Les bonnes pratiques pour la conformité RGPD avec Lucca Socle RH

Comprendre le lien entre RGPD et RH

La fonction RH est directement concernée par le RGPD, car elle manipule quotidiennement des données à caractère personnel. Ces informations couvrent un spectre très large : identité, coordonnées, état de santé, situation familiale, voire données sensibles comme l’appartenance syndicale.

Pour être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), le service RH doit s’assurer que chaque traitement de données personnelles repose sur un fondement juridique clair : consentement du salarié, obligation légale, exécution du contrat de travail, intérêt légitime, mission d’intérêt public ou sauvegarde des intérêts vitaux.

Avec Lucca Socle RH, ces principes sont intégrés directement dans les processus de gestion administrative du personnel, facilitant la mise en place d’une politique de conformité.

Informer les collaborateurs et recueillir leur consentement

La première bonne pratique consiste à informer les salariés de manière claire et transparente sur la finalité des données collectées.Ainsi, lors de l’onboarding, le service RH peut utiliser Lucca pour :

• personnaliser le mail de bienvenue avec les mentions légales,
• insérer des cases à cocher dans les formulaires (ex. numéro de sécurité sociale pour la DPAE),
• générer une charte RGPD ou informatique signée électroniquement et archivée automatiquement dans le dossier salarié.

Ces fonctionnalités garantissent la traçabilité du consentement et protègent l’entreprise en cas de contrôle.

Ne collecter que les données nécessaires

Le RGPD impose le principe de minimisation des données. En clair : ne collecter que ce qui est strictement nécessaire à un instant donné.

Par exemple, demander la mobilité nationale à un candidat pour un poste basé uniquement à Paris constitue une collecte hors cadre légal.

Avec Lucca Socle RH, les formulaires peuvent être paramétrés pour limiter la saisie aux seules informations pertinentes, réduisant ainsi le risque d’un traitement de données personnelles excessif.

Mettre à jour et conserver correctement les données RH

Le règlement général sur la protection des données impose aussi que les informations soient exactes et à jour.

Lucca propose un module de campagnes de mise à jour, permettant de vérifier régulièrement les coordonnées, personnes à prévenir, ayants droit ou affiliations mutuelle.

Cela offre un double avantage :

• assurer la conformité réglementaire,
• fiabiliser la gestion du personnel et la paie grâce à des données actualisées.

Limiter l’accès aux données RH

Toutes les données RH n’ont pas à être accessibles à tout le monde. Le principe du moindre privilège doit guider la gestion des accès.

Lucca Socle RH permet de définir des rôles et permissions très fins :

• un manager peut accéder uniquement aux informations utiles pour gérer son équipe,
• les RH disposent d’un périmètre plus large, mais toujours maîtrisé.

Respecter les durées de conservation et le droit à l’oubli

Autre point essentiel : le cycle de vie des données des salariés.

• Avec le module recrutement (ATS) de Lucca, la durée de conservation des candidatures est automatiquement limitée à 2 ans, conformément aux recommandations.
• En cas de départ d’un collaborateur, la fonction droit à l’oubli permet de supprimer ou d’anonymiser ses données personnelles sur demande.

Ces mécanismes facilitent la mise en conformité et évitent de conserver des données plus longtemps que nécessaire.

Sécuriser les données RH avec Lucca

La protection des données RH passe aussi par une sécurité technique renforcée. Lucca garantit :

• un hébergement en France,
• une certification ISO 27001,
• des connexions sécurisées (SSO).

Ces gages techniques viennent compléter les bonnes pratiques organisationnelles, renforçant la crédibilité du service RH face aux salariés et aux autorités de contrôle.

Le rôle de la CNIL et les risques en cas de non-conformité

La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) veille au respect du RGPD dans le champ des rgpd ressources humaines et dispose d’un pouvoir de sanction important. Contrairement à une idée reçue, toutes les entreprises – grandes ou petites – peuvent être contrôlées.

Les sanctions peuvent aller d’un simple rappel à l’ordre jusqu’à des amendes de 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, sans oublier les sanctions pénales pour les dirigeants.

Avec Lucca Socle RH, les entreprises disposent d’un outil qui facilite la mise en place opérationnelle de ces principes. Accompagnées par un intégrateur comme Absys Cyborg, elles peuvent ainsi protéger efficacement les données personnelles des salariés tout en optimisant leur gestion administrative du personnel.