Pourquoi choisir une solution ERP pour sa PME ?

Cœur du tissu économique, les 4 millions de PME représentent le moteur de la création de valeur en France. Pourtant, nombre d’entre elles ont été confrontées aux problématiques du travail à distance et d’arrêt d’activité. Aujourd’hui, les PME ont assimilé la nécessité d’accélérer leur transformation digitale dans un environnement en pleine mutation. Ainsi, elles doivent se doter de solutions informatiques performantes et de partenaires stratégiques pour les accompagner dans les enjeux du numérique.

12 juillet 2021

Qu’est-ce qu’un ERP ?

ERP pour Entreprise Ressource Planning est un terme aujourd’hui communément utilisé pour désigner la gestion d’un groupement de fonctionnalités connectées à une seule et même base de données. A la différence d’un CRM ayant pour objectif le management du client, l’ERP se destine principalement à la gestion interne des opérations.

Ainsi, un ERP peut être employé pour une variété de métiers tels que la finance, la supply chain, la gestion de projet ou encore les ressources humaines. Ces derniers peuvent être généralistes, offrant une couverture fonctionnelle par métier (RH, comptabilité, finance, Paie & RH etc) ou bien spécialisés en proposant une couverture par industrie (négoce, production, banque, tourisme etc).

Du côté des ERP pour PME, nous retrouvons sensiblement les mêmes fonctionnalités avec toutefois quelques spécificités propres à la taille d’entreprise. En effet, avec des budgets inférieurs aux grandes entreprises et des compétences informatiques internes limitées, les ERP pour PME doivent répondre à un besoin métier précis et être adaptables. Les tarifications de ces outils sont généralement moins conséquentes et la couverture fonctionnelle précise vise à éviter les solutions de gestion trop conséquentes dont la PME n’aura pas l’utilisation.

Voyons désormais quels facteurs sont annonciateurs d’un besoin en ERP.

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Quels sont les signes manifestant un besoin en ERP ?

De nombreux signes peuvent être annonciateurs d’un besoin en ERP.

 

 

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#1 Vos systèmes ne sont pas communiquant

Si les différentes technologies au sein de votre PME ne sont pas compatibles (par exemple les congés de vos salariés ne sont pas directement intégrés dans la comptabilité) alors cela signifie que votre système ne bénéficie pas de l’interopérabilité nécessaire à une gestion transversale des informations. Vos collaborateurs manquent donc de mobilité et votre productivité se voit amoindrie.

#2 Une couverture fonctionnelle basique

Si les mises à jour de votre ERP ne sont pas fréquentes et qu’aucune avancée fonctionnelle n’a été réalisée, alors il est fortement probable que votre système soit archaïque. En conséquence, la sécurité de vos données est obsolète et la conformité réglementaire dépassée.

#3 Vous ne répondez plus à la demande des clients

Vos clients sont mobiles et votre personnel aussi. C’est pourquoi, votre système informatique doit permettre de vous adapter aux enjeux des nouveaux modes de travail et de consommation. Ainsi, si votre ERP ne participe pas à l’amélioration de la satisfaction client (en optimisant les délais de livraison par exemple) et celle de vos collaborateurs, alors vous perdrez tout aussi bien vos clients que vos salariés.

Les raisons de faire évoluer son ERP ou simplement d’en adopter un sont évidentes. Dans un contexte de transition technologique, la PME doit, elle aussi évoluer. Il en va de la pérennisation de son activité. Voyons dès maintenant comment une telle solution de gestion peut vous aider ! 

 

Quel intérêt d’implanter un progiciel de gestion pour sa PME ?

Gain de temps

Intégrer un ERP dans son système d’information permet de faciliter la saisie des données. L’objectif est de bannir l’utilisation de documents Excel et d’en finir avec les erreurs de saisie manuelle. Également, un ERP pour PME assure la transversalité des informations et facilite la collaboration grâce à l’interopérabilité des systèmes. Cette parfaite coordination des équipes offre à la fois un fort sentiment d’appartenance tout en dopant la productivité.  

Evolutivité 

Dans un contexte d’évolutions légales et règlementaires constantes, l’ERP s’inscrit comme un véritable allié pour la PME dont la capacité à se conformer rapidement reste limitée. Grâce aux mises à jour automatiques, les éditeurs des solutions ERP intègrent directement les nouveautés légales au sein même de la solution. Mais aussi, tout comme votre PME croît, votre solution de gestion évolue au gré de vos besoins en termes de couverture métiers et nouvelles technologies (Intelligence Artificielle, Machine Learning etc).

Personnalisation de la solution

Très généralement, pour que l’ERP s’associe parfaitement à la technicité de votre activité, des développements applicatifs sont nécessaires. Et la force de l’ERP réside dans sa capacité à supporter les paramétrages des applications métiers réalisés en fonction de vos besoins.

Unicité des données 

L’essence même d’un logiciel ERP est de fluidifier le système d’information souvent complexe de l’entreprise via une seule et même solution de gestion. En tant que décisionnaire, l’ERP vient donc renforcer la pertinence du pouvoir décisionnel de la PME avec des KPIs métiers poussés, personnalisables et accessibles à tout moment.

