Comment simplifier la gestion des congés de vos collaborateurs ?

En entreprise, la gestion des congés peut être difficile à prendre en charge pour les managers et les services RH. En effet, il s’agit d’un droit immuable des collaborateurs, mais pour autant, l’entreprise doit continuer de tourner. Pour bien anticiper et faire en sorte que l’on continue de disposer des effectifs nécessaires, il existe plusieurs moyens de gérer les congés payés efficacement. Découvrez donc quelques conseils en matière de gestion des congés !

21 avril 2022

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Les obligations de l’employeur en matière de congés payés

Dès lors qu’un salarié rejoint une entreprise (à temps plein ou partiel, en CDI, CDD, intérim…), il a droit aux congés payés tel que cela est prévu par la loi. Pendant ces journées de congés payés, votre collaborateur a donc l’interdiction de travailler, mais reçoit tout de même une indemnité de congés payés.

L’accord d’entreprise fixe les périodes de congés payés et doit dans tous les cas au moins inclure la période légale allant du 1er mai au 31 octobre. En ce qui concerne l’ordre de départ, plusieurs facteurs peuvent jouer comme la situation familiale du salarié, son ancienneté, etc. Le salarié est informé au moins un mois à l’avance de ses dates de congés. Un salarié qui travaille durant une année complète bénéficie en général de 30 jours ouvrables de congés.

 

Mettre en place des règles de base

Une bonne gestion des congés passe avant tout par des règles de base bien établies qui permettront de gérer les congés payés plus facilement. Si l’entreprise garde ses portes ouvertes au moment des fêtes, mais aussi en été, ces périodes seront particulièrement prisées et tout le monde risque de ne pas obtenir ce qu’il souhaite. Dès lors, il faudra convenir des différents critères à prendre en compte pour accepter les demandes de congés comme :

  • Premier arrivé premier servi
  • L’ancienneté
  • La situation familiale
  • Etc.

On peut aussi décider en parallèle de limiter le nombre de membres du personnel qui prendront des congés au même moment. On peut ainsi s’assurer de toujours bénéficier d’un effectif suffisant sur place. Une autre solution consiste aussi à définir un nombre maximum de semaines consécutives qui peuvent être prises afin que tout le monde ait par exemple la possibilité de partir en été.

Ces règles de base sont une nécessité pour faciliter la prise de décision de manière équitable et avoir une meilleure gestion des congés. Si elles sont connues des salariés, chacun saura ainsi que les demandes ne sont pas acceptées ou rejetées de façon arbitraire, mais bien avec un système préétabli.

Essentiels au bien-être des équipes et à la productivité de l’entreprise, les congés représentent cependant un véritable casse-tête pour les managers et le service RH qui doivent organiser les départs et les retours en répondant aux attentes des salariés et en s’assurant d’avoir un effectif suffisant en permanence. Il existe cependant des moyens de gérer les congés payés efficacement.

 

Rester souple et compréhensif

Malgré la mise en place de certaines règles, il se peut que l’on soit confronté à des situations complexes. Par exemple, certaines personnes n’ont qu’une faible marge de manœuvre pour choisir des dates de congés entre les dates de vacances des enfants, mais aussi celles du conjoint avec lesquelles il faut que tout coïncide. De même qu’une personne seule peut aussi avoir certains projets, et ce n’est pas parce qu’elle n’a pas d’enfants qu’elle doit passer en dernier.

Se montrer le plus juste et équitable est bien souvent un bon système de gestion de congé (en plus des règles établies bien sûr). Favoriser le dialogue sera (dans la plupart des cas) le meilleur moyen de gérer les congés payés de manière plus simple.

 

S’y prendre suffisamment à l’avance

Si certaines prises de congés au cours de l’année n’ont pas un grand impact sur la productivité de l’entreprise, l’organisation des vacances en été peut être bien plus complexe. On peut dès lors proposer aux salariés de prévenir le plus tôt possible afin de mettre en œuvre une organisation qui puisse satisfaire l’ensemble du personnel. En s’y prenant assez tôt, la gestion des congés n’en sera que plus facilitée.

 

Utiliser un outil de suivi adapté

La gestion des congés incombe le plus souvent aux membres du personnel RH. Ces derniers peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion RH qui leur permet de prendre en charge plusieurs tâches et notamment celles des absences dont les congés payés. On bénéficie dès lors d’un outil de gestion des congés efficace qui va permettre de créer des plannings pour organiser les absences de tous les membres du personnel. En effet, il y a la gestion des congés, mais aussi des congés sans solde, des arrêts maladie, des congés parentaux, les récupérations d’heures supplémentaires ou encore les absences pour mariage, naissance ou encore décès.

Bénéficier d’un outil adéquat dédié à la gestion des congés et plus globalement à la gestion RH est une condition indispensable pour éviter les erreurs et prendre en charge les nombreuses demandes formulées tout au long de l’année. De cette manière, on s’assure de gérer les congés payés de l’ensemble du personnel et de toujours avoir un œil sur les effectifs disponibles selon les périodes de l’année.

Logiciels

Timmi Absences

Timmi Absences, anciennement Figgo, est un logiciel de gestion des congés et absences du SIRH Lucca qui permet de dématérialiser et fluidifier vos processus RH.

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