Changer d’ERP : comment faire ?

Toute entreprise connaît des évolutions tout au long de son développement. Il est donc primordial que les outils et méthodes mis en place soient adaptés à ces nouveaux enjeux. Ainsi, l’ERP que vous avez intégré il y a quelques années au sein de votre organisation n’est peut-être plus adapté à vos attentes. Vous vous demandez sûrement comment le changer.

28 avril 2022

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Pour mener à bien votre changement d’ERP, vous devez absolument définir une stratégie de conduite du changement au préalable. La conduite du changement a pour objectif d’accompagner les projets de transformation en interne. L’idée est d’utiliser une méthodologie de conduite bien définie afin de faciliter l’acceptation des changements à venir par les collaborateurs. 

 

Faire un audit de l’existant

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à vouloir changer d’ERP. Quoi qu’il en soit, il est nécessaire de faire un état des lieux de l’existant. Ce dernier vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les points positifs et négatifs de votre ERP actuel. C’est sur ce bilan que vous pourrez vous appuyer pour définir vos attentes quant au nouvel ERP.

Comme nous le savons, un ERP gère une grande partie des services d’une entreprise : des finances aux ressources humaines en passant par le service commercial. L’ensemble de vos collaborateurs seront donc concernés par cette nouvelle organisation.

L’idée est donc d’impliquer des acteurs de chaque service concerné afin qu’ils fassent part de leurs difficultés au quotidien ainsi que des limites du progiciel actuel. Être à l’écoute de vos collaborateurs est la clé du succès dans la gestion du changement. Cela vous donnera toutes les clés pour sélectionner un logiciel de gestion qui répondra à leurs problématiques.

Durant cette phase, Absys Cyborg pourra vous faire part de son expertise  en vous accompagnant dans la rédaction du cahier des charges de votre projet. Depuis plus de 30 ans, Absys Cyborg vous accompagne tout au long de votre transformation numérique. Nos experts sauront vous conseiller afin de trouver la solution idéale.

 

Constituer une équipe en charge du projet de changement d’ERP

Changer d’ERP est un projet assez conséquent. Pour mener à bien ce projet, il serait judicieux de constituer une équipe dédiée. Vous devrez choisir méticuleusement les membres de l’équipe afin de disposer de toutes les compétences nécessaires à la réussite du projet.

Cette équipe sera en charge de piloter l’ensemble du projet, elle devra veiller au bon déroulement du déploiement de l’ERP. En général, une équipe de projet ERP sera constituée :

  • Un directeur de projet : généralement membre de la direction, il agit en tant que superviseur et délimite les périmètres du projet.
  • Un chef de projet : il coordonne l’ensemble des activités liées au projet. Il veille à la réussite du projet dans le respect du budget et des délais. 
  • Les Key Users : ils sont ambassadeurs du projet en interne. Ils veillent au bon paramétrage du progiciel et s’assurent de la cohérence avec les besoins exprimés.
  • L’équipe utilisateurs : elle se compose des utilisateurs finaux de l’ERP. Leurs rôles consistent à tester le logiciel et à évaluer ses performances.
  • L’équipe informatique : elle gère tout l’aspect technique.

Le choix de l’intégrateur est crucial dans un projet de changement d’ERP. Les experts Absys Cyborg sauront vous conseiller tout au long du processus d'intégration. 

 

Communiquer auprès de vos collaborateurs

Une fois l’équipe en charge du projet constituée, vous devrez communiquer avec l’ensemble des acteurs qui seront amenés à utiliser le nouvel outil. Si plusieurs services sont concernés, il faudra effectuer une communication personnalisée pour chacun d’entre eux.

Le fait de communiquer individuellement avec chaque service va limiter le phénomène de résistance au changement et encourager l’approbation concernant ces nouvelles pratiques.

Choisissez le mode de communication le plus adapté : réunion en présentiel, newsletter, coffee-talks... Vos collaborateurs étant la clé de la réussite de votre projet, vous devrez les accompagner tout au long du processus en répondant à leurs interrogations. Tenez-les informés des objectifs, de l’avancée du projet ainsi que des bénéfices de l’ERP dans leurs missions quotidiennes. Autrement dit, vos salariés doivent avoir une visibilité claire sur le déroulé du projet.

 

Mettre en place des plans de formation

La formation est le nerf de la guerre dans la conduite du changement. Vous devez accompagner vos collaborateurs dans la prise en main du nouvel ERP en leur fournissant des plans de formation adaptés.

En présentiel ou à distance, support en ligne ou version papier… Vous devrez également choisir le type de formation ainsi que les supports adéquats. L’idée est de tout mettre en œuvre afin que vos collaborateurs se familiarisent au mieux avec les nouveaux processus.

Tout comme pour la communication, il serait préférable de fournir des supports de formation personnalisés pour chaque utilisateur plutôt qu’un support global pour l’ensemble de l’entreprise.

Nos équipes projet appliquent une méthodologie de déploiement comprenant 4 phases dont une de formation et validation.

Organisme de formation certifié, Absys Cyborg dispose de nombreuses formations aux logiciels Sage, Microsoft et Kyriba. Durant cette étape, nos experts pourront vous former et orienter dans le choix et la personnalisation de vos supports de formation.

 

Instaurer un suivi une fois l’ERP déployé

La stratégie de conduite du changement ne s’arrête pas une fois que les collaborateurs ont pris en main l’outil. Vous devez continuer à suivre et à mesurer les retombées du déploiement de ce nouvel outil.

Pour ce faire, il faudra définir des KPI pour chaque service concerné afin de mesurer la réussite du projet de changement d’ERP. Les données récoltées vous permettront d’ajuster les processus pour une utilisation optimale de l’ERP. Il s’agira de mettre en place une stratégie d’amélioration continue afin d’optimiser les performances de votre entreprise sur le long terme.

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