 

Quelles fonctionnalités pour un ERP dédié à une PME ?

Tout comme les avantages, les fonctionnalités d’un ERP pour PME sont nombreuses.

Finance et Comptabilité

  • Obtenir des informations financières en temps réel et disposer d’une vue stratégique pour une prise de décision rationnelle.
  • Suivre les budgets, la trésorerie et les immobilisations à l’aide de tableaux de bords et de rapports automatiques.
  • Rester conforme aux normes comptables et financières (Françaises ou Internationales) tout en enregistrant les opérations en bonne et due forme.
  • Automatiser la saisie des documents comptables et clôturer les exercices plus rapidement.

Supply Chain

  • Valoriser le stock avec des méthodes conformes (CMUP, LIFO, FIFO)
  • Automatiser le processus de commandes et anticiper les ruptures de stocks.
  • Réduire les coûts de gestion avec une parfaite synchronisation de la logistique, des entrepôts et du transport.
  • Livrer vos clients plus rapidement et les fidélisez.   
  • Améliorer la satisfaction client grâce au contrôle de qualité et aux informations prédictives.

Gestion de projet

  • Travailler sur des projets communs, impliquer deux ou plusieurs services dans la réalisation d’un projet d’envergure à l’aide d’un partage de données en temps réel, d’une planification des tâches et des ressources.
  • Organiser les projets de façon à maintenir les deadlines et maximiser la rentabilité.
  • Disposer d’outils de Business Intelligence pour analyser, chiffrer et contrôler le projet. 

Gestion de la relation client

  • Gérer efficacement et automatiquement vos forces de ventes.
  • Gérer le service clients (pré paramétrages et emails personnalisés, création d’agents conversationnels).
  • Gérer vos campagnes marketing et développez-les pour attirer des prospects qualifiés.
  • Disposer d’une parfaite connaissance de vos clients (parcours d’achat, produits achetés, tendances de consommation).

Cependant, bien que l’ERP représente un véritable atout stratégique en termes de productivité et de mobilité, la PME doit s’informer des enjeux qu’elle devra affronter lors de sa mise en place.

Quels sont les freins à l’intégration d’un PGI pour une PME ? 

Intégrer un ERP au sein du système d’information peut s’avérer très compliqué pour une PME. Un tel projet engendre à l’évidence, une restructuration de la création de valeur et implique une adaptation de l’entreprise aux nouvelles pratiques. En plus de la plus faible capacité d’une PME à supporter un éventuel échec, elle doit également préparer son projet à 4 principaux enjeux.

#1 La sélection de l’ERP

Choisir l’ERP parmi la multitude d’offres disponibles sur le marché est le premier obstacle que la PME doit affronter. Avec des solutions généralistes, spécialisées par secteur d’activité ou par taille d’entreprise, la probabilité d’adopter une solution non adaptée à ses besoins est forte. De la même manière, avec une telle offre de logiciels disponibles, il s’agit de trouver la solution dont la tarification rentrera dans les budgets de la PME.

#2 La technicité

L’intégration d’un nouvel ERP implique un changement des postes de travail, une optimisation de la performance des serveurs et soulève la problématique de l’hébergement. Sans consolidation de votre infrastructure informatique, l’utilisation d’un ERP s’avérera contre-productif. De ce fait, vous devrez choisir un mode d’hébergement spécifique (Cloud, VPS, physique…) tout en considérant les coûts associés et la sécurité des données.

#3 La qualité de la donnée antérieure

La qualité de la donnée est aujourd’hui un élément capital. Toutefois, la migration d’une base de données issue de classeurs Excel ou d’un ancien ERP peut engendrer des informations erronées dans le nouvel ERP.

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#4 La réticence au changement

Le succès de votre projet ERP dépend directement de son adoption par les utilisateurs finaux. Néanmoins un projet mal appréhendé a pour conséquences de générer de la peur du changement. Il vous faudra donc planifier, communiquer et anticiper ces problèmes et surtout former les collaborateurs à l’utilisation de l’ERP.

Cette liste non exhaustive de problématiques auxquelles la PME doit faire face nécessite un accompagnement poussé. Pour cela, les PME ont un intérêt stratégique à se faire accompagner par des professionnels de l’ERP.

 

Pourquoi choisir Absys Cyborg pour son projet ERP ?

Leader des solutions de gestion Sage et Microsoft, Absys Cyborg est présent depuis plus de 30 ans sur le marché de l’intégration de solutions de gestion. Avec plus de 3300 clients, Absys Cyborg conseille les PME dans leur transformation numérique et apporte des solutions technologiques adaptées à leurs enjeux. Expert des problématiques métiers et des enjeux sectoriels, Absys Cyborg accompagne tout type de projet informatique et se veut proche de ses clients avec ses 13 agences réparties en France.

Du cadrage du projet au maintien de la solution de gestion en passant par le déploiement de l’ERP, notre mission est de vous offrir un environnement technologique durable qui vous permettra de contribuer à la croissance de votre activité. 

 

 

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