux exigences de la réforme de la facture électronique.

 

Étape 4 : contrôler les données et gérer les cas particuliers

Une fois les données intégrées, Sage Automatisation Comptable propose un formulaire permettant de vérifier les informations.

Ce contrôle porte notamment sur :

• les données obligatoires (identité du client, montants, TVA…)
• les informations nécessaires au traitement (conditions de paiement, type de facture…)

Certains éléments peuvent être absents des fichiers sources. Dans ce cas, ils peuvent être ajoutés directement dans l’outil.

Le système permet également de :

• mémoriser des valeurs par client
• automatiser le remplissage de certains champs
• réduire progressivement les contrôles manuels

Dans un fonctionnement mature, les validations peuvent être limitées à des cas d’exception.

 

Étape 5 : transformer la facture en format structuré conforme

Une fois les données validées, la facture est convertie dans un format compatible avec la réforme.

Le logiciel génère un fichier UBL, qui correspond à l’un des formats structurés attendus.

Cette transformation consiste à :

• organiser les données dans un schéma structuré
• alimenter les balises normalisées
• vérifier la conformité du document

Si une donnée obligatoire est manquante ou incohérente, la facture est bloquée et signalée en anomalie.

 

Étape 6 : transmettre la facture via la plateforme agréée

Une fois la facture conforme générée, elle est transmise à la plateforme agréée.

Le circuit devient alors le suivant :

• l’entreprise émet la facture via ACS
• la facture est envoyée à la plateforme agréée
• la plateforme la transmet à celle du client

Ce fonctionnement remplace les envois directs et garantit la conformité avec le cadre réglementaire.

 

Étape 7 : suivre le cycle de vie et les statuts de la facture

La RFE impose un suivi précis des factures.

Sage Automatisation Comptable permet de suivre :

• l’intégration de la facture
• sa transformation en format structuré
• son envoi à la plateforme
• les retours éventuels

Les statuts permettent d’identifier rapidement :

• une facture émise
• une facture en anomalie
• une facture rejetée

En cas de rejet, la procédure consiste à :

• émettre un avoir
• générer une nouvelle facture conforme

 

Étape 8 : automatiser et industrialiser le processus

Une fois les règles définies, l’objectif est d’automatiser le traitement.

Cela passe par :

• l’intégration automatique des fichiers
• la réduction des contrôles grâce à la mémorisation des données
• l’envoi automatique des factures

L’utilisation d’un dépôt SFTP permet de déclencher ces traitements de manière régulière, sans intervention manuelle. L’automatisation permet de gérer des volumes importants tout en sécurisant les flux.

 

Émettre des factures clients conformes à la norme RFE avec Sage Automatisation Comptable repose sur une approche progressive, qui s’appuie sur vos formats existants pour structurer, transformer et transmettre vos factures dans un cadre conforme.

Au-delà de la mise en conformité, cette démarche permet de fiabiliser les données, d’améliorer la traçabilité et de poser les bases d’une automatisation durable des processus de facturation.